ビジネス英語　英文メールの書き出し：敬称編

英文メールの書き出しで悩んだことがあるあなたへ。

仕事で英語のメールは書いているけど、いつも書いてる書き出しはビジネスのメールとして適切なんだろうか？

と考えてしまうのは、よくある話だと思います。

今回は、国際ビジネス（輸出入）を３０年あまりやってきているビジネス英語コーチが「英文メールの書き出し」の敬称について、３つのポイントを解説します。

以下の内容は私が１５年暮らしたカナダでのビジネス経験を元にしています。例外もあると思いますので、その点はご理解ください。

１．敬称の付け方

１）相手の性別が分からない場合

敬称を付けずにフルネームで書きます。

初めて連絡する場合にファーストネームから性別が判断できない場合もあります。例えば、Jackie、Tracy、Kerry　などです。

その場合は、敬称を付けずにフルネームで書きます。
Dear Jackie Smith
Hello Tracy Johnson
Hi Kerry Williams
でOKです。

性別がわからない時は、「Mr.」を付けるという話を以前聞いたことがありますが、私は敬称を付けないほうが無難かと思います。思い込みで相手が男性だと思ってMr.と書き、実は相手は女性で、メールを受け取った女性が気分を害する場合があるよ、と以前カナダにいた時に聞いたことがありました。

日本語だと、初めての相手から敬称を付けずにフルネームで「松岡ジョー」と書かれたら、「失礼な奴😠😠😠」と思ってしまいますが、英語では特に失礼になりません。ただし、フルネームで書きます。ファーストネームだけだど初めての相手に対しては馴れ馴れしくて失礼です。

２）女性の未婚・既婚が分からない場合

相手が女性で未婚の場合は「Miss」既婚の場合は「Mrs.」ですが、どちらか分からない場合は、「Ms.」またはピリオドなしで「Ms」となります。

例えば
Dear Miss Jackie Smith
Hello Mrs. Tracy Johnson
Hi Ms. Kerry Williams
などとなります。

発音は /mɪz/または /məz/で、以下のリンク先であるOxford Learner's Dictionariesのページにあるスピーカーマークをクリックすると聴けますよ。

ms_2 abbreviation - Definition, pictures, pronunciation and usage notes | Oxford Advanced Learner's Dictionary at OxfordLearnersDictionaries.com

３）アジア地域で見る書き方「〇〇-san」

アジア地域からくるメールには、「Matsuoka-san」と書いてくるのを時々見かけます。日本語での「松岡さん」の「さん」をそのまま使ってます。この場合、私は返信で相手の名前に「-san」を付けてます。例えば「Kim-san」です。これは決まりというよりも、相手に合わせるという感じですね。アジア地域では日本経済の影響力が強いので、日本に合わせているのだと思います。

２．ファーストネームのみと、フルネームの使い分け

１）ファーストネームのみ

既に知っていて何度もメールのやり取りをやったことがある人には、敬称を付けずにファーストネームだけの場合が多いです。頻繁にメールのやり取りをしているにもかかわらず、いつまでたってもフルネームだと、ちょっとよそよそしい感じがします。ですが、相手が何度もやり取りしているにもかかわらず、ずっと敬称を付けてメールを送ってくる場合、相手に合わせて敬称をつけるのが、無難なやり方です。

例えば
Dear Jackie
Hello Tracy
Hi Kerry
などです。

なお、初めての場合でも、例えばメーカーなどのカスタマーサービスに連絡した返信では、
Hello Joe,
Thank you for your question regarding……
などとファーストネームだけが書かれている場合が多く、特に失礼になりません。

２）フルネーム

仕事で初めて連絡する場合は、最初の印象を悪くしないために、敬意を込めて「敬称 + フルネーム」がおすすめです。

Dear Miss Jackie Smith
Hello Mrs. Tracy Johnson
Hi Ms. Kerry Williams

もし、相手が博士の場合で、博士として連絡する場合は、性別に関係なく「Dr.」を付けます。「Mr.」や「Ms.」と書くと、敬意を評してないと機嫌を損ねる場合があるので、要注意です。

Dear Dr. Jackie Smith

３．担当者、チーム、関係者宛などで、個人の名前を入れない場合

個人宛でなくチーム宛の場合は

営業マネージャー宛
Dear salse manager,

カスタマーサービス宛
Hello customer service,

マーケティングチーム宛
Hi marketing team,

関係者各位・担当者宛
To whom it may concern,

直接会う時と同じ様に、書面でも第一印象、つまり書き出しはとても重要です。ただし、あまり神経質にならずに、基本を覚えておけば殆どの場合は、大丈夫です。

いかがでしたか？お役に立てたならうれしいです。

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