【コミュニケーションの新時代】Larkチャットの優れた機能
Larkのメッセージ機能で使用できるのが、Larkチャット。Larkチャットは業務効率向上に役立つ多くの機能が提供されており、コミュニケーションの円滑化だけでなく、メッセージの分類・整理など、業務の重要な部分に集中しやすい環境を整えることができます。
⒈グループの作成と履歴確認
・グループの作成
メンバーであれば誰でも気軽にグループを作成することができます。
グループはメンバーを選択して新しく作成する方法と、既存の個人チャットに他のメンバーを招待する方法があります。後者の方法では、後から参加したメンバーもこれまでの履歴を閲覧できます。
また、外部連絡先を含んだ外部グループを作成することも可能。こちらの機能を活用すると法人を跨いだ共同作業を行うことができます。
・チャットの履歴確認
先ほどもお伝えした通り、既存のグループに参加した場合はこれまでのチャット履歴を確認することができます。引き継ぎの時間なども短縮できるため、仕事の効率化にも繋がります。また、過去のチャット内の履歴の閲覧制限も無制限のため履歴が消える心配もありません。
⒉メッセージの送受信
・特定のメッセージへの返信
Lark のチャットでは、返信機能を使って関連のある会話のみをまとめて表示できるので、履歴をたどる時にも他のメッセージが間に挟まれず確認することができます。この機能を活用すれば、複数の会話が混ざり合った際に見落とす心配がありません。
・絵文字を使ったクイック返信
「OK」「了解」などの簡単な返答の際に使えるのが、絵文字を使ったクイック返信。下記のようにユニークな絵文字が揃っているのでグループ間の雰囲気もよりリラックスしたものにできます。
・メッセージの既読と未読
Larkではメッセージの既読と未読が簡単に確認可能です。状態を確認できる小さな丸いアイコンが吹き出しの横に表示されます。グループチャットの場合は、グループメンバーのうち誰が既読で、誰が未読かも確認できるため、安心してチャットを送ることができます。
・緊急連絡
緊急のメッセージを相手に急いで確認してもらいたい場合、緊急連絡機能を使うことで、Lark アプリ内で緊急連絡を送信することができます。これによって急ぎの仕事もスムーズに進めることができます。
・メッセージの自動翻訳
Larkではワンクリックで翻訳が可能。今まで翻訳アプリを使用していた方も大幅な時間短縮に繋がります。翻訳可能な言語は日本語、英語、中国語（簡体字）、中国語（繁体字）、タイ語、インドネシア語、ヒンディー語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、韓国語、ロシア語、ポルトガル語、ベトナム語、イタリア語、アラビア語、ポーランド語の計 17 種類と幅広い言語に対応しています。
毎回翻訳ツールを使っていませんか？
— 新時代のDXツール「Lark」 @CEO HiroShi (@CeoHiroShi) November 20, 2023
Larkチャットのリアルタイム翻訳機能を活用すれば、言語の障壁を感じずにコミュニケーションが可能です☺️ pic.twitter.com/ObzrZLioGG
⒊チャットの整理
・トップに固定
大切なチャットの内容などは固定機能を活用しましょう。トップに固定するとチャット一覧のトップに固定することができます。
・チャットやメッセージにフラグをつける
受信した内容に返信する時間がない時はフラグ機能を活用しましょう。フラグをつけると赤い旗マークがつくので、後ほど確認しやすくなります。
・「取り込み中」ステータス
会議中や打ち合わせの際は、「取り込み中」ステータスが便利。こちらを設定している時間は通知がミュートになるためチャットの通知が鳴ることがなくなります。※緊急連絡・ビデオ通話・音声通話は通知が来ます。
⒋重要な情報の管理
・「お気に入り」機能
自分にとって大切な情報は、お気に入りに追加しておくことができます。お気に入りに追加した情報はいつでも確認可能なので自分だけのフォルダを作成することができます。
・情報を検索する
連絡先、グループ、チャット履歴、Docs、予定などさまざまな情報がチャット画面から検索可能です。つい探したい履歴を見失っても簡単に見つけることができるため仕事の効率化に繋がります。
必ずマスターしたいテクニック
クイック返信 - シンプルな返信で、無駄なスクロールを減らせます。
リッチテキスト形式のメッセージ - 情報をまとめることで、コミュニケーション効率が上がります。
緊急連絡 - 急ぎのメッセージをすばやく届けられます。
ピン留め - 重要なメッセージを埋もれさせず、いつでも確認可能にします。
メッセージの自動翻訳 - 言語の違う相手とも、ストレスフリーで会話できます。
通知をミュート - 気を散らす通知をオフにして、業務に専念できます。
ここまでLarkチャットの便利な機能をザッと説明しましたが、
特にもLarkが推奨している上記のテクニックをマスターできれば、仕事の効率が大幅に上がりそうです。
メッセージ機能はLarkでは必要不可欠な機能ですので社内で共有して有意義に活用してみてください。
