【2023年版】仕事ができる人のタスク管理術

giving株式会社の杉山大介です。
複数の事業やプロジェクトなどを長年行ってきた僕ですが、細心の注意を払って行っているのがタスク管理です。

必ず仕事ができると言われる人が行っているのがタスク管理で、人それぞれタスク管理方法が違うと思います。
今回は僕のタスク管理術を紹介します。

✅タスク管理で大事なこと

・タスクが発生した瞬間に仕組みに追加する
・期限を決める
・優先順位を決める
・スケジュールに組み込む
・タスクを見える化する

上記の4つを満たすようにすればどんなツールを使ってもいいですし、
紙に書いて実施するなどアナログな方法でも良いと思います。

・タスクが発生した瞬間に仕組みに追加する

タスクが苦手な人の特徴はタスクが発生した時にメモりません。
人間の脳は記憶するためではなく、考えるためにあります。
すぐにメモを取るか、使っているツール等に追加しましょう。

・期限を決める

対応するのに必要なデッドエンドと対応予定日を決めます。
適切な期限がどうか自分だけで判断せずに関わる人に言質を取り進めましょう。

・優先順位を決める

複数の事業や案件等を持っていると大小様々なタスクがバラバラで存在します。何からやるべきかを優先順位を決めるためのルールを決めましょう。

僕は、自分一人で解決できるものと他の人に影響があるもの、自分ではなく他の人にやってもらうべきかどうかで優先順位を決めます。

優先順位は以下です。
1.自分ではなく他の人にやってもらうべきタスク
2.他の人に影響があるタスク
3.自分一人で解決するタスク

このルールをもとにタスクの優先順位を割り振ります。

・スケジュールに組み込む

タスクを行う時間をスケジュールに埋め込みます。
そもそもそのタスクができるだけの時間を確保しているのかの確認ってやっていない気がしますが、かなり重要です。
時間通りに必ずしもいかないかもしれませんが、この習慣をつけるとタスクにかかる時間の精度もあがり、よりスムーズにタスクができるようになります。

・タスクを見える化する

タスク化したことや進捗、結果などが一気通貫で関わる人に見えるようにすることを工夫しております。
仮にタスク漏れや期限切れをしても、周りに共有しているので、リマインドしてもらったり、自分が漏れてそのままタスクをしないまま忘れてしまうことを防ぐことができます。

✅使っているツール

僕が使っているツールは、、、
「GmailについてるTodoリスト」です。

Gmailのメールを開くとTodoリストに追加するアイコンがあるので、
メールをタスク一覧に追加します。
（スマホアプリもあるので、スマホからも可能）

メール自体に、タスクの期限や内容を記載し、関係者にメールを送信することでタスク管理をします。
タスクの進捗があったり、完了したらメールにその状況を記載し、メール送信をします。

情報共有とタスク化がまとめてできるのでとても便利です。
タスクバーにはメールのリンクも貼ってあり、クリックするとメールに飛ぶこともできます。

タスク化する時に、いろんなツールを使っていたこともありますが、
シンプルイズベストということで、Gmailで全てを完結させております。

✅タスクを対応するルーティーン

・寝る前に明日のタスクを確認し、スケジュールに組み込む
・朝一にタスクとスケジュールを確認する
・締め切りの前日に個人的なタスクのデッドラインを設定する

この3つを大事にしています。
何か特別なことをすることはなく、よりルールをシンプルにして、淡々とやることが大事です。

自分の勝ちパターンを作り対応しましょう。