【雑記】2023年になってから特に力を入れてきたこと(後編)／株式会社Cloud Soft #18
皆様、こんにちは！
株式会社Cloud Softの松下です。
クラウドソフトの情報を色々とご紹介するnoteの第18回目となります。
前回から引き続き、私が2023年上半期に精力的に取り組んできたことのご紹介です。後編ですね。
最近知ったのですが、TVシリーズの「名探偵コ○ン」て前後編だけなくて、3話以上の長編などもあるんですね。私の観ている時代は前後編しかなかったと思うのですが。…古い？こちとら昭和生まれさ！
漫画や小説など、シリーズが続くと長編エピソードが増える(より長くなる)ことが多いですよね。
某王道少年漫画でもそういった傾向がありました。※ここでどの作品を浮かべるかは人によって異なるでしょう。アンケートとか取ってみたい^^
理由はそれぞれあるでしょうが、登場人物が増えていたり、語るべき背景が多くなっていたりと、
つまりは、それまで積み重ねた歴史があるからこそ、必然的に描写すべき内容が増えて長大化したと言うことではないかと考えています。
即ち、私のnoteが回を重ねるごとに長くなっているのも必然と言うことです。私は悪くない。
…正直な話、noteに関しては短くしようとあまり考えていません。
いたずらに長くしようとも思っていませんが、その時浮かんだことは全部書こうと思ってます。
時間が許すならですが💦
ただ、本題に関係ない前書きばかり長くなっているので、これはどうなのかしら…
あとがきが沢山貰えて喜んでいる作家さんの気持ちが少しわかります。
今回も前書き長くなりましたが、そろそろ本題です。
簡単な振り返りしかしてませんので、前回の記事はコチラからご確認ください。
前回の振り返り(あらすじっぽく)
2023年1月。社内ルールの整備・共有不足によりトラブルが頻発！
トラブル対応によって摩耗し、胃を痛めた松下はお酒に逃げていた。
しかし、酔い潰れて寝落ちした際に「営業と採用だけやってる場合ちゃうねんぞ！」で天啓を受けた松下は、社内ルールの明文化に精力的に取り組んでいったのであった…！
働け松下、君の勤労が誰か(と言うか未来の自分)を救うと信じて！！ﾃﾞｰﾚｯﾃﾞﾃﾞ-
具体的に行ってきた内容①～ルール作成
前回の記事でお伝えしたとおり、社内における様々なルールを1つずつ明文化していきました。
勤怠申請に関する詳細や社内制度の申請ルール、Slack利用のルールなどなど、必要と思われるものはすべて用意するくらいの意気込みで取り組みました。
この際に念頭に置いていたのは、前回でも触れた「過去の事例が再発しないようにする」＝予防するためのルールを敷こうと言うものです。
そう言った視点で考えた際、これまで運用されていたルールではそもそもカバーできないこともあると気付くことも少なくなく、その際は関係部署に確認を取って改訂を進めていきました。
また、ルールだけでなく自身(本社メンバー)が業務を進めていく上で伝えておきたいこと。つまりはお願いや注意点なども同時進行で纏めていきました。折角なら自分の業務効率も上げたいですからね。
ただ、本社メンバーの視点だけで物事を考え、実際にそのルール等に則る立場であるエンジニアさんの手間や負担を無視してはいけないということは、当時も今も変わらず注意しています。
この後も触れますが、ルールや決まりと言うのは作って終わりではありません。
それが問題なく運用され、トラブルが減少したり業務効率を改善してこそ意味のあるものです。
勿論、本社側の都合で(と言うか経理や事務上やむを得ず)エンジニアの皆さんに手間をかけていることが皆無とは言いませんが、可能な限り少ない工数で各種処理が完了できるようにと考えています。
これまで私が作成してきたルールが完璧かと言うと全くそんなことは微塵も考えていません。
それこそ世情のような、誰にもコントロールできない要因でルールを変更せざるを得ない場面も訪れるかもしれません。そのため、全てのルールは「柔軟に変更していく」ということを大前提にしています。実際、細かい内容が中心ですが、作成以降に一度も修正や改訂を行ってないルールはほとんどありません。今後も大小様々な変更を行い、より良いものとしていきたいと思っています。
