脱ひとり人事！採用アシスタントが来てから採用レベルがUPしたお話

こんにちは、ジーネクスト採用担当です。
これまでは、メンバーのインタビューや社内の様子を中心に発信していましたが、今後は採用活動についての記事も定期的に発信していきたいと思います💁‍♀️

今回は、ジーネクストの採用体制についてです！

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ジーネクストの採用体制について

採用活動には、以下のメンバーを中心に関わっています。

・ボードメンバー
・現場メンバー
・採用担当
・アシスタント

採用担当1名とアシスタント（アルバイト）が中心となり、採用計画や選考（書類選考/面接/面談）フェーズではボードメンバーや現場メンバーにも関わっていただいてます。

ジーネクストの採用体制の歴史

ジーネクストの採用体制はもともと上記の体制ではなく、このような歴史がありました。

2020年6月～【RPO＋採用担当】

入社した時からRPOの方が採用をリードし、ATS（HERP）を使っていて、現場メンバー中心に書類選考から対応いただいてました！当時は、「自分がいなくても十分に採用回っているじゃん！すごい！！！」と感動していました✨

2021年4月～【採用担当のワンオペ】

社内でノウハウをためていきたいということから、アシスタントの採用をしようとなりました。
アシスタントを採用できるまでは、1人で候補者対応、日程調整、エージェント対応、現場メンバーとの連携など、ワンオペで進めていました。

正直、めちゃくちゃしんどかったです…😥

2021年6月～【採用担当＋採用アシスタント（アルバイト）】

この時期にアシスタントにJOINいただき、今の採用体制の基礎ができて1年以上続いています。ワンオペ採用業務から分業ができたため、本当にアシスタントのありがたさを感じています。

次に、アシスタントにお願いした業務についても紹介します！

採用アシスタントの業務って？

アシスタントにJOINした最初のうちは以下の業務をお願いしました。

✅候補者対応
・ATS(HERP)・媒体使った応募者対応
・候補者・エージェントからのお問い合わせ対応
・選考連連絡
・日程調整やリマインド
・入社案内やフォロー

✅採用事務全般
・求人媒体の入稿や修正対応
・採用資料のUPDATE
・エージェント・媒体等の契約手続き
・入社に必要な社内手続きや各担当との連携
・数値入力業務　　　etc…

（※業務に慣れてからは以下も担当しています！（すごすぎるｗ））
・勤怠管理
・反社チェック
・与信管理
・名刺作成
・備品購入
・原価計算サポート
・営業サポート　etc…

正直これまで、我流でやっていた部分もありアシスタントへの業務の引継ぎはかなり苦戦しました。。。

ここの部分にも触れてみたいと思います！

アシスタントに仕事を任せるためにやってきたこと

①採用活動の理解

前職が接客業でしたので、採用業務は未経験でした。
最初のうちは、採用活動・採用業務の全体像から教えることから始めました。

ここがRPOがいらっしゃった時期と比べると、教育コストがかかるものの1か月あれば十分にワークしたと思います！

②マニュアルの徹底

これまで属人的にやっていたので、1人で対応していたときはマニュアルなんて存在しませんでした。

そのため、せっかくなので誰がやっても同じクオリティを保てるよう、業務フローを固め、仕組化をして、業務マニュアルを作成しました。

（マニュアルはざっくりと30以上はあるかなと…！）

ジーネクストでは、Docbaseを使ってまとめています

③テンプレート化の徹底

業務効率を上げるために、社内・候補者・エージェントに送る内容は大体テンプレート化しています。

テンプレートは、RPOの方に対応いただいたときのものをもとに、一部社内独自でアレンジをしています。

④過去に自分がミスしたことを伝える

私（社会人4年目なのでそこまで経験がないのですが笑）が、これまでの採用活動で失敗した経験は伝えるようにしていました。

自分が失敗したことをアシスタントにも経験してもらうのでなく、自分がしくじったことはこれから採用業務にかかわる人にとって学びになるのでは？と思ってあえて話すようにしていました。

ちなみに、私の一番の失敗経験としては
新卒の時に、候補者2人に同じ面接日程と時間を送ってしまい、面接が始まってからオンラインURLに2人候補者がいたことでしたね（集団面接ではないです笑）。。。

今思うと、かなりお恥ずかしい記憶です。
ただ、それ以上に採用オペレーションは重要＆会社のイメージにもかかわる部分になるんだなと実感しています。

また、その他の取り組みとしては、感謝の気持ちを伝えたり、ミスした部分があればどうやって仕組化して改善するかなど、割と当たり前のことをやっていたかと思います。

アシスタント体制を作ってから採用力UPしました

採用体制は、採用人数や会社の体制によって変わるところです。
現在はこの体制が一番ワークしているなと思います。

結果として、アシスタントが来てから採用力はUPしたなと感じています。

具体的には以下のことができたり、これまで注力できていなかったことに時間を割けるようになりました。

・採用業務のスピードUP（内定承諾率も上がりました！）
・採用広報にリソースを割けるようになった
・採用数値管理の強化
・エージェント対応に時間を割けるようになった
・スカウトのPDCA

ジーネクストはまだまだ40人規模の小さい会社になりますので、限られたリソースの中で知恵を振り絞り、最大限の成果を出すことが大事だなと感じています。

採用体制の構築は、深めれば深めるほど面白い部分ですので、この記事が人事をしている方や誰かのためになればいいなと思って書いてみました＾＾

また、募集ポジションもありますので興味がある方はぜひお話しましょう🙋‍♀️