【有償依頼を受け始めた方向け】タスク管理のコツ
初めまして！笹田島エリオです👽
普段フリーランスでデザイナーや動画編集、ライターなどのお仕事をしていて、今はそれと並行してIRIAMでライバー準備をしています🥳
ポップなデザインを作るのが好きなので、IRIAM関係のデザイン依頼も積極的に受けています。
Twitterを見ていると、IRIAM界隈では本当に様々な方がデザインのお仕事をやっていて日々感動しています！
なかなか珍しいことだと思います。本当にすごい。
が、その中で「約束の納期を過ぎて何度催促してもなかなか納品されなかった」といったトラブルを見ることもとても多いなぁと感じています……。
納期を過ぎてしまうクリエイターが100％悪いのはそうなのですが、恐らくクリエイターの方で、やろうと思ってわざと締切を破っている人はほぼいないと思います。
ボクもフリーランスになりたての頃に同じようなミスをしてしまったことがあるので、原因がよく分かります😢
そこで、今回はデザインやイラストなどの有償依頼を初めて受ける方・受け始めたばかりの方向けに、タスク（依頼）管理のコツをご紹介してみようと思います！
納期を守れなくなってしまう原因
破りたくないのに納期を守れなくなってしまう原因はいくつかあります。
依頼の管理が上手く出来ず、忘れてしまう
これが一番大きな原因ではないかと思います！
複数依頼を受けていると、タスク管理が上手く出来ていない場合、どうしてもどれかが抜けてしまうということが起こりやすいです。
ボクの場合は、プライベートの遊びの予定など仕事以外も含めた全ての予定が書き込まれたスケジュール帳に案件を書き込んで管理していたら、前日になって「明日これの締切！？」となってしまうことが何度も発生しました……。
これに関しては、ToDoアプリを駆使してタスク管理を上手にすれば解決できることなので、後の項目でオススメアプリをご紹介します！
案件を抱えすぎて、さばき切れなくなる
これはフリーランスや副業初心者のあるあるです！
案件を多く受ければ受けるほど当然収入も増えるので、スケジュール帳の見た目だけ見れば時間があるので「この時間で作業できるだろう」と軽い気持ちでどんどん案件を受けてしまうケースが非常に多いです。
例えば「IRIAMのガチイベを走ってる週だけど、配信終了後に深夜作業をすれば間に合うはず」とか、「昼間に本業 or 学校があるけど帰ってきてから作業すればいい」と思って依頼を受けたとします。
しかし、配信や本業の職場、学校などでは様々なことが起こります。
そうすると、まず「帰ってから作業しなければいけなかったのに忘れて寝てしまった」ということが発生する可能性があります。
そして、「案件を抱えていることは覚えているけど流石に体力が持たない、無理、寝る……」と、気力ではどうにもならないほど疲れてしまって作業出来ないということも起こりやすいです。
こうした、自分自身のキャパがまだよく分かっていなくて依頼を受けすぎてしまった結果、対応しきれなくなってしまうということもあります。
こちらに関しては、経験を積みながら自分がどのくらい頑張れるのかを知っていくしかない部分もあるのですが、とにかく自分のキャパを信じすぎないことが大事です。
「他の予定が結構忙しいけど出来る”だろう”」ではなく、「他の予定が忙しいからここは危険”かもしれない”」と考える癖をつけると、キャパオーバーは防ぎやすいです！
タスク管理のオススメアプリ
抱えている依頼を一目で管理できる：ToDoアプリ「Do!」
有償依頼のタスクは、有償依頼専用のアプリを決めて管理するのが断然オススメです！！
遊びや学校・本業など、依頼以外の予定と一緒に管理すると見逃してしまう可能性がかなり上がります。
「このアプリを開けば今抱えている依頼が全部見られる」という状態にしておくと、抜け防止に非常に効果があります。
※当然「依頼来たけどアプリに書き込むのは後でいいや」と後回しにしてしまうと高確率でそのまま忘れるので、依頼が確定したらすぐに書き込む癖をつけましょう!!😂
ボクはこの「Do!」というアプリを使っているんですが、「シンプルでいい」と書いてある通り、必要最低限の機能だけで成り立っているので簡単に使えます。
スケジュールを書き込む作業のハードルが非常に低いので、小まめに入力しやすいです！
タスクのタイトルを入れて、カレンダーから日付を選ぶだけで登録できます。
ボクはカレンダーの日付は「作業する日」に設定して、タスクのタイトルの末尾に「※○月×日締切」と締切をメモする形で使っています。
他の機能としては、
通知機能（登録したタスクのタイトルが通知で来るように設定できます）
色分け（左側に付箋みたいにちょっとした色を付けることができます。ボクはIRIAMは水色、それ以外の依頼はピンク、急ぎの案件は赤で色分けしてます）
カテゴリー分け（抱えているタスクが多い人は便利そう。ボクはそこまで無いので使ってません）
などがあります。通知機能はマジで便利！
でも、アプリの通知って見逃すこと、めっちゃありますよね。
そんなアナタにオススメなのが、次のアプリ（というかLINEアカウント）！
短期のリマインドに：LINEアカウント「リマインくん」
これはアプリではなくLINEアカウントです。
以下から友だち追加可能です！
これは、LINEでリマインドしたい内容と通知が欲しい日時を伝えると、登録した日時にこのアカウントから「○○の時間だよ！すぐやる！」みたいなLINEが届くというスーパー便利アカウントです。
割と有名かもしれない。知ってたらごめん！
使い方は超簡単で、