具体的に行ってきた内容②～ルールの発信・共有
さて、ルールというのは作って終わりではありません。
それが正しく運用され、かつ成果をあげてこそ意味があるものです。
と言うわけで、ルールを作った私が次に行うべきことは社内への周知です。
がここでも「全体発信して終わり！お疲れ！解散！」とはなりません。
多くのことがそうでしょうが、当事者にならないと理解し難い、というものは沢山あります。
ルールを新設したと言っても、実際にそのルールが必要な場面に遭遇しなければ本当の意味での理解や納得を求めるのは難しいです。かといって、「体感するためミスをしましょう」とも言えません。
酷い話だ。
とすれば、遠回りで非効率に感じるかもしれずとも、言い続けること・ルールの存在を周知し続けることこそが、実際は一番の近道で無駄が少ないのではと考えました。
「相手に伝わり、理解されるまで何度も言い続ける」。これはルールに限らず、エンジニアさんと接するときの私の基本的な考え方です。
私で良ければいくらでも骨を折ってみせましょう。伊達に右腕曲がってませんよ(実話)
上記の考えを元に、私は社内への全体発信と併せて、全員がいつでも確認できる場所へ各種ルールの掲示を行いました。
この全員がいつでも確認できる場所ですが、弊社が創業時より活用(愛用？)させていただいております「Fairgrit®」の「リンク集」と言う機能を使用しております。
勤怠申請等でエンジニアさんは日々「Fairgrit®」へログインするのですが、この際のHOME(TOP)画面に非常に目立つ形で「リンク集」は表示されますので、気付かないということがまず起きません。
おまけに操作としてもリンクをクリックするだけなので、手軽に確認できますね。ﾗｸﾁﾝ!
また、オンライン上でルールを管理できるので、修正・更新の反映などが非常に簡単に行えます。
作り手側としてはここが本当に便利です。ﾗｸﾁﾝ!!
そこまで準備をしたからこそではと個人的に思っているのですが、エンジニアさんから何かご質問を頂いた際も、ただ説明して終わりではなく「ここにルールがあるのでもう一度確認してみてくださいね」と自然にお伝えできるようになりました。(ルールが用意されていることを知っていてくれるからです)
大きな更新があった際は勿論、そうでない場合も「リンク集」にルールが格納されていることは今現在も定期的に発信を行っております。
将来的には、「まず自分でルールを確認する習慣」を作れれば尚良いと考えています。
具体的に行ってきた内容③～営業前・入社前の説明
その他に、私が今年になってから行ってきた(行っている)こととして大きいものは下記2点です。
これらも簡単にご紹介を、と思うのですが…
①内定承諾をいただいたエンジニアさんへ営業に関する説明
②入社前の説明会
①内定承諾をいただいたエンジニアさんへ営業に関する説明
現在、「案件選択制を導入している企業への入社はクラウドソフトは初めて」というエンジニアさんは非常に多いです。そのため、「営業」と言ってもどのように進めていくのか明確なイメージが浮かばない方も当然いらっしゃいます。
その状態に気付かず、なぁなぁで営業を進めると何が起こるか。
営業とエンジニアさん間での方向性や進め方にかならず齟齬が生まれます。
結果、機会損失に繋がるでしょう。これではいけませんね。ﾌﾞｯﾌﾞｰ
と言うわけで、現在弊社では初めて営業を開始するエンジニアさんに対して、営業時の注意点や我々本社メンバーからのお願いごとや、実際のシステム操作方法などをご説明する機会を設けています。
※当然この内容も別途資料に纏めていますので、入社後も確認できます。
こちらの取り組みですが、実施以降は営業を非常にスムーズに進められるようになったと強く感じています。
我々本社メンバーは勿論、エンジニアさんも営業時のストレスが軽減できていると感じるので、非常にWin-Winな取り組みになったと感じています。
②入社前の説明会
新しい会社への入社。期待に胸膨らませると同時に、漠然とした不安を感じやすいものです。
入社後は特にでしょう。転職5回している私が言うのですから、あながち的外れでもないと思います。
実務においても参画直後は現場で覚えることが沢山あることと思います。
