リストをやる理由、やらない理由【ユタカジン】
チェックリストの実施率
僕は、さまざまな
企業さまや職場の中に入りこんで
コンサルティングのようなことをやっています。
そこで気づいたのが
組織や職場によって
「チェックリストの実施率」
に差があるということです。
例えば
A社ではチェックリストは
一応あることはあるのですが
ほとんど実施されていなかったり
チェックがあったとしても、明らかに
「レ点を、入れただけ」
が、丸わかりなものだったりしています。
一方、別のB社では
見事にチェックリストが機能しており
さまざまな、現場の実施者が
確実に実施をしているのが
ぱっと、見ただけでわかります。
しかしながら
A社、B社にリストの項目に
何か大きな違いがあるわけでもないんです。
リストの実施に
違いがでるのはなぜか？
それは
「作成者が、実施する人に
【なぜ、このリストをやるべきなのか？】
を納得させていないから」
だとわかりました。
納得していないから
やっていないんです！
ん？
これは
わたしたちが日々
To-Doリストや予定表のリストが
実施されない理由と同じなのでしょうか？
僕はまったく同じ理由だと思うのです。
To-Doリストや
予定表に書いたリストが
実施されない理由は
「なぜ、これをやるべきなのか？」
を自分で自分を
納得させていないから
だとおもっているのです。
決して、ツールや
やる順番や時間などの
問題ではないはずなんです。
なぜなのかは
これからお話しますね。
作成者と実施者
例えば、A社のミーティングで
「今後はこのチェックリストを
使用することにします」
と決まったとします。
しかし
会議室のミーティングで
決めたことが、すぐに現場で
実行されることなどふつうありません。
そんなとき、A社では
現場で徹底されないとき
「作成者は
もっとしっかり周知して
現場がやりやすいリストにするべきだ」
などと
導入を指示した
作成者に責任がかかります。
一方、B社は
同様のケースの場合
「ミーティングで
チェックリストを実施すると
決まったのに、やれていないとは
現場は、いったい何をやっているのだ」
と、現場の
実施者に責任がもたされるのです。
A社では
リスト作成者に責任がある。
B社では
リスト実施者に責任がある。
つまり
「リストがやれないのは
誰のせいなのか？」
という認識は、各社で違うのです。
実は
作成者に責任がある場合
と
実施者に責任がある場合
とでは、明確に
実際の実施率に差があります。
圧倒的にリストが
実施されやすいのは
「実施者に責任がある場合」
です。
リスト作成者に責任がある場合は
とにかく現場に何度も口をだします。
そして
「とにかく実施率をあげよ！」
と実施率をあげることを
至上命題とするのです。
しかし
そうすると現場の人は
「やってないけど
やったことにしておこう」
「適当にやっておこう」
などと
必ずズルをするようになります。
なので
リストの実施率は
見かけは100％とかでも
実際は、０％とかふつうにおこります。
そんなことをやっていれば
そのうち、やる意味もなくなるので
やがて作成者も実施者も存在を忘れて
形骸化したり、なくなっていったりします。
一方、実施者に責任がある場合は
まったく、ちがいます。
現実にできないようなリストがあれば
徹底的に作成者が突き上げられます。
つまり
「できないようなリストをつくるから
実施できないのだ！」
と非常に厳しくいわれます。
作成者はリストが
どうしてもやるべき法令などの場合は
現場の人と何度もミーティングを重ね
なんとか、実施できるようにしていきます。
作成者が主導であれば
リストは実施はされず、
実施者が主導であれば
リストは実施されるようになります。
僕は、これらを観察していくうちに
「リストを実行する
重要な２つのカギ」
があることに気づきました。
リストを実行する、重要な２つのカギ
リストを実行する重要な２つのカギとは
「ニーズがあるので
やることで確実によいことが起こる」
「やらないと、後で
間違いなく困ったことになる」
という、２つのときしか
リストは実行されないということでした。
ニーズがなければ
わざわざ人は余計なことはしません。
作成者が
「これをやったほうが
いいのではないか？」
と頭でかんがえた程度のことなど
現場では、常に後回しにされるのです。
やがて、それは
そもそも実行されなくても
まったく問題がないので
そのうち忘れ去られてしまいます。
新しく何かをやるには、現場で
「あぁ、これは
新しくやったほうが
確かに、自分たちにとって
間違いなく良いことになるぞ」
と実感したものでないかぎり
リストが継続して実施されることは
ありませんでした。
現場でニーズを
顕在化させることが
大きなカギになっているのです。
もう１つは
「リストを実施しなければ
後でとても困ったことになる」
と、わかれば 実行率は
極めて高くなるということです。
現場で積極的に実施されるのは
「リストがあるおかげで
後で困ったことにならない」
というケースばかりでした。
作成者が、新しいことを
リストに加えた場合は
「確かに、これをやっておかないと
後で困ったことになるな」
と、実施者が、確信的に
納得したときはOKなのです。
つまり、ここでも
「これは、やっておかないと
後で間違いなく困ったことになるな」
と納得できないと
リストは実行されないのです。
そう。
つまり、リストが実施されるのは
「ニーズがあり
やったほうがいいことが確実なとき」
と
「トラブル回避のために
やらないと困ったことになることが
わかっているとき」
の、どちらかで
実施者が納得しないことには
実行はされないのです。
実行されないのは「納得」してないから
さて、わたしたちは
日々、To-doリストや
一日の予定表をつくっています。
そして、それを実行しています。
つまり
リストの作成者でもあり
リストの実施者でもあるわけです。
作成者の自分としては
「これをやったほうがいいだろう」
と頭でかんがえるわけです。
それは、会議室のミーティングで
作成者がアタマでかんがえたことのようです。
でも、一方で
実施者でもある、わたしたちは
作成者の自分に向けてこう言うわけです。
「それは、やることで
確実によいことが起こるのか？」
「やらないと、間違いなく
困ったことになるのか？」
と問いかけるわけです。
「やることで
確実によいことが起こる」
「やらないと間違いなく
困ったことになる」
を、十分に満たすと
自分で納得するまえに
リストに加えられた項目は
良き意志やグッドアイデアにもかかわらず
決して実行されることは…
やっぱり、ないでしょう。
リストが実行されないのは
ツールや、やり方が問題ではないんです。
実施時間や順序
やることを細かくするなど
いくら「改善」をしても
実行はされません。
会社の作成者が
「このように
見やすく改善しました」
「わかりやすいところに
貼っておきました」
などと努力をするかのように
わたしたちも
「別のツールを
つかえばできるのでは？」
「あの人のやり方を
参考にすればできるかも」
と考えてしまいます。
でも、そのまえに
「やることで
確実によいことがおこる」
「やらなければ
間違いなく困ったことになる」
という
２つの説明を、自分に
十分にして、納得させることが
必ず必要だとおもうのです。
もし、あなたが
リストが実行されない
という悩みがあるのなら…
そのリストの項目をみて
「やることで
確実によいことがおこる」
「やらなければ
間違いなく困ったことになる」
のどちらかで
自分をもう一度
しっかりと納得させてみてください。
きっと、そこが
実行できるかどうかの
カギだとおもいますよ。
ぜひ、ためしてみてください。
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