仕事の「仕組み化」のやり方を５つのステップで解説！

まん延防止等重点措置が
来週にも東京に発動されます。

まだまだ、オンライン化が必要な時期が
続きますが、オンライン化と同様に
仕組み化も大きなポイントになります。

本題へ

仕組み化＝自動化
のイメージも大きいのですが
２つに分解できます。

仕組み化＝仕事
仕組み化＝組織
です。

仕事の仕組み化と組織
の仕組み化の違いも一緒にはできませんし
ステージも違うので
しっかりフォーカスすることが重要です。

今回は、コロナ禍でも有効な仕事の仕組み化に
ついてフォーカスします。

あくまで個人個人の働き方に焦点を当てています。

よって、あなたが経営者であろうが、
会社員であろうが使える方法です。

一方、それとは別に、組織の仕組み化
というテーマもあります。

組織の仕組み化は、まさに
マネジメントになります。

私たちが経営者向けにセミナーをしたり、
コンサルティング支援をしたりする際に
使っている仕組み化は、
複数人が効果的に働くための仕組み作りです。
組織の仕組み化の中には、
理念共有の仕組み、採用の仕組み、
会議の仕組み、教育の仕組みなどがあります。

また、別途の機会に共有したいと思います。

本題の仕事の仕組み化の話に移ります。

仕事の仕組み化はこの２つです。
１点目：目標を立てる
２点目：環境を作る

仕組み化と目標って関連性があるのか？
という突っ込みがありますが、
実は大きく影響します。

仕組み化＝自動化には
関連性がないのですが、

仕組み化＝目標達成（数値目標などの売上）
として捉えると、目標を持つのは非常に大切なのです。

仕組み化というのは、単に仕事を楽にしたり、
効率化するためのものではありません。

何より大切なのが、目標に近づくことです。

目標がないまま仕事を効率化しても、
方向性が間違ったしまいます。

1年間の目標・四半期の目標・1か月の目標
を立て、そこに向けて必要な仕事を仕組み化
していくのが大切です。

２つめの環境作りですが、
実は二通りあります。

1．自分が仕事をするにふさわしい環境を作る
2．やらざるを得ない環境を作る

私は、２番目（やらざるを得ない環境を作る）
の方が集中力が高まり
破壊力と目標達成が早まります。

２番目の環境づくりは、
自分を律するための環境づくりです。

ネット通販の健康食品などの
教育系のシナリオにも組み込まれています。

それは、ダイエットです。

家に何かあると食べてしまうので、
余計な食べ物や飲み物を置かない
ようにするようなコンテンツがまさにそうです。

強制的に自分を律することを期待する仕掛けですね。

仕事の仕組み化のポイントは、
5S活動になります。

まるで工場みたいですね。

仕事の仕組み化で秀逸なのはやはり
トヨタ自動車です。

世界有数の生産システムを持つ
トヨタから学ぶことは多々あります。

5Sとは次の5つのことです。

・SEIRI（整理）
・SEITON（整頓）
・SEISOU（清掃）
・SEIKETSU（清潔）
・SHITSUKE（しつけ）

これを組み合わせると

ステップ１
１仕事を細分化してToDoリストにする（整理）

ステップ２
ToDoリストに入れる数を決める（整頓）

ステップ３
納期を決める（清掃）

ステップ４
人に任す（清潔）

このステップを回す「しつけ」を
することになります。

追伸：ライティング#西村公児