そんな時に「●●っていうルールがあるので…」とか「このルール通りにやってください」とか「ここにルール纏めてます」なんて言っても、そんな余裕ない！となってしまうと思います。私ならそう。
入社直後は業務に集中しつつも、精神的な余裕をいつもより大切にして頂きたいので、必要以上に社内ルール等にかかずらわせたくないと個人的には考えています。
そのため、現在弊社では新たにご入社される方全員を対象に、「最低限これだけは覚えておこう！」と言うルール等を纏め、入社前に説明会を行うようにしております。
ええ、例外なく全員です。3月は15人以上に説明しました。資料なくても諳んじれます^^
勿論、この抜粋ルールも資料作ってます。一番活用してるまである。
こちらの取り組みをスタートしてから、入社直後の方であってもルール等の指摘をすることが本当に激減しました。
誰だって、現場で忙しい時に内側(自社)から指摘を受けたくないですよね。
そう言ったストレス要因も多少は未然に防げたのかなと思うと嬉しくなります。
なお、これらの取り組みに対して効率が悪いと感じられる方も当然いらっしゃると思います。
実際、私も効率が良いとまでは思っていません。
ですが、効率を考えるのは成果が出てからで良い、今はまずやってみようと考え、取り組んでます。
今後の課題
これまでご紹介してきた取り組みによって、年始時のようなトラブルは本当に減りました。
最近は胃を痛めることも少なくなりました。お酒が旨い。
とは言え、完全に撲滅できたのかと言うとそうとはなりません。
以前より改善されていますが、まだまだ着手すべき点も多くございます。
今後目指すところは先述の通り、「誰かに聞かずとも、自分で調べる。調べれば全部解決できるから」と言うところまで持っていくことです。「ミスをなくす」というのは理想として追求し続けますが、人である以上ミスは起きますからね。完全に失くそうとするのでなく、「ミスが起こり辛い」環境を作ることに焦点を充てていたいなと。
今後の課題として浮かび上がってくるであろうものは、ルールが多く・複雑になるにつれ、探したり状況に当て嵌めるのが難しくなることです。
こちらの解決策として、やはり「Fairgrit®」の「Q&A」機能を2023年内に充実させるべく、現在準備を進めています。…いえ嘘つきました。準備を進めたいと思ってます。手が回ってないです(・_・;)
100％は難しいでしょうが、様々な状況に応じた幅広く対応可能なQ&Aがあれば、よりルールを身近にイメージしやすくなり、自然と今以上に周知できると考えています。
最後に、現状の課題の一つであり、非常に申し訳ない話をさせてください。
今回ご紹介した取り組みは2023年に入ってから開始したものです。(厳密には2月以降)
つまりは、それ以前にご入社された方へはこれらの説明が十分にできていないのです…。
会社としての説明責任を果たせていなかったのは私の不徳の致すところで、慙愧の念に堪えません。
その失敗を自分で取り返すためにも、今後もエンジニアの皆さんがより快適に働ける組織作りを頑張っていきたいです！…と言ったところで、今回の記事を終えたいと思います。
あらすじに倣って漫画っぽく〆てみます。
＜未だ見えないゴール地点、松下の戦い(勤労)はこれからだ！＞～Fin
「松下の次回作にご期待ください！」
ここまでお読みいただきありがとうございました！
うーん、長い！過去最長で約5,000字書いてます。前編のおおよそ2倍って2回に分けた意味あるのか…
なるほど、「コナ○」が3回に分ける理由が分かった気がします！
(前書きの伏線？フリ？の回収が出来て私は満足です。)
株式会社Cloud Softでは一緒に働くエンジニアの仲間と、
エンジニアサポート(営業職)の仲間を募集しております！
ご興味がありましたら是非各求人をご確認ください！
その他、クラウドソフトに関するご質問などあれば、 弊社公式HPの問い合わせフォームや、松下のtwitterまでDMをお送り頂ければと思います。
次回投稿をお楽しみに！
次こそは私以外が書き手のnoteになるのではないかと！
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