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リモートガチ勢の弊社が実践する・円滑なオンライン会議のポイント

武田元彦 | DataStrategy Inc. CEO

全国の通勤電車が嫌いな皆様、こんにちは。

電車、乗りたくないですよね。物理出社、したくないですよね。

今まであまり声を大にして言って来なかったのですが、実は弊社は全員集まるオフィスがない「基本全てリモート」の会社です。

弊社、私が代表を務めるDataStrategy株式会社では、「Data & X」をコンセプトに様々な業種業界でのデータ分析技術の活用やDX推進プロジェクトが走っています。

ここ1年ぐらいはパートタイム含め15名程度のメンバーで、常時約10件程度のプロジェクトを回していますが、全員が集まるオフィスはありません。

クライアントとのやりとりも含めて基本リモートワークで、国内地方都市や海外のメンバーも多く働いていますし、キックオフからクロージングまで一度もF2Fで会わないメンバーもそれなりにいます。

それでも特に問題なく仕事できている背景には、勿論メンバーが優秀なこともありますが、弊社が試行錯誤して行き着いたリモートワークのポイントもしっかり抑えていることも大きいと思います。

ちょうど、昨今の情勢から、リモートワークや在宅勤務を導入する企業も増えてきました。

そこで今回は、より皆さんのリモートワーク・在宅勤務ライフが快適になるように、弊社が試行錯誤の上に行き着いたオンライン会議のポイントをご紹介しようと思います。Welcome to リモートライフ。

1) 通信ソフトは絶対zoomを使おう

これだけは譲れません。通信ソフトは絶対にzoomが良いです。

たまにMicrosoft Teams とか Facebook のビデオ通話、Google Hangout を提案されます。そうすると私は「あなたはまだリモートワークの真髄を体感していないのかもしれませんね」と心の中で呟いてから、zoomを提案します。

zoomの素晴らしいところは、通話品質が圧倒的に良いことです。回線が一時的に不安定になっても、デグレしてくれるので、全く聞こえなかったということが少ないです。むしろzoomを使えない相手とは取引することが難しい、という時代が到来しつつある気さえします。

Appear.in も悪くないです。ログインせずにブラウザですぐ動くし。でもzoomが良いです。

以前、zoomの日本代理店を本気で検討して問い合わせしてしまった程度には、zoomを推しています。（ちなみに返事は来なかった）

2) オンライン会議の「後ろの環境」に気を使おう

たまにリモートライト勢と会議をすると、執務室のラウンジスペースや、下手したらカフェから会議に入ろうとすることがあります。これはちょっと心中穏やかではありません。

最近のマイクは性能が良いので、結構後ろの音も拾ってしまいます。下手したら隣の机で電話している人の会話内容さえ、聞こえてしまいます。そうすると相手との会話に集中しづらい。

理想は、なるべく静かな部屋から入ることです。個室だと穏やかな気持ちでお互い会議ができます。自宅ならよほど隣で工事でもしていない限り問題ないでしょう。

止むを得ず外から入る場合はカラオケやネットカフェの個室が良いでしょう。最近はお一人様用会議室も増えてますね。

ちなみに、公園からオンライン会議に入ると、風の音や鳥の鳴き声、車の騒音が入ります。あと冬は寒く、夏は暑いです。（実体験に基づく）

3) ハードウェアはイヤホンマイク、多人数であれば会議用マイクと広角カメラを使おう

ここも大事なポイントです。たまにPC備え付けのマイクとカメラでzoomに入ってくる人がいます。これもまた、ちょっと心がザワっとしてしまうポイントです。特に相手がPC備え付けのマイクとカメラで入ってきた相手がキーボードを叩き出すと、私の耳には「ガガガガガッ」というタイプ音が飛び込んでくるのです。

こんなイヤホンマイクなら、コンビニでも2000円程度〜売っています。これがあるだけでも全く違います。ちなみに私は出先で「イヤホンマイク忘れた！コンビニで買おう！」となることがそれなりに発生し、自宅に４つぐらい溜まってしまいました。

