意外に時間のかかるデータのスキャン

１．スキャン業務とは

　スキャン業務とは、紙の書類をスキャンし、電子データとして保存する業務のことです。電子データとして保存することで、情報の共有化が容易になり、データを効率良く検索することができるようになります。紙の書類の保管スペース削減にも繋がります。スキャン業務は、単に書類をスキャンするだけの作業と思われがちですが、実際には多くの時間と手間がかかる作業です。

スキャン業務の流れ
（1）スキャンの前に書類の状態を確認する
　まず、バインダーやクリアホルダーから書類を取り出し、ホッチキスやクリップ、付箋などを外します。付箋を付けたままでのスキャンが必要な場合、自動給紙方式(ADF)のスキャナーでは対応出来ない場合もあります。また、大判や極端にサイズが小さい書類、1枚ずつばらせない書類（製本された書類など）などが無いかも確認し、書類に合ったスキャナーを選択するようにします。データの登録の際に分類や順序が正しくなるよう、この時点で枚数や順番を確認しておくとよいでしょう。

（2）テストスキャンをする
・作業時間を試算する
　実際に書類をスキャンし、1つの書類をスキャンするのにどれくらいの時間がかかるのかを確認します。スキャン前の作業やスキャン後の作業も含め、全体でいつまでに、どのくらいの期間で作業が完了するのかを試算しておきます。
・画像ファイルの仕様を決定する　
　実際に書類をスキャンし、画像ファイルの仕様を決定します。カラーかモノクロか、解像度はどのくらいにするのか、ファイル形式をどうするのかなど、電子データ化する目的と活用方法に沿って仕様を決定します。ファイルサイズの試算を行い、保存予定のファイルサーバーやクラウドなどの容量を確認しておくことも大切です。

（3）データの登録作業を行う
　スキャンした画像データに対して、ファイル名やフォルダ名を付与したり、台帳（リスト）を作成する作業になります。フォルダ名やファイル名で検索可能な状態にするのか、台帳でファイルを特定してから検索するか、文書管理システムに登録するのか、電子データの管理方法によって必要な作業は異なります。ファイルの名称付与が済んだら、サーバーやクラウドなどの適切な場所にデータを保存します。

（4）紙の書類の保存・廃棄をする
　スキャンが終了したら、紙の書類の整理をします。法令や社内規定により、保存が必要な書類は原本として保存します。書類を元の状態に戻す場合には、ホッチキスやクリップはどうするのか、バインダーに元通りにするのかなどは、事前に決めておくとよいでしょう。廃棄の場合には、自社でシュレッダーで処理をするのか、外部の業者へ依頼し溶解処理するのかなど、どのような方法で廃棄をするのかを事前に決めておくとよいでしょう。

２．なぜスキャンは時間をとられるのか

　大量の紙の書類をスキャンするには、大変な時間と手間がかかります。
主な理由は、スキャナーを使用している間はその場にいる必要があるからです。移動中にスマホを使用して操作などが出来ないのです。
　また、前項で挙げたように、スキャンする前や後にも手間がかかる作業が必要となってきます。そのほとんどが、人手でなければ出来ない作業なのです。
　誰が作業を担当するのか、どのくらいの時間がかかるのか、本来の業務と並行して作業出来るのかなど、様々な問題に直面するかもしれません。　

３．スキャンを簡単に終わらせるなら

　多機能で利便性の高いスキャナーの登場により、操作性や処理スピードが上がったスキャン業務ですが、やはり手間と時間がかかる作業です。自社での作業が難しい場合、外部の業者への委託を検討してみてもよいかもしれません。

こころとでも、スキャン業務が可能です。充分な保管スペースがあるため、大量の書類にも対応可能となっております。まずはお気軽にお問い合わせください。