人事担当者必見　電話にて応募者様に対して不採用通知を伝えるときのコツ

私が今勤務している会社では経費節約と応募者様に対して迅速に採用結果を伝えるために電話にて不採用通知の連絡をしています。

電話にて不採用通知をいうのも嫌な役目ですが、専務から私は謝るのがうまいという理由で不採用結果の伝達という嫌な任務を承りバイト希望者や正社員希望者合わせて総勢100人以上は面接後の不採用通知を伝えています。

警備会社で課長や隊長からパワハラを受けて会社都合退職と有休全消化をもぎ取った
（下記にある私のnote有料記事参照興味がある方は買って見てください）私が応募者様の不採用通知を伝える立場になるとは何とも皮肉なものです。
ここに電話で不採用通知を伝えなければならない、人事担当者や事務の方たちに不採用通知を伝えるときのコツを記しておきます。

不採用通知をかけるときは全体的に申し訳なさそうな雰囲気で

応募者の方はたいてい不採用通知が来るときは郵送にて届くので、知らない番号の企業から電話がかかってくると採用されたと思い期待するものです。
なので不採用通知をかけるときは最初から申し訳なさそうなテンションで応募者の方と会話しましょう。

不採用通知をいう前に「えー」　「あのー」などと言葉をためて相手に心の準備と不採用通知を言う伏線をつくる。

相手は電話にて採用通知がかかってきたと思っている可能性が高いため、不採用通知をいう前は「えー」「あのー」などと不採用を伝える伏線として、言葉をためて言いにくそうな雰囲気を相手に伝えましょう。
私は不採用通知をいう時には「あのー・・・今回の選考結果に関しては申し訳ありませんが他の人に決まってしまいまして、ご縁がなかったということでお願いいたします。」と「あのー」などという言葉を使って一呼吸おいて相手の心の準備が整ってから不採用通知をいうように心がけています。

不採用通知を伝えたら「大変申し訳ございません」といってすぐ電話切る。

だらだら会話しても相手も自分も気まずい思いをするだけなので不採用通知を伝えたら「大変申し訳ございません。」といってすぐ電話を切ることをお勧めします。

この3点を守れば極力、相手にも自分にも嫌な気持ちをさせずに電話にて不採用通知を伝えることができると思います。

100人以上不採用通知を伝えてきましたが、ほとんどの方は「わかりました。ご丁寧にありがとうございます。」といって何とか納得していただきました。（一人だけ男性が私が不採用通知を伝えている時に謝っている時に「チッ！」といって電話をガチャ切りしましたが）

このnoteの内容が人事担当の方や事務職の方の助けに少しでもなることを祈っております。