NPOのバックオフィス業務省力化の記録（3月）

この記事を書くに至った経緯

NPOが本来の活動に集中するためには、バックオフィス業務を如何に減らしていくかが重要だと考えています。しかし、NPOのバックオフィス業務に焦点を当てた情報は非常に少なく、私自身としても他の団体はどうやっているんだろう、と思うことも多々あり、今回の記録を書くに至りました。
今後もできる限り記録をつけていきたいと思います。ご参考になりましたら嬉しく思います。

3月にやったことの記録

予算消化状況の把握

定められた予算枠に対して、経費の金額を確認します。予算額＝決算額となるのが理想です。私たちも含め多くのNPOは単年度の事業が多いと思いますので、毎年この作業は発生するかと思います。年度末の作業量を低減するためにも、短いスパンで誰でも簡単に分かりやすく予算の消化状況をチェックできるような体制を整えるべきだと考えています。河原部社の場合はfreeeの費用レポートと言う機能を使用して確認していますが、もう少し良い方法がないかなと思っています。

領収書等の確認

その年度の経費に対して、領収書等が揃っているか確認します。河原部社の場合はfreeeというサービスを使って、領収書や請求書などは電子化して保存するようにしています。スキャナにはSnapScanを使用していますが、大抵の書類は自動的に振り分けられて、例えばレシートならfreeeに即時アップロードされます。freeeではOCRで日付と金額などは、ほとんど自動で入力されます。その他の情報もスキャンされたレシートの画像を見ながら手入力できるので、間違えて他のレシートを見て入力してしまう等のミスもなく、確実にチェックが可能です。また、レシートと取引データが紐付けられて表示されるので、後日見直す際にも、レシートを探す手間もなく非常に便利です。freeeもSnapScanも前から導入していたのですが、今年度よりうまく使えるようになりました。効率的かつ、ミスも少なくできると思います。非常におすすめです。

報告書類等の準備

重要とは分かっていても、担当者としては非常に手間と時間のかかる業務だと思います。委託事業や助成金の種類によって、内容は多岐にわたると思いますので、今回は河原部社で準備している書類等の一例を挙げます。こちらの作業の改善については後述します。

通帳、売掛金（未収入金）の明細、未払金（未払費用）明細、領収書、請求書、賃貸借契約書、業務委託契約書、売上の明細、クレジットカードの明細、寄付金決済システムの明細、出勤簿、賃金台帳、各種規定、出張命令書、講師依頼書、業務完了報告書、事業報告書

入社手続き準備

河原部社の場合はスラックを使用していますので、入社前にゲストとして招待して、連絡をスラックで行えるようになっていたので、非常にスムーズでした。入社手続き自体については、4月の記事に記載したいと思います。

まとめと今後の課題

属人化タスクを減らす

河原部社の場合、4月に比べると3月はまだ余裕があります。多忙を極める4月の作業を減らすためにも、業務効率化と併せて3月でできることはなるべく完了させるようにしたいと考えています。
どうしても属人化してしまいがちな業務ですので、例えばfreeeなど、誰でも触れるように設計されたサービスに頼ったり、複雑な処理を少なくして、マニュアルを作らずとも引き継ぎができる体制を整えたいと思います。
ただし、完全に河原部社にフィットするサービスは存在しないので、マニュアルを全く作らない訳にはいかないのですが…何ごともバランスですね。

委託事業や助成金等の報告書類等の改善点を伝える

サービス等で省力化するだけでなく重要なのが、委託事業や助成金等に提出する報告書類等の改善です。これは自分たちだけでなく他のNPOにも影響する問題ですので、本来ならば最初に手を付けるべきなのかもしれません。
もちろん、支払われたお金がきちんと使われたか検証することは大事ですが、提出書類が増えてしまえば、バックオフィス業務が過大となり本来活動に充てるべき時間がどんどん減ってしまいます。検証するために必要な最低限の提出書類とするべきでしょうから、改善点はきちんと伝えるべきだと考えています。これにも時間がかかってしまうのが難点ですが、省力化してできた時間を充てようと努力しています。

最後に

ここまで、3月のバックオフィス業務省力化の記録を書きましたが、ついつい話が脱線して長くなってしまいます。次回は最大の山場である4月の記録をまとめていく予定です。何かの参考になりましたら嬉しく思います。