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在庫台帳管理の苦悩 -整理編-

ほぼ@情シス

この記事は、【初心者優先枠】corp-engr 情シスSlack（コーポレートエンジニア x 情シス）#2 Advent Calendar 2023の16日目の記事です。

まともに記事は投稿できていないが、年の瀬も迫ってきたので
本当にままならない台帳管理を一度整理してみる

IT関連の管理が煩雑すぎる…

アセット(機器在庫)管理・レンタル及びリース契約・ライセンス契約・アカウント改廃あたりの管理を行っており、現状が下記の通り。

・管理ツール：AccessとExcel
・PC機器及び付属品、アプリケーションおよびライセンスの管理はAccessとExcel両方に記載している(これは上司からの打診に基づく)
・Accsessは入力フォームや参照フォームがなくて、ぼほExcelレベルで利用
・リレーションも古いまま使用していて、設計がほぼない
・いらないテーブルなどが残ってて、どれを使っているかよくわからない
・主キーがないから、結合して成型するときはExcelにペーストして、vlookupとかでデータ成型する羽目になっている
などなど

漏れてたら直し、足りない部分は運用でカバーして使っている状態。

twitterXでフォローしているmomoさんがいいこと言っていた。

ホワイト企業かどうかはわからんが、改善案というか再設計案作って持っていくのはやる。
それでだめなら仕方ない。

要件の洗い出し

どうしたいか！(大事！！)
・ユーザーIDを統一したい
　→データ結合が楽！重複項目が多いことによる修正ミス減！

前提条件
・パッケージの導入は影響範囲（複数部署にまたがる、所属長が情報が見やすくなるなど）が広くならないと導入が難しい
・AccessでのRDB構築は扱える人間がいないので、継続して使わない
・AWS + OSSもメンテできる人間がいない、今後も取らないということでなし

管理項目
・PC、サーバー、ルーター、複合機　などの契約/利用者/資産情報/履歴
・アプリケーション(サブスクリプション/ライセンス/Microsoft系）の契約、割当/履歴
・モバイルルーターの機器/利用者/設定情報/履歴
・ユーザーアカウントの改廃、変更/履歴

現在の用途
・各項目での利用者確認(現状参照)
・各種データの登録、変更、廃止、履歴確認
・契約状況や更新タイミングの確認
・請求按分データ作成の元データ

利用対象者
・キッティング担当(利用機能：参照)
・アカウント設定担当(利用機能：参照、データ変更)
・自分(利用機能：全部)

必要機能の洗い出し

全部を連携して使いたいって考えていくと、パッケージ作るのと変わらなくなるから機能を分けてみる。

必要な機能
・データの参照
・データの登録、変更、削除
・按分用のデータ抽出
・履歴管理

必要なテーブル
・ユーザーマスタ(氏名、アカウント名、登録日、削除日など）
・PC、サーバーなどのマスタ(機種、メーカー、管理番号、利用者、契約形態など）
・モバイルルーターマスタ(契約プラン、設定値、利用者、端末番号など）
・ライセンスマスタ(製品名、所有ライセンス数、契約タイプ、更新有無、利用者など）

じゃあ、ここからどうやって作っていくか、どの順番で作っていくか、
次で検討。

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