診療予約システムとは？普通の予約システムとの違いや選ぶポイントを解説

2023年9月22日 10:21

診療予約システムによって、予約は電話からネット上になりました。患者の予約需要や病院やクリニックの業務効率化のため、診療予約システムを導入され始めました。しかし、そもそも診療予約システムは普通の予約システムと何が違うのかご存知でしょうか。この記事では、普通の予約システムとの違いや導入の必要性、メリット・デメリットなどについて解説していきます。

【こんな方におすすめ】
・診療予約システムの導入を検討している方
・スタッフの業務効率化を目指したい方
・予約電話を取らずに予約受付したい方

診療予約システムとは？

診療予約システムとは、クリニックや病院などの医療機関向けに開発された予約システムのことです。

普通の予約システムとの違い

クリニックや病院などの医療機関向けに開発されていることから、通常の予約システムにはない医療に特化した機能を有しています。電子カルテやレセコン、WEB問診などのITツールとの連携など、医療事務スタッフの業務効率を可能にします。

診療予約システムの必要性

令和２(2020)年受療行動調査によると外来患者の77.7%が「予約をした」と回答し、患者の中でも予約することが一般的になっており、直来よりも予約をとって来院する患者が増えています。その結果、クリニックには予約の容易さが求められ、予約が難しいクリニックや予約枠を設けていないクリニックは選ばれにくくなっているとも言えます。

診療予約システムの主な機能

診療予約システムには、医療事務業務を効率化する機能を有しており、うまく活用できれば、大幅な業務効率化を実現でき、業務時間や業務量の削減に繋がります。

LINE予約機能

LINEを活用した予約機能です。LINE公式アカウントを友達追加するだけで、予約が可能になります。LINEはどの世代でも利用されていますので、予約のハードルも下がり、リピート率の向上や自費診療のプロモーションから初診獲得にも繋がります。

順番案内表示機能

院内に順番表示のモニターを設置し、患者さんが何番目の診察か一目でわかるように表示させることが可能です。
予約機能との連携で、リアルタイムに番号表示することが可能で、待ち時間の目安になりますので、患者さんの待ち時間に対するストレスを軽減することが可能です。

自動受付機能

診療予約システムで予約された患者さんは、専用の機械などで受付スタッフが対応せずとも受付が行えるようになります。
システムメーカーにもよりますが、診察券などに専用のバーコードを貼り付けて機械に患者情報を認識してもらうことが可能です。
多くの来院に対応する受付スタッフの業務負担改善にも繋がります。

来院リマインド機能

予約前日など任意のタイミングを設定し、患者さんのメールアドレスへ来院をリマインドする機能です。ついつい予約を忘れてしまう患者さんもいるため、キャンセル防止にもつながり、集患の安定につながります。

診療予約システムのメリット

診療予約システムのメリットを紹介いたします。

スタッフの業務負担改善 + 待ち時間の削減

従来の電話予約は、多忙な受付業務の中で対応する必要があり、長い電話になってしまうと人員が一人欠如している状態になります。診療予約システムは、インターネット上で予約が完結するため、予約電話を削減し、受付業務や問診の案内、診察の案内、会計業務など本来の医療事務業務に専念することができます。
また、業務をスムーズに進行することで、患者さんの待ち時間現象にも繋がります。

再来患者の増加

患者さんが診療予約システムを利用していただくと、診療の案内などをメールなどで配信することが可能で、再来の促しになります。
また、患者さんの情報を登録することができるため、再来時の予約では入力項目も減少し、予約のハードルが下がり、再来につながりやすくなります。

院内混雑の緩和

予約時に来院時間を事前に決めているため、時間帯による来院数を分さんでき、直来だけのように来院が集中することを回避できます。また、順番表示などの機能によって患者さんによっては、待ち時間の間、外出するなどで時間を有効活用していただき、院内の混雑を緩和することができます。

診療予約システムのデメリット

診療予約システムのデメリットを紹介します。

うまく運用できないと直来と予約で混雑を引き起こす

予約した患者さんの枠をしっかり確保した状態で直来の患者さんを受け入れなければ、院内混雑につながります。
また、予約した患者さんの待ち時間が多く発生してしまい、口コミなどの低評価にもつながってしまいます。
予約の患者さんと直来の患者さん両方をうまく案内できるように予約システムメーカーの運用サポートなどを活用して事前の運用シミュレーションや運用改善を行いましょう。

難しい操作だと患者さんからの問い合わせが殺到する

予約画面などの操作が難しかったりわかりづらい場合、患者さんから予約システムについての電話連絡が殺到します。「どうやって予約するのか」「ここはどっちを選択すればいいのか」「次の操作がわからない」など。これによって、せっかく導入したのに逆に業務負担が増加するなどのデメリットが発生してしまいます。

ドタキャンが発生してしまう

予約時間になったのに患者さんが来ないことはしばしば発生します。せっかくその患者さんのために時間を作っても来院されなければ意味がありません。可能な限りの対策を講じる必要があります。
来院前日のリマインドや予約だけではなく直来の患者さんもある程度受け入れるなどで、ドタキャン対策を講じましょう。

診療予約システムを選ぶポイント

診療予約システムは、クリニック側のスタッフはもちろんですが、患者さんも多く利用します。クリニック側だけではなく患者さんのことも含め検討の必要があります。

操作がわかりやすいか実感する

まずは、デモなどを使用してみて操作がわかりやすいかどうか、使ってる中でストレスはないかをしっかり確認しましょう。また、患者さん目線での確認も欠かさずに行うことで、導入してもよいかどうか判断するポイントになります。

電子カルテ・レセコン・WEB問診などの連携対応状況を確認する

診療予約システムは、電子カルテやレセコン、WEB問診などとの連携で大幅な業務効率を実現します。現在利用中の電子カルテやレセコンとの連携が可能かどうか、これから導入予定のITツールとの連携が可能かどうかなどを事前にリサーチしましょう。

診療科に適する機能を持っているか確認する

診療科によって、必要な機能が若干変わってきます。
例えば、小児科向けの子供ワクチンなどの在庫管理や接種枠の設定が可能な診療予約システムもあり、ご自身のクリニックにおいて活用の幅を広げるためにもどのような機能があって、便利に運用できるかどうか検討してみるのもいいでしょう。

まとめ

この記事では、診療予約システムについて解説しました。
ただの予約システムをクリニックに導入しても効果は半減です。しっかり、ご自身のクリニックにあった診療予約システムを導入することで、業務効率は何倍も変わってきます。
運用面においても、メーカーのオンボーディグを活用することで、失敗することなくクリニックにとっても患者さんにとっても良いツールだったと思えると思います。