ChatGPTの活用事例: 会議メモから議事録へ

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概要

会議の進行中に取ったメモを、ChatGPTを活用して効率よく議事録に変換する方法について解説します。

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利点

タイムセーブ

• 効率的な作業: 手作業で整理するのに比べて高速です。

• 集中力の維持: 繰り返しの作業がなくなるため、他の重要なタスクに集中できます。

一貫性

• フォーマット統一: 会議ごとに一貫したレイアウトとスタイルを確保します。

• 情報の整理: 主要なポイントやアクションアイテムが明確になります。

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ユースケース

オフラインミーティング

• プロジェクトミーティング: プロジェクトの進捗状況を定期的に確認する場に最適です。

• 戦略会議: 長期的な計画や目標を設定する重要な場です。

オンラインミーティング

• リモートチームとのコミュニケーション: タイムゾーンが異なる場合でも議事録で情報共有が可能です。

• ウェビナー: 講演やプレゼンテーションの主要なポイントをまとめるのに便利です。

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議事録作成手順の例

実践ガイド: 会議メモから議事録を作成するステップ

会議のメモを取る

まず初めに、会議の重要なポイントと発言者の名前をメモします。これが後で議事録に変換する素材となります。

会議メモのイメージ

会議メモ 2023-10-16

- 開始時間: 14:00
- 出席: 山田太郎、佐藤花子、鈴木一郎

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1. プロジェクト進捗（山田）
  - プロジェクトは順調、テスト前にデザイン必要

2. 次週タスク（鈴木）
  - 新機能開発に注力、計画共有予定

3. 予算問題（山田）
  - 現予算で新機能厳しい、追加予算要申請

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- 終了時間: 15:30

議事録作成用のプロンプトを用意する

これまでの議事録を用意する

過去の議事録があれば、それを参考にします。これにより、新しい議事録も一貫したフォーマットになります。

ChatGPTに読み込ませてフォーマットを抽出する

過去の議事録をChatGPTに読み込ませ、フォーマットを抽出させます。これによって、ChatGPTはどのように議事録を整形するかを理解します。

プロンプト作成時のプロンプトのイメージ

これまでの議事録から構造を抽出して、フォーマットを生成してくれませんか？

フォーマットに沿ってメモが議事録になるか確認する

少量のメモを用いて、ChatGPTが正確に議事録を生成できるかテストします。

確認時のプロンプトのイメージ

以下のフォーマットを参考にして、会議メモから議事録を作成してくれませんか？
 #議事録フォーマット 
{さっきできたフォーマットを入力}
 #会議メモ 
{メモを入力}

プロンプトを使用する

事前に設定したプロンプトとメモを用いて、ChatGPTに議事録を生成させます。

議事録が完成する

生成された議事録を確認し、必要なら手動で修正を加えます。これで、効率よく一貫性のある議事録が完成します。

完成した議事録のイメージ

議事録

会議情報
  - 日付: 2023-10-16
  - 開始時間: 14:00
  - 終了時間: 15:30
  - 場所: オンライン
  - 出席者: 
    - 山田太郎（プロジェクトマネージャー）
    - 佐藤花子（デザイナー）
    - 鈴木一郎（エンジニア）

議題
  1. プロジェクトの進捗確認
  2. 次週のタスク配分
  3. 予算の見直し

議事内容

  プロジェクトの進捗確認
    - 発言者: 山田太郎
    - 内容: プロジェクトは順調に進んでいる。ただし、テストフェーズに入る前にデザインが完了する必要がある。
    - アクションアイテム: 佐藤花子がデザインを週末までに完成させる。

  次週のタスク配分
    - 発言者: 鈴木一郎
    - 内容: エンジニアリングチームは次週、新機能の開発に注力する。
    - アクションアイテム: 鈴木一郎が新機能の開発計画を共有する。

  予算の見直し
    - 発言者: 山田太郎
    - 内容: 現在の予算では新機能の開発が厳しい。追加予算の確保が必要。
    - アクションアイテム: 山田太郎が追加予算の申請を行う。

まとめ
  - デザインは週末までに完成させる。
  - 新機能の開発計画を次回会議までに共有する。
  - 追加予算の申請を急ぐ。

次回会議
  - 日付: 2023-10-23
  - 時間: 14:00〜15:30
  - 議題: 
    - 新機能の開発計画の確認
    - 追加予算の承認