仕事を早く終わらせるトップ5％社員の6つの特徴【「残業沼」脱出、AI分析でわかった時短術No.09】

「時間がない」
「今日も仕事が終わらない」
多くのビジネスパーソンが抜け出せずに苦しむ「残業沼」。
このマガジンでは、シリーズ累計15万部突破の『AI分析でわかった トップ5%社員の習慣』『AI分析でわかった トップ5%リーダーの習慣』著者の越川 慎司氏に、残業沼から脱出する方法を学んでいく。

AI分析でわかった トップ5%社員の習慣

AI分析でわかった トップ5%リーダーの習慣

※記事中の用語説明
5%社員＝各社で人事評価上位5%の社員
95%社員＝5%社員以外の一般社員

仕事を早く終わらせるトップ5％社員の6つの特徴

①仕事を受けてから初動までが早い

5％社員の決定的な特異点は、初動が圧倒的に早いことです。仕事を受けてから間髪入れずにすぐスタートします。

②相手（上司や顧客など）とアウトプットのイメージを合わせる

初動が早い5％社員ですが、いきなり手を動かして作業するのではなく、アウトプットのイメージを明確にします。
5％社員は、アウトプットの品質に齟齬があると修正に時間がかかり、評価されないと考えているからです。
たとえば設計図面であれば、提出者に質問をして完成イメージを合わせてから実作業に入ります。

③ゴールから逆算して必要最低限のプロセスを決める

納品先の相手とイメージが合ったら、期限から逆算して必要最低限のプロセスを組みます。いつまでに〇〇を終えておく、といった手順をつくっていたのです。

④プロセスにおける作業を小分け（細分化）

プロセスが明確になったら、作業を細切れ（細分化）して、隙間時間や移動時間でも処理できるようにしていました。
5％社員は、このようにして仕事の準備を整えています。

⑤長時間連続作業をせず、こまめに休憩する

ゴールとプロセスがクリアになったら、集中力を維持して作業をします。ゾーンに入るような感覚で神経を研ぎ澄まし、質の高い仕事を短時間でこなしていきます。
そして、集中力を維持するために、それを邪魔する要素を絶ちます。イライラせず、また深く悩まず集中した時間を継続させていました。
また集中した時間を何度も持てるように、95％社員よりも頻度多く休憩を入れていました。

⑥期限より少し早く完了させて、次の仕事の初動も早い

5％社員は、仕事を期限ギリギリで終わらせるのではなく、時間に少し余裕を持たせて完了させます。期限ギリギリで仕上げようとすると、チェック時間を十分に設けることができず、作業ミスを見逃してしまうからです。
また、期限直前で体力と集中力を使い切ってしまうと、次の仕事に取りかかるのが遅れてしまうからです。
5％社員は、複数のタスクを抱えていますが、同時に進めるのではなく、それらを一つずつこなしていきます。一見非効率に思える進め方ですが、一つの仕事を完了させてから次の仕事に移るときの切り替えスピードが非常に早いため、効率よく仕事が進んでいきます。
この切り替えスピードを落とさないために、5％社員は期限に余裕を持って仕事を終えるようにしているのです。

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シリーズ第3作、『AI分析でわかった トップ5%社員の時間術』が5/27日から発売開始しました！
このマガジンを読んで少しでも興味を持った方は是非読んでみてください。

AI分析でわかった トップ5%社員の時間術

目次

第1章：なぜ、24時間があっという間なのか？
94％の人が「時間がない」と感じている
74％の人が「働き方改革＝残業削減」に反対してい
67％の人が「残業が多いのは上司のせいだ」と感じている
53％の人が「効果より効率を上げよう」と考えている
45％の人が「努力で何とかなる」と思っている

第2章：よかれと思ってやってしまう逆効果の時間術
「しっかり管理すればしっかり成果が出る」と信じている
「仕事効率は才能で決まる」と思っている
「重要そうな情報を集めたほうがいい」と思っている
「とりあえずショートカットキー」と思っている
「自分の経験と知識で考えよう」と思っている
［ Column ］ 5％ 社員は英語を勉強しない

