活動紹介：ちよだコミュニティラボライブ！を開催しました！～地域版OSTの作り方③
5．どうやって交流の場をオンラインで作るか？
最後は、当日の運営についてご紹介したいと思います。
毎年、ラボライブは、区役所広いスペースで対面実施していました。
イベントの構成的には、全体で話す時間、各コーナーに分かれて活動紹介や対話をする時間、全体を共有していく時間となっていることが多かったのですが、今年はコロナの影響もあり、これをオンラインで実施しなければならないというのが、大きな課題でした。
今回のラボライブのコンセプト上、問いに分かれて関心のある人同士で話し合うことが必須です。その部分を、ブレイクアウトルームで実施することが当初案でした。
しかし、このブレイクアウトルームに分かれるというところには色々な困難な要素がありました。
地域でこうしたオンラインイベントを実施する場合、すべての方が、オンラインイベント参加に慣れている状況ではありません。そういう状況も想定していくとなると
「ブレイクアウトルームで、自分の行きたいルームに自発的に参加する」
というのは、
・Zoom会議に慣れている人でないと、スキル的にハードルが高い
・Zoomのバージョンやデバイスによりできないこともある
・行きたいルームに行きそびれた方、全員をその場でご案内するのは時間的に難しい
といった課題があるのでは？ということになりました。
また、各対話の記録もしっかりとりたいというのもあります。
そこで、問いごとにそれぞれのアカウントのZoomを立ち上げ、そこに入ってもらうというやり方にしようということになりました。つまり、今回は、16の問いがあり、前半と後半なので、８つのルーム＆総合受付のルーム、全体共有のルームの10のZoomを立ち上げるということになったのです。
そして、サイト上でタイムスケジュールごとに、入るルームのURLを貼り付けて、時間になればそこをクリックすればルームに参加できるという状態にしました。
■ご参考：当日のイベントページ（Zoomのリンクは無効になっています）
また、同じ会場では通信回線が一斉に落ちるとバックアップできないということもあるので、本部となる区役所と、それぞれの自宅に分かれ入るという形を取りました。
スタッフが同じ空間にいないというのも、ロジの懸念点でありました。困ったら、すぐに隣の人に聞くというのができない状況です。この対策として、
・スタッフマニュアル、ファシリガイドを整える
・スタッフ事前打ち合わせで、不安を出し合う
・当日は、誰かが、進行専任者となる（各ルーム担当をしない）
・Teamsを使ってスタッフで進行確認をする
等を行いました。
とはいっても、正直だいぶ複雑ですので、参加者の方には、事前のガイドページや、イベントの趣旨やどういうマインドで参加してもらいたいか、具体的な参加のし方などをまとめた参加ガイドの動画を準備し、事前にみて頂くようにしました。
■参加ガイドのページ
さらに、何かあった時に聞ける「総合受付」のルームも設け、わからなくなったらサイト上の「総合受付」のバナーをクリックして入り、総合受付担当に聞くといった準備も整えました。
また、細かいことですが、Zoomのギャラリービューですと、だれがスタッフ（進行役か）がわかりにくいこともあるので、スタッフは背景を統一するなどの工夫もしました。
各ルームへの移動については、各問いのルーム分かれる1回目は、最初ということもあり、行きたい問いのルームに移動できない方が何人かいらっしゃいましたが、2回目に分かれる場面では、ほとんどの方が問題なく希望したルームに行くことができました！
地域のオンラインイベントは、これまでオンラインイベントに参加したことない方が体験する場という役割もあります。高齢者の方はITに弱いとか、できないと思われがちですが、やったことがないので「慣れていない」だけで、今回も80代の方もご参加され問題なく参加されていました。できないのではなく、慣れていないだけというのを認識し、全員がちゃんと参加できることに縛られないで、参加者の方も運営側も果敢にチャレンジすることが大事なことだと思いました。チャレンジ頂くことで、参加者の方のスキルも向上し、今後もこうしたイベントや会議に参加できるようになります。こうした積み重ねで、地域全体のITスキルの向上つながっていくのではないかと思いました。
さらに、今回は、オンラインイベントに慣れてない方もいらっしゃるというのを想定し、事前のZoomの使い方についても、個別にお話しさせていただいたり、お試しをしていたく時間なども設けました。しかし、ご興味をもちながら、オンラインがネックでご参加できなかった方も、もっといらっしゃるのではと思います。コロナでリアルなZoom体験会などができなかったこともあり、今後の宿題です。
今回、セールスフォースの方からもITボランティアのお話をご紹介いただきましたが、今後、企業の方やITの得意な方と一緒に、オンラインのサポートなどもできればとも思いました。
こうして…、当日は回線が落ちることもなく、無事終了することができました！
運営ロジは、本当になんどもなんどもこういうことが起こるのではないか？とシミュレーションしながら、作っていきました。曖昧を残さずに、考え、突き詰める。これの繰り返しだったように思います。
しかし、まだまだ、至らなかったところ、課題はあったと思います。
誰もが経験したことがないこうしたコロナの中で、チャレンジし、今後につなげていく。そして、こういうノウハウを広げていくというのもエンパブリックの取り組みだと思っています。
また、今年もラボライブは開催する予定ですー 新しいチャレンジ頑張りたいと思います。
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