最近よく使う英語ビジネスメールの表現

留学してからかなり英語ビジネスメール力がアップした気がするので、最近意識していることをまとめたいと思います。ライティング、交渉術、プレゼンテーション、など様々な授業の学びを取り入れながら、そして何よりも何通も書いたり読んだりすることで少しずつ上手くなったと思うので、練習あるのみです！！

コツはとにかく短く、単刀直入に、相手をほっこりさせるor笑わせる要素を入れる。シチュエーションごとにいくつか例文を載せます。後半につれて解説が雑になるのはご容赦ください。ちなみに私は留学前は言語関係なくビジネスメールをほとんど書くことがない職種だったので、お恥ずかしながら当たり前だよ・・・ということも多いかもしれません。また、西海岸の大学院生という立場からよく使う表現を書いているので、業種や地域によってはカジュアルすぎる場合もあるかと思います。適宜参考になるところだけお使いいただけると嬉しいです！

オープニング：「平素よりお世話になっております」は禁止！？

日本語で良くある「お世話になっております」に該当するような "I hope this email finds you well"や"I hope you are well"は絶対禁止と某ライティングの授業で教わりました。。良くに見るので本当かなあ！？と思いつつ、たしかにせっかくならもっと中身がある表現で始めた方が返信率が上がるのかもしれませんね。他に良いオープニングが思いつかなければ普通に使っています。以下その他便利な表現です。

〇初めてメールする人

無難系
"My name is xxx and I am a (役職) at (会社名・学校名)" 
と普通に始めることもよくあります。

紹介系
"I received your contact from xxx" 
"I heard great things about you from xxx"
"xxx recommended that I contact you"
誰の紹介か明示するとなるほどxxxさんの知り合いなら返事せねば、という気持ちになりますね。可能であればそのxxxさんにccに入れてもらい紹介してもらった方がベターかもしれませんが。

褒める系
"I was fascinated by your article/work in ..., espeically ..."
のように相手の仕事や読んだ記事を「かなり具体的に」褒める。特に初めてメールする人にはこの人は私の仕事をかなり見てくれていて興味を持ってくれている！と思わせる必要があるのでありきたりな感想ではなくマイナーめな深いコメントや、自分のバックグランドやメールしている理由に関係があるほど良いです。

バーチャル編
"Nice to e-meet you!" 
最近はバーチャルで会うことも増えてきましたし、メール越しのみで紹介されたときによく使います。

〇すでに関係がある人：
"Thank you so much for the conversation at .... I very much enjoyed learning about ... from you"
"It was great catching up with you about ... the other day!" 
"I wanted to follow-up on a few things we discussed at ..." 
ミーティングなりイベントなり会った時の会話についてなにか触れると思い出しやすくて良いですよね。最初のvery much enjoyedはなんとなくenjoyed xx very muchより更に良さが強調できる気がします。他の人が書いた文の様々な表現でもvery muchを後ではなく先に持ってくることは良くあり、私だけかもしれませんがなんとなくより強調されて伝わってくる印象です。

〇番外編
”Moving you to bcc to spare your inbox"
これは見た時にこれまでで一番感動した表現かもしれません。なんて爽やかにbccに移行できるんだ・・・！と目から鱗でそれ以来真似しています。

返事を催促したいとき：思ったより直球で大丈夫

英語に慣れないときは失礼かなと思いあまり直球に期限まで設定できなかったのですが、なんだか色々な人の話を総合すると意外と大丈夫な気がしてきました。

〇直球版
"When could we expect to get a response about ...?"
"When could we expect an update about ...?"
具体的に期限を聞く方が、どうなってる？と漠然と聞くより有効と教わりましたし、実際こうした方が相手にも「あ、やばい、これに取り掛からないと！」と思ってもらえるのか返信がくるのを感じています。

〇やんわり版
"I'm emailing to check in on ..."
"I wanted to see how ... is going on your end" 
できれば上の具体的に日程を問う方が有効だとは感じているのですが、そこまでアグレッシブに書きたくないときは、「あの案件はどうなってる？」というこのマイルドな表現が便利です。

〇さらに期限が迫っていて早く返信が欲しいとき版
"We understand that you are very busy, but we would appreciate your response about ... by (具体的な日付) so that we could (なぜ早く返事が必要か)"
意外と素直に理由を述べたら相手も申し訳ないなと思ってくれて返事くれたりします。

自分が相手を待たせて申し訳ないなというとき：謝罪より御礼

〇待ってくれてありがとう版
"Thank you for your patience as we figure out ..."
"I appreciate you patience as we navigate ..."
"Thank you so much for your patience as we discuss ... internally"
"I want to share my sincere gratitude for your patience as we work for an answer for ..."
待たせてごめんなさいというより、待ってくれてありがとうという方がややポジティブな書き方で気持ちが良いかなと思います（とライティングの先生に言われました←

〇いつまで待たせそうか伝えたい版
"We will make sure to circle back on ... after we figure out ... by (大体の日程)"
最近circle backという表現にはまっています。色々とぐるぐる検討することがあるけどちゃんとこの話題に戻ってくるからね、という意味ですね。

〇とりあえず謝る版
"Apologies for the frustration as we work hard for an answer for ..."
解決している間お待たせして迷惑かけてごめんなさいという感じ。謝りつつ返事できるように頑張っていることは伝えたい。

ぱっと情報共有したいとき
"I just wanted to drop an update on ..." 
"I'm happy to provide some more context around ..." 

