新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として 厚生労働省 首相官邸 のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
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地方中小企業のテレワーク環境

新型コロナウイルスの影響が収まりませんね。
当社(株式会社ヴィンテージ)でも2月末よりテレワーク(在宅勤務)を継続しており、業務としては支障なく2か月が過ぎました。
具体的にどんな方法でやっているのか?を聞かれることがあるので記載してみます。

【当社データ】
福岡県北九州市にある医療・福祉ソフトウェアの会社。社員は20人弱、うち3割程度がママさんパート社員。
元々半数くらいはノートPCと会社貸与のスマホをもって外出先で仕事をするスタイルだったためリモートワークの環境のベースはある。
2月中旬よりテレワーク準備を始め、2/26から原則在宅勤務体制を開始。3回延長した結果、現在は5/31までとしている。

①社内のデータには外部よりリモート接続

社内の文書ファイルなどはデータサーバに保存されていて、自宅などからはセキュリティ上安全にするための仕組みを使ってアクセスしています。

当社で使っているパターンは3つあって、
【A】 社外から社内のサーバにアクセスする方法(VPN方式)
【B】 社外から社内にある自分のパソコンに入ってアクセスする方法(リモートデスクトップ接続)
【C】 ファイル管理のクラウドサービスをする方法(クラウドアプリ方式)*使っているのはDropBoxというサービス

Aはもともと出張する営業担当などノートPCを持っているメンバーがそのまま在宅で使っており、Bは基本社内勤務でノートPCなどを持っていない事務や開発の社員が自宅の私用PCを使ってアクセスしています。
テレワーク導入をためらう企業の声としてノートPCなどの貸与が出来ないというのがありますが、Bであれば、新たにノートパソコンなどを購入しなくても自宅にパソコンがある社員は対応可能です。(スマホで済ませている若手とかは厳しいかもですが・・・)
*なお当社がA・Bで使っているVPNサービスは通常1ライセンス (977 円 / 月)のところ、2020 年 6 月 30 日まで無償提供中!
https://www.softether.jp/7-news/2020.03.24

Cは一部の資料で使っています。導入が楽なので、ファイル自体が個人のPCに入っている・・という場合などはCを導入してそちらにファイルを移して使うのが楽かもしれません。パソコン用のアプリを入れれば、従来のパソコン上のファイルやフォルダと同じように扱えます。サービスも色々ありますが安いものは月数百円からだし、すでにGoogle使ってる場合はGoogleDriveというサービスが無料で一定まで使えます!

②社内の連絡はチャットツール

チームごとのニーズや方針で複数使い分けをしています
・LINEWORKS (1人当たり300円/月、無料プランあり)
メインのやり取りはこちら。LINEのビジネス版で、LINEアカウントとつなげるので個人とやり取りもできます

・チャットワーク(1人当たり500円/月、無料プランあり)
LINEWORKSはチャットが流れていってしまってタスク管理に向きません。タスク管理用に一部メンバーがチャットワークを使っています。

部署やテーマによりグループ分けをして、その中でやり取りをします。

③会議はzoom、LINEWORKSビデオほか

会議のオンライン化が、当社のコロナでの一番大きい変化かと思います。IT系なのでお試しもかねてzoom、Skype、google、WebEXなど様々なツールも使っています。チームによってはもともと使っているLINEWORKSやチャットワークでのビデオグループ通話機能を使うこともあります。今はほとんどのものが無料で使えますね。

テレワークが始まって1か月後、週2回行っていた全体での朝礼を再開しました。それまでは仕事に必要な最低限の会議だけオンラインでしてましたが、仕事で接点のない人と会うことがなくなり、何となく全体が見えなくコミュニケーション不足な感じがしてきたのです。朝礼では顧問(70代?)の時事ネタなどのお話と連絡事項があり30分程度ですが、これをきっかけに接点ない人にも連絡取ったりして、ビフォアコロナよりも重要性が増している気がします。

