差し込み印刷を使って学割証発行業務を効率化した記録
おくらほま。
みかわんわんです。
冒頭の「おくらほま」は挨拶として使っています。
前回はギアあつめの続きでテントと出遭う話を書きましたが、
今回は、差し込み印刷を使って学割証発行業務を効率化した話を書きます。
なぜかというと、かねてより効率化したい業務が今回、うまく効率化できたからです。
どんな業務なのか
学割証を一定数まとめて発行する業務です。
学割が必要な生徒は、Googleフォームで、学籍番号、氏名、乗車区間などを答えてきます。
学割証は↓こんな感じ↓のもので、それぞれの欄に必要事項を記入していく必要があります。
乗車区間、学年、氏名、年齢などは各生徒ごとに異なるので、それぞれ書き分けなければいけません。
学割証を書いた後は、「学割証発行記録」への転記が必要です。
書きあがった学割証は、生徒ごとに封筒に入れ、宛名シールを貼り、切手を貼付して、郵送します。
仮に手書きでこれらを行うとすると、
１カ所を平均3秒で書いたとして、１枚に30秒、往復で2枚60秒＝1分、生徒が50人いれば100枚で50分、手書きをしなければいけない計算になります。
さらに、「学割証発行記録」への転記も同じことを書き写さねばなりませんので、50分×2＝100分＝1時間40分、この業務に費やさねばなりません。
さらに、このあと、封入→宛名シール貼り→切手貼りの工程もあります。
使った機能
Wordの差し込み印刷です。
↑上↑の学割証に合うよう、ヨコ90ｍｍ、タテ120ｍｍのページを作り、
実際に印刷しながら印字位置を調整しました。
一番の懸念は、複合機にこの薄い用紙が通るかどうかでした。
学割証は用紙がコピー用紙よりも薄く、大きさも小さいので複合機の紙送りでうまく送られるか、紙詰まりしたり破れたりしないかを心配していました。
用紙設定で「薄い紙」の設定がなく、普通紙の設定で印刷したのですが、今回はこの設定で問題なく印字することができました。
「学割証発行記録」への転記は、Googleフォームの回答集計ファイルを、学割証発行記録の項目に合うよう、データを加工して印刷したので、手書きで書き写す必要はなくなりました。
使ってみてどうだったか
今回は小規模なイベントの学割証発行業務だったこともあり、学割証発行枚数は20枚程度でした。
印字位置の調整に30分ほど時間がかかりましたが、切手貼付までの全工程を1時間強で終えることができました。
今後、規模の大きなイベントでは印字位置の終わった状態で印刷から始められるので、手書きの時間に比べてどれだけ業務時間が短縮できるか、記録してみたいと思います。
感想
差し込み印刷は非常に便利な機能で、ほかの業務でも度々登場しますが、今回は規格外の小さな薄い紙にも複合機の紙送り機能が耐えたことが、差し込み印刷を使用可能にした一番のポイントだったと思います。
今後、大きな規模のイベントが控えていますが、枚数が増えることでどんな影響が出るのかたのしみです。
何より、ボールペンで100枚手書きをしなければならない仕事から解放されたと思うと、とてもうれしいです。るんるん。
と同時に、このような地道な作業があるからこそ日々の大きな業務が回っているのだ、と、地道な作業をしてくださる世の方々に頭が下がる思いです。
今回は以上です。
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