Asana基本設定をアップデート

年末ということで、1年間の振り返り。ということで、私が業務をする中で最も重要なAsanaの見直し。今年Asanaのバージョンアップがいくつかあったので、それに合わせて基本設定を見直してみました。あくまで私個人のおすすめ設定なので、ご参考まで。

My Tasks：マイタスク

1. Recently/Today/Upcoming/Later/Recurring Tasksをつくる

   • Recently：最近追加されたタスク

   • Today：期日が今日のタスク

   • Upcoming：期日が1週間以内のタスク

   • Later：期日が1週間より先のタスク

   • Recurring Tasks：繰り返しタスク
     

2. カスタマイズ：Customize

   • Move to “Today” section：期日＝今日になったら、Todayセクションにタスクを移動する

   • Move to “Upcoming” section：期日＝1週間以内になったら、Upcomingセクションにタスクを移動する

   • （任意）カスタムフィールド”Matrix”を作成＆追加：時間管理マトリクスの考え方を入れる場合
     Do：緊急度 高×重要度 高
     Focus：緊急度 低×重要度 高
     SpareTime：隙間時間にするタスク
     Waiting：人に依頼中で確認待ちのタスク

3. 個人設定：My Settings

   • Hacksタブで、”Recurring Tasks in Last Section of My Tasks”をONにする

■カスタムフィールド"Matrix"について
本来は【緊急度 高×重要度 低】【緊急度 低×重要度 低】の2種類で考えるのが時間管理マトリクスとしては正しいですが、この２つのタスクはそもそもAsanaにタスクとして入れないことが前提です。
【SpareTime】【Waiting】はAsana運用すると便利なので、おすすめです。

カスタムフィールド"Matrix"の例

Project：プロジェクト

1. “Time your work”を追加する

   • Customize > Time your workをクリック

2. （任意）“Matrix”のカスタムフィールド追加

3. プロジェクトビューのデフォルト変更

   • All tasks > incomplete tasks に変更

   • Sort > Due date に変更

   • （任意）カスタムフィールド”Matrix”をビューに追加

上記設定変更後、Save layout as default をクリックして、プロジェクトビューのデフォルト変更完了

Reporting：レポート

1. 数字

   • Today’s Complete：期日が1日以内の完了タスクのEstimated time

   • Today’s Incomplete：期日が1日以内の未完了タスクのEstimated time

   • Overdue tasks：期日が遅れているタスクのEstimated time

   • Week’s Complete：期日が過去1週間の完了タスクのEstimated time

2. 棒グラフ

   • Week’s tasks：期日が先1週間のタスクのEstimated time

   • Week’s incomplete tasks：期日が先1週間のタスクのEstimated time

3. 円グラフ

   • Tasks by project within 1 month：過去1ヶ月のプロジェクト別 Estimated time

   • Time Management Matrix：過去1ヶ月の時間管理マトリクス別の Estimated time

レポート例

Estimated timeがスマホアプリでも入力できるようになったらさらに便利と思いつつ、まだActual timeまでは使いこなせていません。
またAsanaのアップデートにあわせて、基本設定もアップデートしていこうと思います。