【全事業者必見！】超万能仕事ツールNotionについて解説
１：はじめに
多機能かつ柔軟性の高い仕事ツールとして、ますます注目を集めているNotion。 本記事では、そのNotionの魅力とその可能性について解説していきます。 まだ活用していない方で、仕事の効率化や情報整理に興味を持って下さっている全事業者に参考にしていただければと思います！
今回は、Notionが初めての方のための記事です。今後中級編や上級編と事例なども交えながら紹介していこうと思いますので、業務効率化興味ある方は引き続き楽しみにしていてください。
２：超万能ツールNotionでできること
Notionは、多くの機能を持ち合わせていることもあり、多くの方から「結局のところなにができるの？」と質問されることがあります。
以下では、その代表的な機能・役割について紹介していきます。
２−１：タスク管理とプロジェクト管理
シンプルなタスクリストから複雑なプロジェクト管理まで、膨大なニーズに対応が可能です。タスクの追加、期限の設定、進捗の追跡など簡単に更新することができ把握することが可能で、プロジェクトの進みがスムーズになります。
上記のようなシンプルな見た目で管理把握することができるのですが、見た目もテーブル型や、ボード型、カレンダー型など自分の管理しやすいものや、その時何を重要視したいかで設定を変更することができます。
自分の把握はもちろん叶いますが、チーム利用もおすすめです。
メンバーのタスク状況（その進捗やステータス）も会話せずとも理解できるようになり、コミュニケーションコストを削減することができます。
２−２ ：ノートとドキュメント作成
MTGの議事録や、新規メニュー開発のメモ、ノウハウ＆ナレッジ保管などのメモやドキュメント作成にも適しています。
上記のように、リッチテキストエディタ（HTML等のコードがなくても文字の色を変換したり、大きくしたり装飾が可能な機能）を使用して、文章をスタイリッシュに整形し、図や表を挿入することができます。
また、必要な情報へのアクセスも容易に紐つけることができるので関係書類等の行き来が簡単です。
２−３：カレンダーとスケジュール管理
個人のスケジュール管理はもちろんですが、チームの予定調整にも適しています！ 重要なイベントやミーティングを一元管理し、チーム内の動きがスムーズになります。
これまで『Googleカレンダー利用している』というユーザーも多いかと思いますが、NotionはGoogleカレンダーとの連携が可能になっております。
※通常の埋め込むだけだと、Notion内での編集は不可能なんですが、『Todoist』というツールを間に挟むことでNotion内でGoogleカレンダーの編集も可能にしてくれます。
２−４：データベースと情報整理
これまで記載してきたNotionでできること（タスク管理、スケジュール管理、メモ、日報、スケジュール管理etc,,,）の根本になるのが、Notionの最も魅力的な機能の一つ、データベースです。
このデータベースの機能を活用し、自分だけの（自社だけの）社内管理体制を整えていきます。
下記のように自由にカスタマイズも加えられるので、ぜひ参考にしてみてください。
紙で管理しているものや、色々なツール（スプレッドシート・ドキュメント、ToDoアプリなど）を行き来して管理していたものを、一元管理できるだけでなく、自由度も高い・シンプルで使いやすいというのが、多くの事業者様にとって神ツールとして呼ばれる理由です。
３広範囲な利用シーン
全事業者様必見とタイトルにもあるとおり、Notionは個人事業主から大規模な組織まで、あらゆる利用シーンで活躍しています。
今回は、それぞれどういう理由で活用しているかなどご紹介していきたいと思います。 細かいユースケースなどは今後参考になるように、ご紹介していこうと思いますが、まずは業務効率化の可能性に気づいていただければと思います。
３−１：個人事業主の業務効率化
個人事業主は、Notionをタスクやプロジェクトの管理、クライアント情報の整理（案件管理）などを効率的に行うことを目的としてよくご相談を受けます。
使いこなしてくると、SNSに投稿する内容をストックし、カレンダー機能を活用し、SNS広報管理している方もいらっしゃいます！
３−２：組織の業務効率化
個人事業主だけでなく、チームや組織の場合にもNotionは強力に効果を発揮します。
個人だけの管理ではなく、上長によるプロジェクトの進捗状況の管理を行うことで、漏れなく推進を可能にする＋誰が今何をおこなっているのかタイムリーに可視化できるためスムーズにプロジェクトが推進できるというので喜ばれます。
ナレッジやノウハウの共有＆ストックもできるため、マニュアル管理等も作り新人及び従業員の教育もNotionで叶えております。（飲食店では、メニュー管理（新メニュー開発）というご要望も多いです）
3-3：教育機関や医療機関での活用
個人的にびっくりしたこれまでの事例でいうと、教育機関と医療機関です。
教育機関であれば、授業の管理＋授業中の問題や宿題をNotion AIを活用し、自動作成等を行うことで教師の負担軽減を叶えたりしております。
※ Notion AIの話はまた今度触れさせていただきます!!
医療機関であれば、治療カルテ等をNotionで作成し、「いつどんな治療を施したのか」など管理する体制を整えたりしております。
4：始める上での注意点
多機能で多くのことができ、多くの利用シーンがありますがNotion の活用を始める際に留意すべきポイントがありますので以下を大切に導入してみてください。
・計画的な導入が重要
効果的に活用するためには最初に、Notionで管理したいことや、どんな目的で扱っていきたいかなどの全体の設計を行うことが大切です。
・ワークフローの見直し
目的に合わせて、従来の業務フローを見直すことも重要です。
これまで扱ってこなかったツールの導入でよくある失敗が、新ツール試みて活用している人と従来ツール活用する人が混同し、より管理がしにくくなってしまうというものです。
ワークフローを取り決めて、業務フローの一部として浸透させていきましょう。
・新機能を追う
Notionは、随時新機能をかなりのスピード感でだしています。（先程のNotion AIなんかもその一つです。）
導入して終わりではなく、新機能や様々な活用事例などを追い、どうしたらもっと管理が楽になるのかを模索していきましょう。
5最後に
まずは、ここまで読んでくださりありがとうございます。
これまで記載してきた通り、Notionは、その多様な機能と柔軟性によって、仕事の効率化や情報管理の改善を実現する優れたツールで、幅広いシーンで力になってくれるものです。
ですが、それを扱うのは「ヒト」です。
使う目的や、導入後の事業への浸透具合、継続的な学習次第で効果は非常に変動してきます。
まずは、これを機にNotionへの理解を深めるきっかけや、事業の効率化を考えるきっかけになって頂けたら幸いです。
「勿体ない」を見直し、そこでNotionのパワーを最大限に引き出し、事業の価値を上げていきましょう。
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