oVice導入してよかった話
はじめに
こんにちは。
カスタマーサクセス部（CS部）の牛島です。
2020年から続いている新型コロナウイルス感染症に伴い、Emotion Techでもリモートワークとそれに伴う社内コミュニケーション問題に直面しました。
今回の記事では、フルリモートワークの導入からバーチャルオフィスのoVice導入に至った経緯と社内コミュニケーションの変化についてご紹介します。
※Emotion Techにおける全社的なフルリモートワーク期間：2020年2月21日～2021年10月31日まで
バーチャルオフィス・oVice利用：2021年3月19日～2021年12月現在も導入中
※この記事は Emotion Tech Advent Calendar 2021 17日目の記事です
CS部が社内ツールについて書く理由
管理部でもない一社員が全社的なコミュニケーションツールを導入した話を書いているのは、ひとえにCS部が最もoViceを利用している部署だからです。
所属人数の違いはありますが、全社6部署でのoVice利用率（oViceにいる人／部門人数）を平均すると、CS部はぶっちぎりで1位を取ります（細かい数字は割愛）
社外打合せやお休みでもない限り、基本的にCSメンバーは必ずoViceにいます。
そして「いつもの場所」にCS専用のミーティングアカウントを設置し、円陣を組んでいつでも話しかけられてもいいように働いています。
いつものCS部
こういった経緯からCS部メンバーがoViceについての記事を書くことになりました。
他にもいくつかCS部メンバーが書いた記事がありますのでよろしければどうぞ。
酒の人のリンク
ポリスの人のリンク
oViceを導入するまで
Emotion Techではコロナ前からSlackを導入しており、オフィスに出社していてもSlack上で社内コミュニケーションをとっています。
また、リモートワークも部分的に認められており、体調や家庭事情に応じて出社しない働き方もOKでした。
しかしながら、全社的なリモートワークの導入により以下のような課題が出てきたのです。
①ちょっと話せば済む問題でも、Slackにすべてを文字入力しているとやり取りに時間がかかる＆文字入力が面倒…
②Slackでも通話はできるが、相手に今話しかけて良いかどうかがわからないのでなかなか聞けない
③部署内のやり取りはスムーズだが、部署をまたいだコミュニケーションがスムーズにできない
それぞれの課題への対処方法
①ちょっと話せば済む問題でも、Slackにすべてを文字入力しているとやり取りに時間がかかる＆文字入力が面倒…
②Slackでも通話はできるが、相手に今話しかけて良いかどうかがわからないのでなかなか聞けない
これらの問題に対しては「相手に話しかけて良いかどうかがわかる環境をつくればいいんじゃない？」ということで、私が所属するCS部では、毎日Slackのグループチャンネルに通話を立ち上げ、「業務中は基本的にカメラONでアクセスし続ける」という方法を取っていました。
カメラONにすることで「話しかけてもいいかどうか」が相手にすぐわかったのは良かったと思います。
一方で、カメラONにすることで通信容量が大幅に上がったため、自宅にWiFi回線を引いていなかった部長は回線工事完了まで音声のみでつながることに…。
しかしながら、「業務中にすぐに話しかけられる」という安心感があったため、報告・連絡・相談もスムーズに進めることができました。
③部署内のやり取りはスムーズだが、部署をまたいだコミュニケーションがスムーズにできない
部内のコミュニケーションはSlackビデオ通話で解決できましたが、全社員(当時約60名）に対して常にカメラON、は逆に非効率ですよね。
しかしながら、Slackで以下のようなやり取りが毎日複数回発生していました。
牛島「●●さん、△の件で今話しかけてもいいですか？」
●●さん「いいですよ」
牛島「そしたら#to_talk_to_someone（エモテクSlack内での通話に特化したチャンネル）に通話立てますのでお願いします！」
ということで、#to_talk_to_someoneには1日に20件近くの通話が立っていました。
同時に複数の通話が立ち上がり、別々のグループがミーティングを行なうこともしばしば。
これまで意識する機会があまりなかったのですが、改めて記録に残ると業務上の会話の頻度・時間の長さに驚きますね。
どれにする？バーチャルオフィス導入へ
このようにコミュニケーションを取りながらリモートワークを進めていましたが、Emotion Techへの新入社員が増えるに伴い、Slackや一時的なWEB会議（ZOOMやMeets）だけでは限界を感じていました。
そこで2021年2月よりoViceをテスト導入、2021年3月19日より全社的な運用が始まりました！（パチパチパチ）
ちなみにoVice以外に検討していたツールはこちら。
・SOCOCO
・ROUNDZ
・Remo
各ツール比較は管理部で行なわれましたが、以下のポイントを重視してoViceに決めたそうです。
・1番重視したのは「導入後に社員に使ってもらえるか」
・oViceが現実でのオフィスコミュニケーションに最も近かった
→お互いに寄って話すことができ、近づくと音量が上がる
→向きの概念がある（操作は難しいが理解しやすい）
・ZOOMより画質は弱いがアイコンでカバー＆話すことに重きを置いた
会社で導入するツールということでコストや通話の質の良さも考慮したとのこと。
バーチャルオフィスを検討されている方はぜひ参考にしてみてください！
ちなみにoViceの利用について、Emotion Techでは以下のようなルールを設けました。
・外部とのZoomや電話が多い場合、作業に集中するなどで話しかけてほしくない場合は各自判断し退室推奨
・社内MTGなど、画面共有や通話品質に問題でそうな場合は、Zoom等他ツールでの開催を推奨
（ちょっとした会話などは上部の1on1部屋や雑談スペースを利用）
・oViceワークスペース内にいるときは基本お互い声をかけてOKな状態とする
・以下の場合はカフェマークで離席する
①Zoomなどで外部との打ち合わせの時
②作業に集中するため声をかけてほしくない時
③お昼休憩等の休憩時
oVice導入で改善したこと・しなかったこと
oViceの導入により、Slackだけでは乗り切れなかった部署間のコミュニケーション問題は8割ほど改善されました。
特に良かったと感じているのは以下の点です。
・oViceにいる人（特に他部署）に気軽に話しかけられる
・必要に応じて部屋に入って個別の会話もできる
・アイコンでoViceにいる人を確認できるので出社の雰囲気を味わえる
・部内だけで業務が閉じている雰囲気がなくなった
・oVice上での会話を聞きながら仕事ができるので、業務上知れる会話の範囲が広がった
・忙しい人がoViceにいない（今は会話できない）のがアイコンでわかる
一方で以下のような課題は引き続き残っています。
・いつでも誰でも話しかけられるわけではない（忙しい人は結局忙しい）
・基本的にoViceにいない人もいる（PCが重くなるなどの理由）
課題のすべてが解決したわけではありませんが、Emotion TechではoVice導入のメリットは大きかったと思います。
これから
Emotion Techでは2021年11月から月8回出社を基本とするオンライン／オフライン折衷の勤務形態となりました。
オフィス出社メンバーとリモートワークメンバーが日々混在しているため、基本的には毎日oViceに出勤し、oViceがあるのが当たり前の業務状況となっています。
新型コロナウイルスの感染状況によっては再び全社的なフルリモートワークになる可能性もありますが、oViceのおかげでフルリモートワークでもコミュニケーション問題は小さくなったと思います（ゼロは無理！）
oViceがあればすべてが解決！という訳ではありませんが、皆さんの会社でもツールの力で課題解決を図るのはいかがでしょうか？
まず自社の課題がわからない…という方々に向けて、Emotion Techでは下記のようなサービスを提供しています。
また、oVice＆オフィスで一緒に働いてくれる仲間も随時募集中です。
よろしくどうぞ～！
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