リモートワークの情報流通の向き合い方
どーも。関西でエンジニアをしている江藤です
マネジメントをやるようになって、`情報をよこせ`と色々言われますが、具体的にどうすればよくわからんと感じることが増えました。
仕事をは報連相が大事と習うのですが、具体的なアクションを提示してくれることは少ない気がします。
なので、本記事では僕が学んだ情報の共有や同期についてまとめていきます。
情報はなぜ大事？
早く意思決定ができるからです。
大抵の問題は早期に対処すれば、傷は小さく済みますが、放置すれば雪だるま式に破壊力が増大します。
特に、プロダクト全体に影響するような情報は素早い対処が求められます。
なので、プロダクト全体を統括するPdMロールや、対処する現場のメンバーなどに素早く情報を共有することは大事なことです。
仮に、正確な情報が共有されない or 不透明な情報しか来ない場合は意思決定を誤らせ、結果的にプロダクトの質そのものを毀損してしまいます。
なので、情報をいち早く共有することは、プロダクトやチームにとって重要なことです。
ただ、上記のような意義を言われても、具体的に行動できるかは別です。僕は以下のようないざこざがありました。
共有するべき情報は不明瞭
共有するべきスピードがそもそも遅い
共有してるが共有できてない
試行錯誤するうちに感じたのは、重要なのは伝達の速さを上げることではなく、情報の流通量を一定化し滑らかに共有し続けることです。
"情報の流通量を滑らかに"とは？
簡単に図をまとめてみました。
滑らかじゃない場合
一気にたくさんの情報を共有するケースです。
会議で、ステータクホルダーが作業の進捗、問題、を確認し、実際の対応策が決定されると考えてください。
その場合、意思決定がなされるのは会議のみなので、情報の流通量は会議の開催頻度に依存し瞬間に爆増します。ちょうど、図がスパイクしてる時ですね。
この場合以下の問題が発生します。
情報が会議までスタックするので、意思決定が遅れる
情報が一気に増えるので、処理負荷がかかる
会議が延期されると、その分だけ遅延する
上記の遅延や負荷が重なって、どんどん認識や意思決定がずれていくことが多い気がします。
滑らかな場合
こまめに情報を流し続けるケースです。
最新情報が共有されるチャンネルが用意されていて、そこに起きたことを投げて入れると考えてください。
これのメリットは以下の通りです
最新情報が常に同期し続ける
一度に処理する情報が少ない
１つ目はシンプルです。チャンネルを見れば常に最新の情報があるので、その場でステークホルダーが話して意思決定をしていけば良いです。
個人的に、重要なのは２つ目です。よく情報の濁流云々と言われますが、濁流と感じるのは一度に多くの情報を処理しようする時です。一度に処理する情報が少ない場合は問題とはなりません。
さらに、議論はその場で行えば良いので、共有、確認 -> 意思決定までの流れがスムーズになります。
どうすれば改善できる？
やることは一つです。徹底的に非同期にして、ステークホルダーに情報を流し続けましょう。
具体的には、会議を撲滅しましょう。
何の情報をどう流通させる？
現場で起きている問題, 進捗、相談を以下のフォーマットで流し続けましょう。
報告: XXが起きているという
報告 + 進捗: XXが起きているので、YYしておきすねという、
相談 :XXが起きているのでどうすればいいか?という
その他への参照(URL): XXの議事録
具体例は以下です
現在XXという障害が起きているので対応してます。
XXというバグがあったので、YYという対応をしておきますね。問題があったら言ってください
XXの要件が浮いていたのでYYで対応したいのですが、良いですか？
議事録など、その他へのリンクを貼る場合は、目的と結論とTODOなどサマリを添えましょう。
XXの会議
目的: スケジュールの見積もり
結論: 情報が足りないので保留
TODO: 見積もりを行うためのタスクの洗い出しをする
https://xxxx
どこに流通させる？
図の通り、ハブとなるチャンネルを作り、そこに上記の報告や相談、連絡をひたすら投げ込みましょう。
別のチャンネルで議論されているのなら、そのリンクを貼りましょう。
重要なことは、必要と思ったことはさっさとチャンネルに共有していくことです。
情報が多すぎることより、共有すべき情報が漏れていることの方がリスクが高いです。
無論、情報量が過多になる可能性もありますが、適切な情報量なんて、チームに依るので見積もりなんで無理です。問題になってから調節していけば良いです。
最後に
オフィスワークと同じように会議ベースの情報共有だと、リモートワークは合わないと感じます。
ここら辺は知見をためていきたいと思います。
それでは良き仕事ライフを
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