電子契約と電子帳簿保存法の改正
ご覧頂きありがとうございましす。
前回紹介した電子契約ですが、法改正され10月1日から施工させた「電子帳簿保存法」と、どう関係し、電子契約導入がなぜおススメなのかという記事になります。
電子帳簿保存法とは
1998年施行され、2005年、2015年、2016年に改正されました。
紙での保存が原則の税務関係書類をデータでの保存でも可能と認めた法律で所轄の税務署への申請や改ざん防止の措置など、手間も多くあります。
しかし、電子帳簿保存法第10条にある「電子取引」であれば、税務署への申請も不要です。
電子取引には、
◆電子契約データ
◆メールデータ
◆EDI取引
◆インターネットFAX
などがあります。
電子契約システムを導入するためのポイント
電子契約データは税務署への申請・タイムスタンプ付与なしでOK
◆紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子ファイル（PDF形式の契約書）に押印・署名（電子署名やタイムスタンプを付与）して契約を締結できる。
◆いままでは、データの改変を防ぐために、3日以内にタイムスタンプを付与し保存が必要でしたが、今回の法改正でデータの改変ができないものであれば、タイムスタンプも紙での保存もいらないということになります。
電子契約をすることで、これからのものは紙での保存が必要なくなります。
今後、重要な書類の電子化を進める際は、始めから電子契約を行うのがおススメです。
※電子契約や書類を電子保存する際には、どのように電子化をするのかマニュアルを備え付けなければならないので、利用する電子契約サービスの概要や操作方法が、誰にでも分かるような内容の説明書を用意する必要があります。
◆バックオフィスの業務改善につながる
契約締結までの工程を大幅に削減でき、印紙代も削減できるといったメリットの話は前回しました。下記にリンクを載せています。
電子契約の利用状況
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の調べでは、2019年
・電子契約を導入している/一部導入している企業は44.2％
・電子契約の作用を検討している企業は23.2％
・予定はない/わからないは32.6％
となっています。
2020年は、コロナや政府の脱ハンコの動きなどの影響もあって、さらに導入企業は増えると予想されます。
今検討しているという方は早めに導入を進める。また、予定がないといった方でも、この機会に検討してみるのも良いかと思います。
最後に代表的な電子契約サービスについて簡単なポイントと月額利用料を紹介します。
◆NINJA SIGN
Googleドキュメント形式でのアップロードが可能で、契約書の作成から締結まで、メールを使って完結できます。
有料プランは月額4,900円～、送信無制限となっています。
◆クラウドサイン
圧倒的な知名度を持ち、多くの企業が利用しています。
有料プランは月額10,000円～、1通200円となっています。
◆GMO電子印鑑Agree
国内シェアNo.1の電子認証局と直接連携しています。
政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接連携し、全世界で2500万枚の電子証明書を発行した実績があります。
有料プランは月額10,000円～、1通100円となっています。
◆BtoBプラットフォーム契約書
ワークフロー機能と連携可能で、社内申請・承認も電子化できます。
有料プランは月額10,000円～、1通50円となっています。
他にも様々なサービスがありますので、自身に合った内容で選ぶと良いかと思います。
選ぶ際のポイントなどわかないことがあれば遠慮なくご相談ください。
お時間頂きありがとうございました。
前回の記事はこちらです。
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