やることの取捨選択・断捨離が必要

今日のChatGPT4.0
　　Model: GPT-4　の2023年5月16日のご回答

槌田博

やるべきことが沢山あって、やれることの時間的制約が絶対的な今、やることの取捨選択・断捨離が必要な状態です。

ChatGPT4.0

あなたの現状を理解しました。多くのタスクがあり、時間が限られているため、どのタスクを優先するか決定しなければならない状況ですね。以下に、そのような状況で役立つかもしれないいくつかのアドバイスを提供します。

優先順位を決める: タスクの重要性と緊急性を評価して、それぞれの優先順位を決めます。このためには「アイゼンハワーボックス」が有用で、タスクを「緊急かつ重要」、「重要だが緊急でない」、「緊急だが重要でない」、「緊急でも重要でもない」の4つに分けることができます。

タスクを具体的にする: 「レポートを書く」というタスクは大きすぎて、どこから手をつけるべきか分かりにくいかもしれません。それを「トピックを決める」、「リサーチする」、「下書きを作成する」、「見直しをする」などの小さなステップに分けると、進めやすくなります。

スケジュールを作成する: タスクの優先順位が決まったら、それらをスケジュールに落とし込みます。タスクに必要な時間を見積もり、それを日々のスケジュールに組み込むことで、具体的に何をいつ行うかが明確になり、タスクが管理しやすくなります。

ノーと言う勇気を持つ: すべてのタスクをこなすことが不可能な場合、いくつかのタスクを断る必要があります。これは難しいかもしれませんが、自分の時間とエネルギーは限られているため、最も重要なタスクに集中することが必要です。

これらのアドバイスが、あなたのタスク管理に役立つことを願っています。

アイゼンハワーボックス

ChatGPT4.0

アイゼンハワーボックスは、タスクの優先順位を評価するためのシンプルなツールで、その名前は元アメリカ大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーから名付けられています。彼はこの原則を用いて、タスクの優先順位を決定し、効率的に時間を管理していました。

アイゼンハワーボックスは2x2のマトリックスで、以下のように構成されています。
　　　　------------------------------------------------------
　　　　重要かつ緊急　　　 |　重要だが緊急でない
　　　　-----------------------|-------------------------------
　　　　緊急だが重要でない | 　緊急でも重要でもない
　　　　-------------------------------------------------------

• 重要かつ緊急: これらのタスクは直ちに行うべきもので、遅れると問題を引き起こす可能性があります。例えば、締め切りが迫ったプロジェクトや、急な問題の対応などがこれに当たります。

• 重要だが緊急でない: これらのタスクは計画的に行うべきもので、即座に行う必要はないものの、長期的な目標に対して重要な影響を与えます。例えば、自己啓発のための学習や、将来のプロジェクトの計画などがこれに当たります。

• 緊急だが重要でない: これらのタスクは他人に委託するか、適宜処理するべきもので、自分自身が直ちに対応する必要はないものです。例えば、一部の電子メールの返信や、会議のスケジューリングなどがこれに当たります。

• 緊急でも重要でもない: これらのタスクは無視するか、可能な限り少ない時間を使うべきもので、重要なタスクに時間を奪われるべきではありません。例えば、SNSのチェックや、不要なミーティングなどがこれに当たります。

このツールを使って、タスクを適切に分類し、それぞれのタスクに適切な時間とエネルギーを割くことができます。

槌田のまとめ

重要でない仕事を以下に減らしていくのか、それが大切ってこと。
「断る勇気」が最も大切ですが、最も難しかったりする。

「断らない人間関係」のなかに「有益なご紹介」があったりもする。