リマインくんアカウント宛に、リマインドしてほしい内容をLINEする。例：A様アイコンリング作成
「「A様アイコンリング作成」だね！おぼえたよ！いつ教えてほしい？」と返事が来るので、通知が欲しい日時をLINEする。例：○○日XX時／今日の夜／明日の朝 など。結構適当に伝えてもちゃんと登録してくれる。
登録完了
これも「Do!」と似てタスクの登録に手間がかからないので気軽に使えるのと、何よりも通知がLINEで届くので見逃すことがほぼ無いという最高の特徴があります。
※LINEの通知バッジが100件くらい溜まっている人は見逃すこともあるかもしれません。そういう人はまずLINEの通知を消化しましょう！！話はそれからだ！！！
万が一納期が遅れる場合の対応方法
これは最悪のケースですが、納期に間に合わない！という場合どう対応したらクライアント様からの信用損失を最小限に抑えられるか、ボクなりの考えを書いてみます。
これで100％言い逃れできる！とかでは全く無いです！
締切より前の時点で納品が間に合わないと分かった時
まずは、「まだ締切は過ぎてないけど、これはもう納品間に合わないなと悟った時」のケースです。
この場合はとにかく、間に合わないことが分かった時点で即連絡しましょう。
怒られが発生するかもしれない…怖い…と思っても、絶対先延ばしにしない！
最初に設定されていた締切がどの程度ガチの締切だったのかにもよりますが、延長可能な場合は、謝罪と共に、締切を延ばしてもらうようお願いしましょう。
例文：
〇〇様
お世話になっております。
大変申し訳ございません、【ただいま複数案件抱えているのですが、スケジュール管理を見誤ってしまい】、お約束の締切に納品することが難しくなってしまいました。
＜現在～～～まで作業完了しておりますので、残りをXX日・▲▲日に作業し、○○日に作業完了できる見込みです。＞
つきましては、大変恐縮なのですが、締切を○○日に延長していただくことは可能でしょうか。
元のお約束通りに納品できず、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
こんな感じでしょうか。
ポイントとしては、
締切を守れない時点で100％こちらが悪いです。まずは謝りましょう。
100％こちらが悪いので、文章は丁寧に書きましょう。どんなに忙しくてもそれは自分の都合でしかないので、3行とかは絶対ダメ！！
【】内のように、何故遅れるのか、理由を書くのも良いでしょう。理由の説明が無いことも相手にとってはストレスになります。※「言い訳」とは違います。不必要な話までダラダラと書くようなことはせず、必要最小限の言葉で伝えた方が印象は良いです。 ※嘘の理由はダメ！！元々の締切の直前に急に「PCが壊れてしまい」「体調を崩してしまい」みたいな理由を言われた相手はほぼ確実に「嘘やろなァ」と思います。もし本当にPCが壊れたり体調を崩したりしている場合は、状況を丁寧に伝えると誠実さが伝わると思います。
延ばしてほしい締切を伝えるだけではなく、＜＞内のように具体的に今後どういうスケジュールで作業できるのかを伝えると、相手は安心しやすいです。
とにかく嘘を書かない。バレます。
このようなことに気を付けてメッセージを書くと良いかと思います。
締切を遅らせてもらうという時点で、相手からの信用は大なり小なり損なわれます。
これはもう仕方ない。自分のせいなので諦めるしかないです。
でも、その信用の損失を出来るだけ最小限に抑えるために、出来るだけ丁寧にメッセージを書くことが大事です。
それが自分のためにもなるし、相手になるべく不快な思いをさせないことにも繋がります。
丁寧に、誠実に！！
締切を過ぎてから案件を忘れていたことに気付いた時
これはもう詰みに近いです。
まずそのクライアント様からのリピートは諦めましょう（奇跡的にまた頼んでくれるかもしれないが、とりあえず一旦諦めましょう）。
選択肢としては、
失念していたことを正直に伝えて、この後いつ作業をし、いつ納品出来るのかを連絡する。
締切が過ぎてからも相手から何も連絡が無かったということは、ワンチャン相手もそこまで急いでいない可能性があります。もし今すぐにでも完成させて送ることが出来る規模感の作業なのであれば、即完成させて「お約束の締切を過ぎてしまい大変申し訳ございませんでした！」と丁寧に謝罪文を書いて納品する、というのもアリかもしれません。
普通に考えて1の方が誠実で良いとは思います。
基本的にワンチャンは無いです。
ただ、一番いいのは締切を過ぎないことです（あたりまえ体操）
まとめ
有償依頼を受けるようになったばかりの初心者さん向けに、タスク管理あれこれを解説してみました。
ボクも過去に数々の失敗をしてきたので、何かに活かしてもらえたら嬉しいです……。
また、今回は依頼を受ける側のコツについて書きましたが、依頼をする側の方も、依頼時の納期の伝え方などで締切を守ってもらいやすくする方法があります。
簡単に言うと、クリエイターは「この日に必要です」という日付を明確に伝えられないと、「特に必要な日付は決まっていない、急ぎではないものなんだろうな」と予想して、他の案件を優先してしまう場合があるんです。
こういった、クリエイターが依頼時に教えてほしいこと！こんな風に依頼してほしい！みたいな記事も後日書いてみようかなと思っています☺
最後まで読んでいただきありがとうございました！
少しでも「役に立ったなぁ～役に立ったよぉ～」と思っていただけたら、チップ的なノリをいただけると大変励みになります☺ 何か記事へのリクエストなどもあれば是非是非お伝えください！