雑談コミュニケーションのおかげで、普段と変わらなかった在宅勤務 #メンバーインタビュー後編
D2C dotのメンバーを紹介する「#メンバーインタビュー」。前編と後編に分け、メンバーの仕事内容と在宅勤務に切り替わってからの働き方を紹介しています。
先日掲載した前編では、沖縄オフィスで働く新城さんの仕事内容やオフィス立ち上げからどのようにメンバーの体制づくりを行ってきたのか紹介しました。
今回の後編では、在宅での勤務に変わり新城さん自身がどのように働き方を変えたのか。また、マネジメントやコミュニケーション手法での創意工夫点などを紹介します。
変わったのは働く場所だけ
―オフィスに出社していた時の1日のスケジュールを教えてください。
10時に出社して、19～20時頃退社していました。裁量労働制なので出社時間は自由だったのですが、出社した時に誰かがオフィスにいると嬉しくないですか？オフィスに来た時に、明かりがついているって大事だと思うんです。それで出社時間を10時と決めて来るようにしていました。
―在宅勤務に切り替わってから、1日のスケジュールに変化はありましたか？
在宅勤務に切り替わっても変わらず10時から仕事をしています。働く場所が変わっても同じ時間に働き、仕事のリズムは変えないでいたいと考えています。
家には妻と子供がいるので、10時になると車庫に停めている車の中や、天気が良い日はベランダなど、別の空間に移動して仕事をしています。車中ワークがメインになり、充電バッテリーも購入しました。
家に帰ってくるとようやく作業スペースです。
環境の変化をプラスの施策へ
―メンバーの管理方法は変わりましたか？
いつ誰が働いているのかが分かりにくくなってしまったので、各自が入力した勤怠情報を、沖縄オフィスのメンバー全員が見られるようオープンにしました。姿が見えなくなった分情報をオープンにし、見える状態にした方がいいと考えました。
その結果、勤務時間が長くなっているメンバーに他のメンバーもすぐ気付けるようになりました。自分の手が空いていたらヘルプに入ろうかと各自が考え、行動することができますし、チームリーダーも業務の調整や声をかけるなど、すぐにフォローすることができます。
何より、勤怠システムへの入力を忘れるメンバーがほぼいなくなりました。自分でも気づきやすくなりましたし、メンバー同士で指摘し合ってくれるので、私からメンバーに連絡をしなくてすむようになりました。勤怠管理はラクになりましたね。
―メンバーとのコミュニケーションはどのように行っていますか？
沖縄オフィスでは毎朝10時になると全員Google Meetにログインし、朝の挨拶を行う取り組みを始めました。カメラはオフでも良いのですが、できるだけお互いの顔を見て、挨拶や声を掛け合う時間をつくっています。朝会よりももっとライトな場ですね。
私が今まで取り組んでいた“3分間雑談”もここで自然に行えているので、以前よりもやりやすくなりました。会議室の空き状況など場所を気にしなくていいので、オンラインの方が取り組みやすいことがわかりました。
―チームごとのコミュニケーション方法については、何か工夫しているのでしょうか？
各チームリーダーには、できるだけメンバーと顔を合わせて話す時間をつくるように伝えています。私も総務を担当しているメンバーとは毎日15分、Google Meetで業務の確認を行うようにしています。直接話す機会が無くなってしまったので、チャットでの連絡だけでなくオンラインで話す場をつくるよう意識してもらっています。
沖縄オフィスのメンバーは今まで東京オフィスのメンバーとオンラインでの打ち合わせや勉強会に参加する機会が多かったので、オンラインツールを活用することに慣れていました。全員が在宅勤務になり、沖縄⇔東京という物理的な距離を意識しなくなったことで、沖縄オフィスのメンバーは、コミュニケーションが以前と比べて円滑になったと話しています。もしかしたら東京オフィスのメンバーの方が戸惑う部分が多かったかもしれませんね。働く環境が変わっても工夫次第で効率化に繋がることもあるので、引き続き試行錯誤して取り組んでいきたいと思います。
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今回のインタビューは、新城さんと人事・広報担当者の3名でオンラインにて実施しました。オンラインでのインタビューは初めてでしたので、緊張しましたがとても新鮮でした！
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