効果的な会議運営について～事前準備が大切～
最近、ダメダメな会議運営をみたので、自分なりの考えをまとめて紹介します。
議論は空中戦で何が会議の目的化は分からない、そして参加者が言いたいことを言うだけの会議
当たり前だと思うのですが、会議運営に必要なのはこの３つだと思います
１．資料、アジェンダは事前共有
２．議論はみんなと共有できるようにする
３．事前に資料などを用意することで空中戦にならないようにする
１．資料、アジェンダは事前に共有
会議の目的は事前に共有するのは当然やるべきことですね。
可能であれば、当日に共有する資料も準備できているといいんですが、配布されても受け取る側が見る時間が無かったり、色々なデータが揃うこともあるので、資料はあればいいと思います。
資料の事前共有については、会社によっては、事前共有は当たり前！参加者は目を通すのが必須！というのもありますが、ここは会議の目的ややり方、会社の風習によってくると思います。事前に共有できればそれは絶対にいいです。
ただ、最低限、会議の目的（アジェンダ）は事前共有するようにしましょう！内容によっては、会議なんて開かなくてもメールベースなどで済むかもしれません。
２．議論は参加者と共有できるようにする
ちょうどコロナウィルスの影響で、リモートワークが広がり、会議もリモートで実施というのも増えてきていると思います。そういったとき、メモ帳、もしくは共有している資料に逐次議論しているポイントを更新するようにするべきです。
ファシリテーションの技術にも関わってきますが、参加者もメモがあると自分の発言がしっかり伝わっていることで認識の齟齬がなくなり、会議中に何が話されてきたのか明確になるというメリットがあります。
「あれっ、この話したっけ？」なんていう余計な確認がなくなります。
そして、最大限のメリットは、このメモを議事メモとして共有できます。
会社によっては、細かい内容を議事録として共有するのもありますが、個人的には議事録作成目的は、１．会議で話し合ったことの共有、２．次のアクションアイテムの共有、の2点だと思います。
会議中にメモ帳や資料を使ってこの2点が分かるようにすれば、会議後にそのまま参加者に共有すれば終わりです。
３．議論が空中戦にならないようにする
事前に資料などを用意することで空中戦にならないようにするのは大事です。
ある程度議論になるポイントを想定して、資料を用意しておきます。"空中戦"というと抽象的ですが、分かりやすく言うとこういう状況です。
前提となる数字や条件が関係者で違い、好き勝手に発言している
例えば、ある市場戦略について議論するとき、1,000人を想定するのか10万人を想定するのかで、議論のポイントが変わってきます。予算が100万円使えるのか、1億円使えるのかでできることが変わります。
この前提となる背景や条件というのは、参加者によって異なってくるので、この誤認識による議論を減らすのがとても大事です。
参考："空中戦"というのは、前職時代に先輩から言われたことです。
まとめ
このようなかたちで、会議運営のポイントをまとめましたが、おそらく色々な会議本がありますが、この3点を抑えておけば、ある程度うまくいくのではと思います。
最後に会議についての心構えとして、自分が常に意識している考えを紹介して終わります
10人が参加する会議があったとします。一人が5分遅刻したり無駄話をすると、5 X 10＝50分の影響がある。
参考図書も紹介しておきます
新人時代に読んだ本です。会議術だけでなく、仕事に関する全般について非常に有益なことが多く書かれています。仕事の進め方に悩んでいる人は必読です！
次の2冊は会議のファシリテーションに関する本で、会議の主催者になって運営するのにあこがれて買った本です。
一度ファシリテーション研修にも参加したこともありますが、この2冊はおススメです。
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