上司に「うん」と言わせる資料作成のコツ

今回のテーマは、「上司に『うん』と言わせる資料作成のコツ」です。

自分がやりたいこと実現するためには、自分の伝えたいことを可視化し、相手を説得できなければなりません。

口頭ベースで提案や報告することもあったりしますが、かかるコストや人数など周りにもたらす影響が大きくなればなるほど、提案書や、企画書、報告書などを可視化して、相手に伝えることが必要となってきます。

しかし、提案書や企画書を出しても了承が出なかったりします。報告書ですらダメ出しされる始末^^;

相手を『うん』と言わせるどころか、何を伝えたいのか全く理解に苦しむものもあるのです。

では、どうすれば、自分のやりたいことや伝えたいことを可視化して、上長に「うん」と言わせるかについてお話ししたいと思います。

１、何が言いたいのかを明確にする

わかりやすく、シンプルに表現することが大切です。
よく見かけるのが、エクセルシートの表やグラフを貼り付けただけのスライド。

何が言いたいのかメッセージがなければ、誰に対しても伝わることはありません！

2、つまらない凡ミスは防止する

ある部下が運営上の問題を改善するために出してきた企画書の中の肝心な所で、
「××に対して問題認認を持っています」というメッセージが書いてありました。

本人は、「問題認識」と書いたつもり。

しかし、肝心な所で、間違ってしまうと・・・

どれだけ内容が充実していても、つまらないミスがあると、その資料の信頼度がそこでグッと下がります。

そのミスが目立ってしまうと、他に誤字はあるかな？この資料は大丈夫かな？と上司の意識が違う所に行ってしまいます。

アラを探し始めるのです。

それでは、もったいない。

ちょっとした凡ミスで大切なところが伝えきれなくなることもあるのです。

出す前にもう一度、自分で冷静になってチェックしてみると良いです。私は、資料作成後、翌日まで寝かして、もう一回自分でチェックしてOKだったら提出します。

それでも不安だったら、同僚に見てもらうとか工夫すると良いですね！