第3章：95％の人が知らない5％社員の意外な時間術
ランチをとらない
積極的に「ため息」をつく
「ローリスクローリターン」を積み重ねる
情報収集の時間は一日5分以内
作業途中でも一度手を止める
時間の余裕は、気持ちの余裕からつくる
「情報」は「洞察」に変えないと人を動かせない
メンバーを巻き込んで早く作業を終わらせる
やる気が削がれることは仕事から排除する
机の上に飲み物を置かない
贅沢キーボードで時短する
「ちょっと外出」で生産性を上げる
［ Column ］ ５ ％ 社員がカバンと靴に投資する理由

第4章：残業沼から抜け出す「ちょいスイッチＡＢＣ」
95％社員と５％社員は何が違うのか？ 
トップ５％社員の６つの特異点
トップ５％社員の時間術を「ちょいスイッチＡＢＣ」で再現する
ちょいスイッチＡ（Accept） 過去の浪費を受け入れる
ちょいスイッチＢ（Build） 行動を早め、継続する仕組みをつくる
ちょいスイッチＣ（Concentrate&Continue） 集中して継続する

第5章：残業沼から抜け出す 「ちょいスイッチＡＢＣ」を実践！
ちょいスイッチＡ「過去の浪費を受け入れる」を実践
作業時間と思考時間を分ける/アウトプットを先にする/時間の使い方を計画ではなく企画する/成功確率アップより失敗確率ダウンを目指す
ちょいスイッチＢ「行動を早め、継続する仕組みをつくる」を実践
すぐに作業できる状態を整える/「やめること」を決める/やめる基準の「チェックポイント」をつくる/メモのすごい効能を日常に定着させる
ちょいスイッチＣ「集中して継続する」を実践
丁寧で遅い仕事をしない/「悩む心配する時間」を減らす/投資対効果を考えて、せっかちにならない/自己否定は「妄想」であることを知る
［ Column ］５％ 社員はなぜ野球よりラグビーが好きなのか

第6章：明日から定時で帰る「ちょいスイッチＡＢＣ」を押すトレーニング 個人編
時間管理
金曜に「大きな仕事」を２つ書き出す/45分単位で仕事をこなす/報酬を声に出して言う/「承認」される仕組みをつくる
自制心コントロール
アナログ時計で逆算思考を促す/行動目標と締め切りを周囲３人に宣言する/週に１回トイレ掃除をする
集中力アップ
ヘッドホンを活用する/通知設定を変える
インプット
文字を手書きする/音声入力をマスターする/自動校正を活用する/散歩しながら本を聴く/倍速再生機能を活用する
アプトプット
３秒の沈黙を避ける/３秒ジェスチャー３選

第7章：チームで時短する「ちょいスイッチＡＢＣ」を押すトレーニング 組織編
最強の巻き込み力
「フットインザドア」で依頼する/自走するチームが実践する５ルール/会議時短３アクション
誤解を避ける意思伝達
承認サンドイッチ作戦/上手に断る３つのテクニック/相づち＆共感コメント７選/相手のメリットを事前に５分考える
プロジェクト推進
１チーム５人で活動する/刺激し合う仕組みをつくる/逃げ道をつくっておく

あとがき

著者について

越川慎司(こしかわ・しんじ)
株式会社クロスリバー 代表取締役
株式会社レビルソーク 代表取締役
株式会社キャスター 執行役員
国内通信会社および外資系通信会社に勤務、ITベンチャーの起業を経て、2005年にマイクロソフトに入社。業務執行役員として最高品質責任者やPowerPointやExcelなどの事業責任者など歴任。2017年に改善活動のコンサルティング会社 株式会社クロスリバーを起業。ITをフル活用してメンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。
のべ800社以上に、ムダな時間を削減し社員の働きがいを上げながら”自分の時間”を増やしていく「働き方改革」の実行を支援。2018年から1000名以上のほぼ全員がフルリモートワークの株式会社キャスター執行役員と兼任。
著書18冊。『AI分析でわかった トップ5%社員の習慣』『AI分析でわかった トップ5%リーダーの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『科学的に正しいずるい資料作成術』(かんき出版)、『「普通」に見えるあの人がなぜすごい成果をあげるのか』(KADOKAWA)など。