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Photo by tachiki_kitaoka

メール上手になるための【たった３つのテクニック】

秘書が教える仕事術

仕事上のコミュニケーションツールとして不可欠なのがメールです。
誰もが使うからこそ、その人のビジネススキルを浮き彫りにするツールともいえます。

例えば、私は１通のメールから以下の情報を読み取ります。

  • 文章力

  • コミュニケーション力

  • 正確性

  • 仕事の処理スピード

  • 問題解決能力

  • 想像力

  • 提案力

あなたは、自分のメールに自信がありますか？

この記事でご紹介する【たった３つのテクニック】をマスターすれば、
あなたのメールは見違えるように良くなります！
ぜひ参考にしてみてください。


はじめに：「判断の丸投げ」はダメ！

私は新卒で社長秘書室に配属され、上司との連絡手段としてメールを使用していました。

当時、大学を卒業したばかりの私のメールは、本当にイマイチだったと思います。
いわゆる「判断の丸投げ」をしていたからです。

「～との連絡がありましたが、どう対応すべきでしょうか？」
「～について問い合わせがありましたが、どのようにお返事しますか？」

このようなメールでは、上司は何から何まで指示を出さなければなりません。返信に手間のかかる私のメールは、忙しい上司から後回しにされたり、忘れられたりすることがよくありました。

この状況を改善するため、私は優秀な先輩たちのメールを参考にし、初めは見習いながらさまざまなメールパターンを試しました。
すると、いくつかの必勝パターンが見えてきました。

以下に、その３つのパターンをご説明します。

テクニック①：YES/NOで返信できるメール

まずは、悪い例からご覧ください。

✖悪い例

社長
△△の件で打ち合わせのお時間をいただきたく存じます。
明日は何時であればご都合がよろしいでしょうか？

このメールを受け取った上司がどのように反応するか考えてみてください。

スケジュール帳をひらき、空いている時間を確認し、その時間をメールに書き出して、やっと送信ボタンをクリックすることになります。
とても手間だと思いませんか？

これを解決するテクニックが、以下の「YES/NOで返信できるメール」です。

〇YES/NOで返信できるメール

社長
△△の件で打ち合わせのお時間をいただきたく存じます。
明日、社長は12時から外出予定ですので、11時半はいかがでしょうか。
難しい場合は、部長に代わりにご確認いただくようにいたします。


このようにすれば、上司は即座に「YES（11時半でOK）」か「NO（部長に確認してほしい）」と返信できます。
この方法により、上司からの返信が格段に早くなり、確実になりました。

テクニック２：A/B/Cの3択で返信できるメール

次に、もう少し複雑なメールの場合を考えてみましょう。

✖悪い例

社長
△△社が明日の12時に面会をご希望ですが、役員会議と時間が重なっています。 どちらを優先すべきでしょうか？

このメールを読んだ上司は、おそらく「役員会議に出る」などと優先したい予定について返信をするでしょう。

しかし、それだとその後の対応が不明瞭になってしまいます。

  • △△社との面会は別の日に再調整したほうが良い？

  • もしくは、代理で面会に出席できる人を探したほうが良い？

こうした疑問が浮かんで、結局もう一度上司にメールを送って質問をしなければならなくなります。

これを解決するテクニックが、以下の「A/B/Cの３択で返信できるメール」です。

○ A/B/Cの3択で答えられるメール

社長
△△社が明日の12時に面会をご希望ですが、役員会議と時間が重なっています。 以下から調整方法をご指示ください。
A：役員会議に出席し、△△社との面会は別の日に再設定する
B：役員会議に出席し、△△社との面会は部長に代理で対応してもらう
C：△△社との面会を優先し、役員会議を欠席する

こうすれば、上司は「Bにしよう」などと返信するだけで済みます。
選択肢を提示することで、メールのラリーが最短で終了するのです。

テクニック３：既読スルーでOKなメール

仕事に慣れてくると「このように対応すれば問題ないだろう」とおおよその予測がつくものも出てきます。
しかし、必要な確認や報告を勝手に省略することはできません。

そのようなときに使えるテクニックが「既読スルーでOKなメール」です。

○ 既読スルーで成り立つメール

社長
今月の定例報告を作成しましたので、データを添付いたします。先月から大きな変化はありませんので、お目通しいただかなくても問題ありません。
明日の14時までに会議資料として関係者に配布しますので、 修正が必要な場合は明日の12時までにお知らせください。

このように、こちらから期限を設定して「返信がない限り、このまま進行します」と報告することで、上司の負担を軽減できます。
「ある程度のことは部下が判断して構わない」というタイプの上司と働く方に便利なテクニックです。

おまけのテクニック：用件は最初に！

メールを最短ラリーで完結させるためには、１通目のメールで「具体的な提案」や「選択肢」を示すことが重要です。
しかし、それによりメールの文が長くなってしまうことがあります。

そこでおすすめのテクニックは「用件を最初に記述すること」です。

  • 「～に関する報告です」

  • 「～に関する相談です」

  • 「～に関する提案です」

  • 「～に関する質問です」

このような文を最初に入れることで、相手にメールの目的が明確に伝わります。意識してみてください。

まとめ

以上が、メール上手になるための【たった３つのテクニック】です。

上司の性格や仕事の性質、状況などに応じて、これらのテクニックを使い分けながら「メール上手」を目指してみてください！

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