これであなたも議事録マスター！？　新入社員向け　～議事録作成の基礎の基礎

こんにちは ！　新卒入社3年目のくラ研最年少24歳のダッチです。
前回「名刺交換が得意な人は皆知っている！？　新卒入社　営業向け　
～1枚でも多くの名刺を獲得するために　導入編」について記載しました。

今後は自分が2年前に社会人デビューした際に困ったことなどを中心に
こちらに書いていこうと思います。

4 月に入社された新社会人の皆さんも社会人の基本的なビジネスマナーの
研修を終えて、飛び込み訪問やテレアポなど実際に
業務に携われ始めているのではないでしょうか。

今回のそれはある日いきなりやってきます。
打ち合わせや会議に参加した際に先輩・上司から

「議事録お願いね！」と指示がおりて、ここで多くの方が議事録って
なんだ？どう書くんだ？と疑問に感じることになると思います。

ここで議事録についてどういったものかわからない人向けに説明します。

議事録とは、さまざまな種類があり、主には社内会議などの備忘録または記録を残す役割があります。
また、企業によっては単なる報告書というよりも、
顧客に対する納品物という意味で重要な役割を果たす場合もあります。

議事録が必要な理由は「決定事項、経緯の共有」と「備忘録」です。

通常の社内会議やクライアントとの会議における議事録は、 会議にて議論された内容や取り決められたことなどを記録し、会議の参会者や関係者などと共有することを目的としています。 また、決定事項やどの業務を変更・改善すべきかなどを明確にすることで、情報共有した全員が把握しやすく日々の業務に活かしやすくすることができます。

～議事録を作成する上でのポイント～
実際に議事録を作成する時に重要なことを以下にまとめました。

◆必須事項は表題・日時・場所・出席者・議事・決定事項・次回予定
→メモの補助としてICレコーダーを使うのも良い方法ですが、メモを使わずに録音だけから議事録を作ろうとすると、内容を把握するためにすべてを聞き返したりする必要があり、非常に時間がかかります。
始めは大変かもしれませんが、ICレコーダーのみに頼らず、メモを中心に
することをお勧めします。

◆編集時は敬語を省き、だ・である調に。「こそあど言葉」は固有名詞、
　固有名詞に置き換える。
　→議事録は、第三者が見返したときに内容が明確になっていることが最も重要です。そのため、読みやすく、分かりやすく端的に書くかが重要です。
部長職などといった敬称は冗長表現として認識して、「敬称略」と一文で簡潔に記載しても失礼にはなりません。

議事録の書き方は、「ですます」ではなく、「だ・である調」で要点のみの箇条書きにすることが望ましいとされています。
また、「この・その・あの・どの」などの「こそあど言葉」は、 すべて具体的な言葉に置き換えて誤解は発生しないよう明確にします。

さらに「5W2Hが明確になっているか」の観点でチェックし、後ほど誰が読んでも短時間で要旨が把握しやすいように記述することを心掛けましょう。

◆議事録はスピードが命！
→議事録の目的としては、参加者全員の備忘録であると同時に、「言った言わない」を未然に防ぐための対策でもあり、 同席していない人への情報共有という役割があります。ですから鮮度が第一です。
会議一週間後に提出。なんてことは絶対にないようにしましょう。
遅くても会議の2日以内に提出することが望ましいです。

以上の事柄が反映されていて、誰が見てもわかりやすい構成で書かれたもの。それが議事録に求められる要素です。

完璧な物を最初から作成できる人はいないので、添削やフィードバックをもらい、精度や効率を高めていくことが重要です。

第三者であれば上司に限らず誰かに見てもらい、「大筋の内容は分かるか」フィードバックをもらうことでスキルを身につけましょう。