「他人の時間を使っていることを自覚した方が良い」と感じたこと

仕事をしている中でさまざまな方と接する機会があり、その時に「あれもこれも」と一つの質問での対応のはずが次々に質問をしてくる場合であったり、「ちょっと待ってください」と周りの人に確認をしたり相談をしたりという事であったり、想定外に時間がかかるケースというものがある。

ここに関してその場では嫌な顔や声はしないように心がけてはいるものの、「段取りが良くないな」と感じることが度々ある。
そういった中で個人的に感じたこととしては、「質問や問い合わせは他人の時間を使っているということを自覚した方が良い」ということ。

そういった場合で必要なこととしては、事前に質問事項を準備しておく事。

これは事前に質問したいことについてまとめておく段取りをしておく事によって、質問や問い合わせに関して自分の中での基本的な知識を整理する事が出来、ある程度必要な知識が備わっている状態でやり取りを行う事が可能となり、手短に用件を済ませる事が可能となる。

実際の場面を挙げると、問い合わせなどをする場合にはある程度質問をピックアップしてノートやスマートフォンのメモなどに記しておき、ある程度聞きたいことをまとめる。
聞きたいことをまとめて質問して、質問が終わったらお礼を述べて電話を切るであったり、画面のシャットダウンをする。

これによって相手の時間を奪うことなく、自分と同じように困っている人たちを待たせることもなくなる。

事前にまとめたことを聞いた上でどうしても追加の質問があるのであれば、手短に済ませるか、手短に済ませるのが難しい場合については一旦電話を置き、「自分の言葉で質問が出来る」ように不明点などをメモして、一旦自分で調べる。
その上で聞きたい事がある場合は、先で挙げたような質問事項を事前にまとめておく段取りをつける事によって、引き続きスムーズなやり取りが出来るようになる。

これによって自分自身の知識に関してもプラスアップが可能となる上に、スムーズなやり取りが出来るという実績を積み上げられるのでより自分の仕事の自信にもつながっていく。

ただし注意事項として挙げるとすると、分野を変えたとしても継続をすることだ。

これは、スムーズに出来たからといって継続が出来ないと感覚が鈍ってしまい、以前までの自分自身の状態に戻ってしまうリスクがある。
そのリスクを防ぐために問い合わせをする前の段階で質問したい事項を自分の言葉でまとめる事を継続して、習慣にしていく事が大事になってくる。

そして習慣にしていくと自分の中で定着に変えて、自分の血肉にもなりうるので、まずは問い合わせたいことや質問したい事項がある場合は聞きたい事をノートやスマートフォンのメモなどに記しておくのが良いと思う。