もし、あなたが多人数でWEB会議に入りたいのであれば、こうした集音マイクは必須です。個人的にはJabraシリーズが一番オススメです。

また、もし複数名で会議に入る場合は、こうした広角カメラも非常にオススメです。「向こうに誰がいるかよく分からない」のは若干ストレスポイントになります。

ちなみに、私はJabraを２台、広角カメラを３台持っています。（特に意味はない）

4) Google docsの同時編集を使おう

会議の内容を適切にリードすることはオンライン・オフライン問わず重要です。話があっちこっちへ行ってしまう会議は、リモートに限らずご遠慮いただきたい。

実はオンライン会議の方が、アジェンダのリードはやりやすいかもしれません。zoomの画面共有（会議参加者が、同じ画面をリアルタイムで共有できる）機能を使うことで、同じ画面で議論できるからです。弊社の会議では、Google Docsの同時編集機能を使いながら、同じ画面を見てアジェンダを消化していきます。

例えば弊社の経営会議では、Google Sheetのシートを見ながら、各プロジェクト毎の進捗・ステータスを一通り確認して、何かあればその場で随時ドキュメントに追記していきます。こうすると話の内容もリードできる上に、ドキュメントを保存して関係者にメールで送る、みたいな手間も無くなります。

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私も会社員時代は、ファイルを保存して、圧縮してパスワードをかけて添付ファイルで送るような、そんな環境にいたこともありました。もうそんな作業環境には戻れません・・。

（ちなみに、私は大学非常勤講師もやっているのですが、他のゼミでは「先生、ファイルの保存ってなんですか」という質問があったそうです。クラウドネイティブ世代ですね）

会議を全部オンラインにするメリット

さて、ここまで読んで、あなたの会社でもリモート中心のスタイルに移行したくなったかもしれません。ダメ押しとばかりに、会議をほぼ全てリモートにした結果のメリットにも触れておきたいと思います。

1. 効率が上がる

会議の移動時間がなくなるので、1時間の会議を6連続で入れることも可能です。電車での移動時間どころか、会議室間の移動も不要になるので、時間効率は非常に上がりました。

2. アクセスできるリソースが増える

海外に住んでいても仕事が回せるので、当然仕事をお願いできる人も増えます。また、日中は家で仕事をしたい子育て中の方や、複数プロジェクトを抱えるフリーランス、副業の方にも好まれます。

3. 時間と場所に捉われなくなる

満員電車に乗る必要がないので、通勤のストレスや感染症をもらうリスクも軽減できます。社内会議であれば子供を抱えて参加することもよくありますし、タクシーから移動しながら入ることも可能です。

会議を全部オンラインにするデメリット

一方で、デメリットもあります。こちらについても当然記載しておかねばなりません。

1. 詰め込みすぎると疲れる

効率が上がる分、詰め込みすぎると疲れます。過去最大で6時間連続で会議が入ったことがありました。同じ椅子に座りながら、5時間も違う人と会議し続けると流石に疲れます（というかトイレに行くタイミングもなかった）。時間設定には気をつけましょう。

2. 集まる場が完全不要になった訳ではない

弊社は基本リモートなのですが、やはり会いたくなる時があります。中長期的な事業計画など、まとまった時間を取ってゆっくり話したいテーマがある時です。なので、会議は基本リモートですが、四半期〜半年に１回程度はオフサイトミーティングとしてF2Fの時間を取ることもあります。

また、「オフィスに行きたい」人がいない訳ではありません。典型的なのは学生インターンです。実はインターンを検討したこともあったのですが、流石にオフィスがないとインターンしている感が出ないので、実現していないということもあります。

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私はほぼリモートのワークスタイルになってから丸３年以上経過しました。デメリットはもちろんゼロではないものの、圧倒的にメリットを感じています。かくて私は公私ともに充実したリモートライフを送っています。皆様もぜひ、この機会にお試し下さい。Happyリモートライフ！

DataStrategyについて
フルリモートなDataStrategyは、「Data & X」をコンセプトに、様々な業種業界でのデータ分析技術の活用やDX推進を支援しています。詳しくはこちらの記事をご覧ください。


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