Excel管理がダメな理由5選
こんにちは、ゴリラです。
私はプログラマー歴10年超の経験を持ち、これまで社外CTOとして多数のDXプロジェクトに携わってきました。
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前回は、UI/UXの重要性について記事を書きました。
この記事では、ExcelがDXの弊害になることについて触れています。
しかし、前回も言ったように、Excelといえば日本人のエディター。
なので、「そもそもなんでExcelで管理しちゃダメなの？」と思っている日本人が5,000万人ぐらいいるのではないでしょうか。
そこで、今日は「Excel管理がダメな理由5選」というテーマでお伝えしたいと思います。
1. スマホで扱えないから
これは一番シンプルな理由で、みなさんもすぐに分かるでしょう。
Excelは主にデスクトップPCでの使用を前提としています。
しかし、現代はモバイルファーストの時代。
営業担当者が外出先で顧客データにアクセスしたり、工場の作業員が現場で在庫をチェックしたりする場面が増えています。
Excelだとこうしたモバイル環境での柔軟な対応が難しく、リアルタイムでのデータ更新や意思決定が遅れがちになってしまいます。
余談ですが、下記の記事で紹介したAsanaは、モバイルアプリの使い勝手もめちゃめちゃ良いです。
やっぱりAsanaは素晴らしい。
2. データが分断してしまい、分析できなくなるから
あなたの会社では、部署ごとにExcelでマスターデータを管理していませんか？
営業部門の売上データ、人事部門の従業員データ、経理部門の財務データがそれぞれ別々のExcelファイルで管理されていると、これらを横断的に分析することが困難になります。
DXの重要な要素の一つは、データを一元管理することでしたね。
分断されたExcelでのデータ管理では、瞬時に分析するのが難しくなります。
例えば「どの従業員がどの顧客にどれだけの売上を上げているか」など。
Excelファイルが増えれば増えるほど、データドリブンな組織づくりの妨げになってしまいます。
3. リアルタイム性がなくなるから
あなたの会社では、計数を集計するという仕事に時間をかけていませんか？
Excelファイルは、データの更新がリアルタイムで他のメンバーに共有できません。
例えば、ある支店で売上データを更新しても、本社ですぐにその情報を把握することはできません。
DXをすれば、この集計作業をする必要がなくなり、ビジネスのスピードが上がります。
リアルタイムでデータが共有されないExcel管理では、迅速な意思決定や対応が難しくなり、ビジネスチャンスを逃す可能性が高まります。
4. バージョン管理ができないから
あなたの会社では、意味不明なExcelが乱立していませんか？
複数の人がExcelファイルを編集する場合、「誰が」「いつ」「どの部分を」変更したのかを追跡するのは非常に困難です。
最新版がどれなのか分からなくなったり、重要な変更が上書きされてしまったりするリスクがあります。
よくネタになるのが下記画像のような「どのファイルが最新かわかんねーよ！」いうやつ。
DXをすれば、こういった管理コストも劇的に下げることができます。
きちんとしたバージョン管理ができないExcel管理では、データの信頼性が損なわれ、適切な意思決定を妨げる可能性があります。
5. 自動化が制限されるから
あなたの会社では、ゴリゴリにマクロが組まれて解読不能なExcelが存在していませんか？
Excelにもマクロ機能があり、自動化はできます。
しかし、他のシステムとの連携や複雑な自動化プロセスの構築には限界があります。
例えば、Webサイトからの問い合わせデータを自動で取り込み、担当者にタスクを割り当て、フォローアップのメールを自動送信する、といった一連の流れをExcelだけで実現するのは困難です。
DXの重要な側面は、ルーチンワークを自動化して人間がより価値の高い業務に集中できるようにすること。
Excel管理では、この自動化の範囲が大きく制限されてしまいます。
さいごに
最後までお読みいただきありがとうございました。
身近な例をたくさん挙げたので、一定の社会人経験のある方は共感してくれた方が多いのではないかと思います。
次回もまた、具体的なDXなどについて共有していきます。
さて、さいごに宣伝させてください。
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