とあるイベントづくりの裏側

ちょっと最近の業務についてnoteに残しておこうと思ったので。

現在、９月に控える「ツールドふくしま」という広域自転車ロードレースイベントに向けて、最近は業務の7〜8割をこちらにシフトしているような状況だ。
事務局で一緒に同じベクトルを向いて日々準備を進めているメンバーも日々全力で業務にあたっていることと思う。
今年の大会は、運営体制を決めるところから紆余曲折があり、実際に大会づくりに向けて具体的に動き出したのは、結果夏前という状況。もちろん春先から地元への根回し、警察への挨拶等は進めていたようだが・・・。
せっかく開催日自体は2023年内に（仮）でも決定できていたのだから、本当惜しいという感想しかない。これに関しては来年への課題である。

気が早いが、仮にも来年2025年9月中旬開催であるなら・・・
2024年末　開催日発表（仮）
2025年1〜4月　開催準備（概要発表しサイト公開。まだ知名度のない大会は開催日だけでは告知にはならない）
2025年4月中旬エントリー開始（申込期間4ヶ月） 
2025年8月中旬エントリー締切
2025年9月中旬　大会当日

こんな感じが正常な運営スケジュールだろう。

さて、まずは今年。本日8月2日。大会まで残り42日である。
エントリーは開始されているが、まだオプションのバスサービス、宿の申し込みが開始できていないという非常事態だ。オプションとはいえ、利用者が多いと予想されるバスサービスの申し込み開始なくして、大会エントリー数の伸びは鈍くなることは明白だ。とにかく早くだ。焦る気持ちを抑えて、担当からページがあがってくるのを待つ。。

やるべきことは多岐に渡り、作業はとても一人で捌けるものではないが、
指示を出せる場所は出して全員でワンチームになって動くことが必須だ。
その上で、自分自身は、長く自転車イベントの内外から見てきた経験値、そして市民レーサーたちの競技感覚がわかり、それを判断できる人間としてこの場にいる（雇われている）わけなので、そこは遠慮なく意見を言って良い方向に持っていくことを意識している。

この２週間ほどでも、オプションバスの運行スケジュール、大会タイムスケジュール決め、そのほかフィードゾーンに大会側で用意するボトル発注、リーダージャージ、山岳賞、ポイント賞のジャージデザインと制作発注など。
それと並行して、公式サイトの作成と毎日のSNS展開（SNS広告を含む）。PV動画制作も。あと、自転車メディア複数社との連携による事前記事の作成など。
参加者からの問い合わせメールに対する回答の対応（専任はいるが回答内容はこちらで用意）なども大事な作業の一つ。あと招待選手の招聘も。スプリント賞、山岳賞のホットスポット最終地点確定も。

こんな感じで書き出せばまだありそうで、タスクてんこ盛り。毎日次から次へと新たな課題や業務が生まれてくる状態なので、まさに止まることが許されない。ペダルを止めるな。ロードレースと同じ感覚だ。これは少なくとも当日を迎えるまで続くことだろう。

近々、やるべきことは、タイムスケジュールを大会サイトに反映し更新する作業。。わかりやすいコースMAP（外注予定）、詳細のわかるコースイメージ図。全種目あるので数日はかかるだろう。
初開催で参加者は全員が初めの経験になるため、細かい丁寧な案内は必須である。インスタライブ的な形での案内方法を複数回にわたって開催するなどもやるべきだろう。

今日は、複数種目の混走について議論。さらに、リレーゾーンの具体的な中身決め。大会当日のドローン撮影に関して技術さんと打ち合わせ。
そんな今日は、息子が発熱で保育園から緊急お迎え要請で、午後は病院へ。。
毎日想定外のことが色々起きるもんだ。でも今日もなんとか乗り越えた。