社内のテキストコミュニケーションについて、5つのルールを定めます。

おつかれさま。鬼頭です。
今日はコロナ禍でより頻度が高まっているテキストコミュニケーションについて、やりづらさを感じていたり、齟齬が生まれたりしているようなので、社内ルールを定めます。

なぜルールをつくるのか？

個人的には、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションに
勝るものはないと思っています。
オンライン会議もフェイス・トゥ・フェイスですが、ここで言いたいのは、同じ空間でのコミュニケーションです。相手の表情はもちろん、全身のアクション、体温などが加わったコミュニケーションは最強です。

しかし、DX導入が企業の命題となり、コロナ禍で空間の共有が厳しくなるなか、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションはなかなかできません。
そこで重要となるのが、テキストを介してのコミュニケーションです。

当社が自由にテレワークを選択できるようになり1年半が経とうとしています。
チャット（当社の場合はTeamsやChatwork）やメールでのテキストコミュニケーションが当り前となった今、たんぱく過ぎる反応や、丁寧すぎる対応、文章が長すぎて真意が見えないなどの例が散見されます。

テキストコミュニケーションは業務効率を上げるのに役立ちますが、もしかすると、逆に効率が下がったり、誤解が生じたり、ストレスになっているのでは……。
そこで、いったんルールをつくり、交通整理をしようと思います。

ルール1　メールでの社内連絡は禁止

マネージャー以上が参加したサイボウズの勉強会では、「メールは双方向ツールではなく、一方向のツールである」と学びました。
送信者は「伝えた」と思っても、エラーが起きていたり、メールボックスに埋もれたりして、相手に伝わっていない可能性があります。

サイボウズ株式会社

社内連絡はTeamsとkitoneにしましょう。
メールで共有したい内容が届いた場合、アーカイブのためにも出来る限りTeamsに内容を入れ直してください。場合によりお客様からのメールを転送して共有することも認めますが、必ずTeamsにその旨をポストしてください。
案件やクライアントにひもづいた情報はkintoneも活用できます。
そして、埋もれさせたくない情報はwikiに登録を。

ルール2　メンションには必ず「いいね」を返す

Teamsでメンションをすれば万全というわけではなく、メール同様、見逃す可能性があるため、下記の対応をお願いします。

●自分宛てに依頼が来た場合
確認したあと、良い悪いにかかわらず、「確認しました」「了解しました」の意味で「いいね」アクションを押す。
コメントで返信するのは時間がとられるので、必要な場合のみでOK。
メッセージを送った相手に、伝わったかどうか分かるようにするためです。

●送った相手から反応がない場合
なかなか反応がないなと思ったら、締め切りがあるものなどは再度連絡するなどして相手に伝わってるかをしっかり確認する。
こうすることで確認もれを防ぎ、案件の進行の遅れや行き違いをなくします。

そのほか、「指示があるって聞いてたけど、連絡がない」という時もあるでしょう。ずっと連絡が来るまで待つのではなく、相手が忘れている可能性もあるので、自分から状況を確認するなど依頼する側・依頼される側、お互いが能動的に確認するようにしてください。

ルール3　文面は結論から先に、端的にまとめる

時間は有限です。テキストを読ませるということは、相手の時間をいただくということを忘れずに。
だらだらと説明から入るのではなく、まず結論を端的にまとめ、その後に補足するようにしてください。

人によっては、1日に膨大な情報が入り、決済をしなければなりません。
結論から先に書いてあれば、その重要性から優先順位をつけて決済をしていくことができます。

ルール4　端的だからこそ大切な絵文字の活用

メールでクールな印象を受けた相手に、いざ会ってみるとハートウォーミングだった、そんな経験が誰しもあることでしょう。
ルール3「文面は結論から先に、端的にまとめる」を実行すると、人によってはとても冷たく、怒っているようにとられるかもしれません。

だからこそ使っていきたいのが絵文字です。
文末などに絵文字ひとつ添えるだけでも、文章の印象がガラリと変わります。同じく「！」マークもうまく活用すれば、ポジティブさなどが伝わるはず。
多用は控えたいですが、ぜひ意識してみてください。
なおエディマート社内では、伝える相手の役職の上下問わず、絵文字を使ってよしとします。

ルール5　メンションにわざわざ「さん」を添えなくてOK

かつて返信メールを送る際、自動表示される相手の名前にわざわざ「様」をつけてから送るというビジネスマナーがありました。もう廃れているとは思いますが……。

TeamsやChatworkでも、@やTOで自動表示される名前に、わざわざ「さん」をつけてくれるスタッフがいます。
これはもう止めましょう。
そして、「さん」が付いていないからといって「失礼だな！」と思うのは止めましょう（そんな人はいませんよね）。
「さん」を入力するのに1秒かかり、1日に10回メンションしたとして10秒。1月に換算すると200秒、年間で2,400秒（40分）の節約になります。
というのは大げさですが、ワーク・ライフ・バランスの実現のためには、そういった「些細な無駄のカット」が必要です。

テキストコミュニケーションのまとめ

こうしてルールをまとめていくと、クリエイティブワークにも通じるものが
たくさんあることがわかるのでは？
「伝える」を大切にしているエディマートだからこそ、ふだんの業務から「伝える」ことを意識してください。
なお、社外コミュニケーションにも共通する部分はあると思いますが、このルールはあくまでも「社内用」です。
いきなりお客様に絵文字を乱発するなどはやめるように！

本件については、kintoneのルールブックにも記載しておきました。
運用は2021年9月21日からとします。