情報共有をお願いしたいとき
"Would you be able to give us an update on ...?"
"Would you be able to provide more context around ...?"
"Would you be able to provide more color on ...?"
"We'd love to learn more about ... so that we can ...(目的)" 
"We would appreciate more information on ..." 

特に面白い解説はないのですが、強いていうならprovide more colorやprovide more contextは最近学んだ表現で、ちょっとかっこ良い気がしてつい使ってしまいます。

少し言いにくい本音について書くとき：ストレートな表現が多い言語でやんわり書くのは難しい・・・

〇ぶっちゃけたい版
 "Because I want to be fair and transparent with you, ...." 
爆弾の前には前置きが大事ですね・・

〇答えられない質問をされた版
"I do know that A is B, but we unfortunately do not have an answer to ..."
とりあえずわかっていることを書いて回避・・・
I "DO" knowと強調するのが重要ですね・・わかっていることが特になくて純粋にわかりませんと言いたい場合は後半だけ使っても良いと思います。

〇懸念事項について聞きたいとき
"... sounds like a great opportunity, but I am a little concerned about ...."
"The only thing that concerns me is..." 
"I am a little hesitant about pursuing this because of ..." 
長所の後に懸念点を。さらにそのあとに" Would you have any thoughts on this?"等相手の見解を聞く文言をと付け加えるとさらに柔らかくなる気がします。

〇逆に言いにくいことを言ってくれて御礼したいとき
"We really appreciate your honesty (transparency) with ..." 

お願い事をしたいとき/仕事を進める具体内容について

〇一緒に仕事出来て嬉しい系
" We are so excited to be working on ... with you" 
"Our team is so excited about ... and hope that this works out well for you"
"We are so excited for you could be part of this initiative" 
"We would be so delighted to have you join us in working on ..."  

〇やや難色を示されていたり不安要素もあるけど一緒に仕事したいとき
"We continue to be excited about the success of ... as we move forward"
"We continue to believe your team would be the greatest fit for ..." 
continueが便利です。

〇丁寧にお願いする
"For (目的), it would really help us if your team could kindly ..."
"We would be more than thankful if you could please ..."
（書いてみましたが普通過ぎる表現でした）

〇期限を確認する
"We hope to finish/get an answer/reach a conclusion by (日付). Would this timeline work for your team?" 
このタイムラインについての文言は友達が使っていて良いなと思ったので盗みました・・！

最後の締めに便利な表現：今後ともよろしくお願いいたしますという万能表現が英語にはなくて辛い

〇今後ともよろしくお願いします系
"We are looking forward to continuing the conversation"  
continue the conversationという表現、かなり便利ではまっています。話がうまくいっていて今後の展開・関係・仕事も楽しみにしているよという時も、今回の話はうまく行かなかったけど今後ともよろしくねと伝えるときにも、使えます。あとは学生的には、面接後の御礼メールの最後にもアグレッシブになりすぎず良い返事を待っています！！と伝えるのにちょうど良いです。

"I am confident that we can ... together"
一緒に頑張りましょう＆今後ともよろしくという感じでしょうか。

"I look forward to connecting (in/on + 日時や時期)"
Let's connect in (時期)と言ってもいいのですがなんとなくこっちの方が丁寧な気がして、また来週/〇月によろしくお願いします的な意味で使っています。

〇ギブアンドテイク系
"We'd be happy to do (自分がやってあげること） if (相手にやってほしいこと)" 
"We can offer ... in return if this is helpful for you"
何かお願いしたときに代わりに向こうにもメリットを提示したいときに便利

〇ご質問等ありましたらご連絡ください系 "We are more than happy to answer any questions or hop on a call to discuss further"
hop on a callという表現は友達が使っていてなんとなく連絡を取るハードルがやや下がる印象を受けたので、盗みました (笑) 

＊余談
I'd be happy to~という表現も何かと便利です。別に～してもいいよ！という軽い気持ちが主な用法なのですが、「めちゃくちゃ～やりたい！」と思っているけどアグレッシブには聞こえたくない、という時まで応用力が高めです。

〇御礼系
"Thank you so much for considering" 
ご検討いただきますようよろしくお願いいたします的な意味で使っています。よく公共トイレに書いてある「綺麗に使っていただきありがとうございます」のように、先に御礼をしてき検討せざるを得なくする感じですね(笑)

"Thank you so much for coordinating"
ミーティング調整などお願いしているときの御礼

"Thank you so much for being flexible!" 
柔軟に予定調整してもらったり、直前に予定変更をお願いした御礼

〇番外編
"Happy holidays" "Happy Thanksgiving" "Happy Friday" "Have a great weekend"
など、ありがちですがとりあえず季節感や金曜日についてコメントするといい感じにほっこり締まります。相手も週末や休暇で休む前提で考えると、むしろ休暇だよね返事は急がないからね的な意味合いも含んでいる気がしているのですがどうなんでしょうか。ちなみに相手もスポーツ好きだったり特定のチームのファンだとわかっている場合だと、psでアメフトやバスケ等の話を盛り込むと喜ばれるそうです。（私はスポーツに詳しくないので使ったことはないですが。。涙）

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書き始めたら楽しくなってしまい長くなってしまいました。。
私もこれからも色々と書いたり見たりしながらもっと上手くなりたいと思うので、また思いついたら書きます。誰かの参考になりますように！！他の良い表現があればぜひぜひ教えてください。

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