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④電話は代行コールセンター

電話は転送して電話代行のコールセンターで受けて頂き、その内容がメールとLINEWORKSで全メンバーに届くようになっています。対応漏れがないように対応した人は「●●様からの電話折り返し済みです」などLINEWORKSに返信して情報を共有しています。

代行サービスは以前より導入してはいたのですが、事務所にいるメンバーが電話を取るのでほぼ使われていませんでした。在宅になってから、ノーコールで転送するように設定して100%代行で取ってもらってます。
代行センターで取ってもらうようになり、電話応対作業が減った事務スタッフは1日に処理出来る事務量が増えたそうです。そもそも電話は外出している営業担当あてが多く、伝言をLINEWORKSに投稿していたので、それなら代行でも変わらないわけで。社内では事務所勤務が再開しても代行でよくない?という話も出ています。

*当社で使っているサービスはこちら
ベルシステム24(スタンダードコース)
https://www.tas.bell24.co.jp/
10,000円(税別)(80件まで)(81件から150円/件)初回登録料15,000円

掛ける側は、ほとんどスマホ貸与のメンバーが多いのでそれを使ってます。貸与の電話のないメンバーについては今後の体制踏まえ、スマホに入れて会社番号などでかけられる電話アプリを入れてもらうかどうか検討中です。

代行以外にも、指定のスマホに転送するとか複数のスマホに振り分けるとか、5年前に調べたときよりサービスが増えて安くなってるので、時々調べないといけないな~と感じました・・

⑤FAXはインターネットFAX

FAXはほとんど送りませんが、行政や経済団体などからFAXで来るのでなかなか外せません。もともとFAXも紙では出さず、PDFデータがメールで届く仕組みを使っていました。複合機を使っている場合はその設定をするとFAXがメールで送受信できるようになります。複合機を導入されている場合は業者さんに聞かれたらいいとのこと。
スマホで写真撮ってFAX送るアプリなどもあるので、そういったものでFAXを置き換えるのもありかもしれないですね。

⑥出社しないと対応できないものは・・・

当然ながら「物理的にモノが動く」ものは出社しないとできません。郵送物の処理、契約書などへの押印、仕入れ商品等の配達物の受領など・・
はんこ文化が変わることはテレワーク推進に向けて大事な気がします。

⑦他もろもろ

当社ではここ数年で色んな業務がクラウド化されていました。
・会計給与などの業務はMFクラウド
・顧客管理などはkintone
・オンライン営業はベルフェイス
・プロジェクト管理はbacklog
そのおかげで外部からもスムーズに業務が出来ました。

テレワークはIT環境だけではない

テレワークはIT環境が一番ネックなのかな?と思いきや、テレワークしてます、というと「社員が何してるかわからなくなりませんか?」「さぼる人いませんか?」とかも聞かれますので、そういったところも障壁になっているようです(経営・上司の立場の方)。
友人はテレワークが会社としては推奨されたものの、「え~テレワークするの!?(批判的なニュアンス)」で言ってくる人と「テレワークしないの!?(遅れてる~)」という人の間で板挟みになったそうです(苦笑)

コロナきっかけで加速してるところはありますが、テレワーク導入の流れは止められない時代の動きだと思います。IT環境もですが、社内の意識や管理なども変えてくことも大事なんでしょうね。

当社のテレワークルール等もまた書いていければと思います。

宣伝:テレワーク支援サービスやってます

当社の経験を踏まえたテレワーク導入の支援事業を始めました。
https://telework.vintage.ne.jp/
無料で1時間ご相談頂けますのでご興味ありましたら是非。

【参考】テレワークの情報

・厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」
https://telework.mhlw.go.jp/
*わかりやすく情報まとまってるのでお勧めです!

・福岡県のテレワーク支援事業
https://www.pref.fukuoka.lg.jp/contents/telework-shien.html


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福岡県北九州市在住、IT企業取締役&コンサルティング会社経営。東大法→NTTデータ→結婚で福岡へIターン→経営コンサル@博多→起業し現在に至る。小1~中1の4人の子どもの母。https://www.facebook.com/fumiko.goda
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