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ワークスペース運営ツールが乗り越えるべき3の課題

Yuta Aoki

今回はワークスペース運営ツールが乗り越えるべき3つの課題について考察します。

最近ワークスペース運営ツールの相談をよく受けます。
相談でよくあるのは下記機能です。
・入退館(スペース自体/スペースのある建物)の鍵機能
・入退館履歴の取得機能
・利用者の基本情報管理機能
・決済(従量課金/会議室/月額課金/その他月例or都度発生のオプション決済)機能
・掲示板/SNS的機能

これらの機能は項目として挙げるとシンプルです。しかし、施設自体の制約、運営体制(人員配置)、運営方針や重視するKPIの違いだけオペレーションの多様性があります。ツールが価値を発揮するためにはオペレーションにフィットさせる必要があります。

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"システムを前提として人が動くようにする"ということも当然考えられますが次の問いに答える必要があります。

1. スペース運営の"面倒"を誰に押し付けるか

先般のオペレーションを設計していく上で、運営者が利用者に対してどれくらいの面倒を押し付けるか、は熟考すべき検討事項です。

というのも、利用者へ面倒事を押し付ければ押し付けるほどスペースを利用するハードルが上がるからです。例えばドロップインの際に「こちらのプロフィールシートにお仕事内容を。Giveできることも書いてくださいね。」といったオペレーションが実現できるのは無料で使えるスペースだけでしょう。550円/hくらいのスペースで使い出しに時間がかかる場合、利用者のリピートは望めません。

例はドロップインの受付でしたが、ワークスペースの運営ツールも同様に誰に"面倒"を押し付けるかが重要です。言うまでもなく、面倒事はツールが巻き取るのが一番です。

2. かけた面倒で報われるのは誰か

面倒事も報われると思えば頑張れるものですが、報われないとなると面倒事を引き受ける気にもなりません。誰が労力を投下し、誰が報われるのかは

ドロップインを例に挙げれば、アプリをインストールして(そのためにwi-fiに接続して)基本情報を入力、クレジットカードまで登録してやっとスペースを使える…なのにそのアプリはそのスペースを使うためだけにある!となると利用者側のモチベーションはがつんと下がります。

同様に利用者の相互コミュニケーション系サービスは運営者に対して利用者が当該サービスを使うように様々なサポートをしなければなりません。利用者に「後でやっときます~」「これ、やらなきゃダメですか?」など言われながら利用してもらおうと思った成果が"利用者同士のマッチング"ってコスパが合わないのです。"結局オフラインが強い"になるのはここが一番の理由でしょう。

3. 隣にめちゃくちゃ便利なツールがないか

オールインワンツールを使う VS めちゃくちゃ便利なツールを並べて使う、という派閥があります。また、めちゃくちゃ便利なツールも表面的な部分しか使えない人だっています。"めちゃくちゃ便利なツール"は人によって異なるのです。オールインワンツールは受付や会議室貸出、契約状況の管理や決済…と様々な機能が使えるようになっているのですが、"そのツールを触るのが誰で、その先の業務は何があるか"まで想像力が働いているかどうかが重要に見えます。そして担当者が分かれていれば分かれているほどリプレイスにコストがかかり、誰かの反対によって"これまでつかってきためちゃくちゃ便利なツールを組み合わせて使う"ということになるわけです。

4. ハードルを超えるためにやるべきこと

多くのワークスペースを訪問し、業務をヒアリングしながら最適化を繰り返すのが良いです。 コワーキングスペースの業務は分類分けするときれいに分けられますが、細かく業務フローを見てみるとスペースによって全く異なります。前段で挙げたような目的、運営体制、方針やKPIによって全然違うオペレーションとなるのです。事業的にはそこから共通のペインを探して解決しに行く、という動きになります。

ということで、ワークスペース向けのツールは様々開発されております。もっともっとワークスペースの運営が省力化され、価値が発揮される世界になればと考えています。

ちなみに弊社のTAISYはひたすらコミュニケーションのDXに取り組んでいきます。

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Yuta Aoki

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