【失敗しないイベント準備】

今日は、イベント準備のために必要な心構えのお話し。


準備①｜実施計画書を作る

イベントを進めるにあたって欠かせないものが「実施計画書」。

目的は、関係者との共通認識のすり合わせと、実施に向けた細かいイメージをあげていくためです。

項目としては、実施概要や運営体制、当日や前日のタイムスケジュール、各イベントの実施項目の詳細の落とし込み、スタッフなどの人員配置計画、サインなどのパネルの制作物、広報関連の制作物のまとめ、緊急時の対応、備品リストなどがあります。

準備②：進行スケジュールを作る

大事なのはスケジュールです。

実施日までに逆算して進行スケジュールを作成します。

できるだけ「いつまでに」「何を」「どうやって」決めるのかをイメージしてスケジュールを落とし込みます。

ギリギリではなく、少しだけ余裕を持った日程にすることがポイントです。

準備③：予算配分を決める

そして、最後に欠かせないのが「予算配分」です。

予算管理をしつつ、オーバーにならないように「何に」「どのくらい」の金額を振り分けるのかをしっかりすることが重要です。

予算を管理すれば、必然的に予算内でできることなどを考えやすくもなるし、後から「言った、言わない」という問題を防ぐことができるようになります。

ポイントは「解像度」をあげて何度もシミュレーションをすることです。

解像度を高めるということは、あらゆる視点であらゆることを何度も考えていくことが大切です。

「お客さんの目線」「運営者の目線」「イベントの目的を客観視」など細かく何度もシミュレーションすることで理解を深めます。

解像度を上げるために、「実施計画書」「進行シミュレーション」「予算配分」の３つの視点と準備がイベントの成功に近づく鍵になります。

以上になります。

少しでも誰かの役に立てたら嬉しいです。