証憑書類とは何か？

2022年8月17日 08:58

発注書や納品書、契約書など、企業が何か取引きをした時に、その取引きが完了した事を証明する書類を「証憑書類」と呼びます。
日常生活ではあまり馴染みのない言葉ではありますが、会計や経理などのビジネスシーンではよく使われる言葉です。

今回は、証憑書類について詳しくご紹介したいと思います。

証憑書類には、以下の種類があります。

・売上に関わるもの
・商品の仕入れなどに関わるもの
・従業員に支払う給与に関わるもの
・通帳や賃貸借契約書など

この他にも、送り状など取引きに関する証拠であれば証憑となります。

証憑書類の保存期間は、書類を扱う法律によって異なります。
貸借対照表や株式に関する書類は10年、領収書や見積書は7年です。
いつでもすぐに取り出せるよう、分かりやすく分類して保存しておきましょう。

保存は、昔ながらのファイリング保存と、電子保存の2種類があります。
電子保存の場合は、法律で定められた要件を満たすシステムを利用する必要がありますが、
紛失リスクが下がり、物理的な場所を取らない、検索がしやすいといったメリットも沢山あります。