ビジネスチャット：Chatwork

ご覧いただきありがとうございます。
コロナ禍を乗り切るデジタルシフトの取り組みとして、前回取り上げたビジネスチャット比較に続き、今回もビジネスチャットについて記事にしました。

今回は、主な機能がどう良いのか、Chatworkを実際に使っている中で感じる、使い勝手なども記事にしたいと思います。

次のような悩みや課題はありませんか？
メールや電話の課題で、
・Cc/Bcc漏れにより報連相が二度手間になる
・過去のメール履歴をさかのぼりづらい
・電話対応で、作業をする時間が減ってしまうことも多い
・送受信できる添付ファイルの容量が少なく、大きなファイルが送れない

会議や訪問の課題として、
・会議が多い､時間がかかる
・重要な仕事をする時間が減ってしまう
・遠方のお客様を訪問するたびに移動時間がかかってしまう

一つでも当てはまりましたら、ビジネスチャットで解決できます！

「使い勝手の良さ」と「国産サービスでありセキュリティがしっかりしている」点が理由でChatworkを使用しています。

「仕事のコミュニケーションを円滑化するツール
　　　　　　　～社内・社外のやりとりをよりスムーズに～」

公式でもこのように紹介しています。

Chatwork

Chatworkの主な機能と良さ
〇グループチャットでコミュニケーションを最適化
グループチャットとは、LINEなどでいうところのグループでのやり取りです。

社内の特定のチームメンバーであったり、社内メンバーと特定のお客様とのやり取りをするためにグループを作成し、自分に必要なやり取りだけが把握できます。

LINEと違って、誤って投稿した場合でも編集・削除が可能ですので、安心して送信できます。
名前やキーワードなどで履歴検索ができ、自分が入っているすべてのグループから検索ができ、メールなどでは分かりにくかった、過去の履歴を簡単に探すことができます。

また、特定の発言に対する返信・引用も可能なため、「〇〇さんのこれについて〇〇なのですが～」といった、正確なコミュニケーションも可能です。
簡単な確認などがグループで行えるので、余計な会議やミーティングなども減りました。

以前は、社外とのやり取りは、簡単な確認でも電話やメールでしたが、チャットであれば、確認などが簡単に行え、無駄な時間の削減に繋がりました。

セキュリティもしっかりしているので、安心して使えます。

〇ファイル共有機能で手軽に一元管理
大容量のファイルでも簡単に共有することが可能です。
ワードやエクセル、画像ファイルなどをChatwork上で共有したり、googleドライブのファイルのアドレスを共有したりして使用しています。

共有されたファイルは、プレビューを使えば、その場で確認できますし、いつでもクラウドからダウンロードすることも可能です。

以前共有されたファイルでも、検索から探し出したり、過去のやり取りにも遡ってみることができるので、本当に簡単に使え便利です。

有料プランは、組織単位での1ユーザー（アカウント）あたり10Gのストレージ。10人での法人契約は、合わせて100Gのストレージが使えるといった具合でデータの容量は決まっています。

〇タスク管理機能で漏れをなくす
グループ内で、タスクを作成し管理が可能です。
担当者や期限を設けて管理できるので、タスクを見える化することができて、プロジェクトの進捗確認や、やり忘れや漏れなどを軽減できます。

完了通知機能もあり、終わったタスクは完了の通知が届きますので、完了の確認や報告の手間が省けます。

私は、マイチャット内で、自分のタスク管理としても使っています。

〇通話料無料でビデオ通話/音声通話
パソコンやスマートフォンを使ってビデオ通話、音声通話が可能です。
3密回避にもそうですし、遠隔で対話ができるので、無駄な移動時間を削減できます。

良く使う機能が、画面共有が可能です。
会議では、自分のPC画面や相手の画面を共有し、議事録を全員で共有しながら、資料やプレゼン内容の確認、報告など、幅広く使用しています。
多人数での会議などは、音声や画質が悪くなりがちですが、zoomとの連携で、音質・画質共に良くなりました。

zoomのみだと立ち上げから招待する手間がありましたが、連携することでさらに余計な手間が省け、グループ通話から個別の通話まで、簡単に行えるようになりました。

以上のように、メール、電話、会議、訪問といった手間や時間の無駄を省き、生産性向上にも繋がります。
まだ導入されていない方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

長文お付き合いいただきありがとうございました。

以前の主なビジネスチャット4社の簡単な比較について書いた記事はこちらです。
良かったらご一読ください。