会議体設計は情報デザイン

会議を制するものは情報を制する。
会社の重要リソースである、人・モノ・カネ・情報　の「情報」マネジメントは実はとても重要です。

よく聞く、
・ムダな会議は減らしましょう
・情報共有であればメールやSlackで十分
・会議は目的を決めて効率的に

これらは「会議」そのものに焦点をあてた場合にでる意見で多くのノウハウが本やWebサイトでています。

しかしながら、足腰の強い組織をつくるうえでの「会議体」設計は必須でないかと考えます。

マネジメントサイクルと「会議体」

会議ではなくて「会議体」。
そうです。点ではなくて、線で考える。
すなわち、事業をスムーズに推進する、適切な情報循環によって組織力を高めるという目的において、

・マネジメントサイクルのハブとしての会議体をどう設計するか
・情報共有や意思決定の効果的な会議体

ということが重要になってきます。

マネジメントサイクルとは

一般的にマネジメントサイクルはざっくり下記のようになります。

・3年ロードマップ、年度計画、月次計画の策定
・事業モニタリング（年次、四半期、月次）
・業務執行上の意思決定
・組織文化や組織風土づくり

情報デザインとしての会議

情報をいかに組織に効果的にかつ効率よく循環させるか。
情報のデザインとしての会議についてですが、個々の会議のやり方というよりは、マネジメントサイクルにフィットさせていくかが重要になります。

会議体の設計

大事な観点としては、以下になります。
・会議の種類
　　共有と改善、意思決定、風土づくり　など
・頻度と時間
　　週に1回とか、1回あたり30分とか。
・参加メンバー
　　一般的には役職で区切る場合が多い。

会議の種類にはいろいろ定義されているので事業や組織にあわせて種類を決めていくのが良いでしょう。

会議体設計の事例

大事なこと

会議＝ムダ　がいきすぎると作業時間の捻出ということは達成できて短期視点や個人視点はよくみえるのですが、事業マネジメントや組織マネジメントという観点では実はマイナスになっていることがあると思います。

しかも時間が同期されない中での情報共有は、みてない、みてる、という粒度も人によっと変わってきますし、自分が忙しいと思っている人は結局みません。

そのときに、あわてて会議を設定しても、時間があわない、とか、それ意味あるというような話がでてきがちです。

繰り返しになりますが、大事なことてゃ事業マネジメント・組織マネジメントの観点で、会議体をツールととらえて設計することだと思います。