Google Apps Scriptでフォルダ構造を簡単に複製する方法　毎年または毎月、同じフォルダ構造を新しく作り直す

Google Driveを利用していると、毎年または毎月、同じフォルダ構造を新しく作り直す必要があることはありませんか？そんなときに便利なのが、Google Apps Script (GAS) です。今回は、前期のフォルダ構造を新しいフォルダにコピーし、フォルダ名の数字部分を自動的に1つ追加する方法をご紹介します。

このGoogle Apps Script（GAS）を利用することが特に推奨されるユーザーのプロファイルは以下の通りです。

推奨されるユーザー

1. 中小企業の管理者:

   • 定期的に事業年度ごとにフォルダ構造を更新する必要がある企業。

   • 会計、財務、人事などの部門で同じフォルダ構造を毎年作成する必要がある場合。

2. 教育機関の担当者:

   • 学年度ごとに同じフォルダ構造を新しく作成する必要がある学校や大学の管理スタッフ。

   • 講義資料や学生の提出物の管理を効率化したい場合。

3. プロジェクトマネージャー:

   • プロジェクトごとに同じフォルダ構造を使うが、プロジェクトの開始ごとに新しいフォルダを作成する必要がある場合。

   • プロジェクトの年度ごとの資料管理をスムーズに行いたい場合。

4. 会計士および税理士:

   • クライアントごとに同じフォルダ構造を使用し、毎年新しいフォルダを作成する必要がある場合。

   • 過去の年度のデータを参照しつつ新しいフォルダ構造を簡単に作成したい場合。

5. 法律事務所のスタッフ:

   • クライアント案件ごとに同じフォルダ構造を使い、毎年または毎案件ごとに新しいフォルダを作成する必要がある場合。

   • 法務ドキュメントや証拠資料を効率的に管理したい場合。

6. クリエイティブエージェンシー:

   • クライアントプロジェクトごとに標準的なフォルダ構造を持ち、それを新しいプロジェクトごとに再利用する必要がある場合。

   • デザインファイルやマーケティング資料の管理を効率化したい場合。

利用のメリット

• 時間の節約: 手動でフォルダ構造を作成する手間が省けるため、他の重要な業務に集中できます。

• 正確性の向上: 人為的なミスを減らし、常に同じ構造を維持することで、ドキュメントの整理整頓がしやすくなります。

• 業務の効率化: 定期的なフォルダ作成作業を自動化することで、業務フロー全体の効率を向上させます。

このスクリプトを活用することで、上記のユーザーは日常の業務をより効率的に行うことができるでしょう。

必要な準備

1. Google Drive にアクセスし、前期のフォルダIDを確認します。

2. Google Apps Script のプロジェクトを作成します。

スクリプトの概要

以下のスクリプトを使用することで、前期フォルダの構造を新しいフォルダにコピーし、フォルダ名の数字部分を1つ増やすことができます。

以下にgasのプログラムと手順が記載されています。