リモートオフィス事例 【導入＆仕組み編】

この度のコロナウイルスにまつわる感染症予防に伴い、RaNa extractive（RANA UNITEDグループ全社）では下記の対応を取ることになりました。

新型コロナウィルスを受けて、明日2/18（火）から下記対応をします。
（完全な予防は難しいですが、少しでも安心して働ける環境として実施）
・まずは2月末までリモートできる人は実施OK。（各自順次自宅作業を開始）※25日の経営会議で延長or終了を判断→全体連絡
・アルバイトさんについてはプロジェクト・管理上長毎に判断してください。
・打合せも相手がOKだったらリモートにて実施。
・リモートのWherebyのチャンネルは最大12名まで利用できるように設定しました。
・出社時と退社時、1時間の休憩はSlackに連絡。
・出勤する人は、人混みではマスク着用。うがい手洗いをこまめに実施。ラッシュ時間を避けるように通勤時間を検討し、上長・プロジェクトメンバーに連絡。
・Facebookとメールの署名でその旨を対外的にも告知。
・アルコール消毒液、マスクは在庫出次第、会社備品で購入予定です。
※12人以上の会議の対応：
・全体会議は実施しない（チーフからチーム会議で伝える）
・社内勉強会は各チャンネルを使って実施（チャンネルは勉強会オーナーから連絡）

私が所属するRaNa extractiveではもともとリモートワーク導入を進めていたことによって、今回の緊急対応にも割とすんなり移行できました。このnoteでは、弊社のリモートワーク導入の経緯から仕組みについてご紹介します。

▼リモートワーク関係の他記事

東京オフィスー仙台オフィスの遠隔連携は必然だった

2017年3月に、第2の拠点として仙台オフィスが立ち上がりました。仙台オフィスは主にエンジニア採用の拠点としていたため（今は全職種います）、東京オフィスで企画・デザインしたものを仙台で構築制作をする、というワークフローになりました。社内ニアショアのような感覚です。

こんな感じで執務スペース一番奥の大きいテレビモニタをWherebyに常時接続しています。（左側が東京・六本木オフィスの執務スペース、右側が仙台オフィスのフリースペース）常時つなぎっぱなしなので、モニターの前で声をかけると普通に会話できます。

弊社は組織コンセプトとして「“One Company One Office”＝部署断絶のない全員のナレッジが共有される組織支社ではなく全て本社。シームレスにつながるオフィス」を掲げています。ゆえに、「リモート」の前に「遠隔拠点での連携」は必然でした。

2018年2月、オフサイトミーティングでメンバーから提案

年に2回行っているRex AIRというオフサイトミーティングにて、「働き方委員会」というチームが発足（職種横断で管理部門も含む、メンバー発のタスクフォース型チーム）。そこからリモートワークのアイディアが出ました。

想定されるメリット・デメリット等、オフサイトミーティングでの各社員からの議論を踏まえて、まずはいったん試験導入してみることになりました。

テスト期間を経てルール化

試験導入は2ヶ月かけて、1ヶ月目は「週１リモートデイ・好きな曜日に１日リモートしてよい」。2ヶ月目は「曜日固定リモートデイ・毎週水曜日は全員リモート」。その試験の結果を社内アンケートで集計しました。

これらを鑑みて、「曜日固定リモート」で導入されることが決まりました。

現在の「リモートデイ」運用

現在の運用ルールはこちら。（会社の制度をまとめているWikiです）

実際の運用上は、たとえば「お子さんが熱を出してしまったから家にいなければいけないけど、仕事はできる」というケースや、「外出のアポイントが続いていてオフィスに立ち寄ることができないけど打ち合わせには参加する」なども、臨機応変に対応しています。

一方で「リモートのマナー」も生まれてきました。

リモートで作業している場合
・連絡が伝わっているか分からないので、Slackのスタンプでも良いので即反応する。→「後で見ます」のようなオリジナルスタンプが増えました。
・離席する場合もSlackでマメに連絡する。そしてそれに対してみんなでリアクションする。

大人数でのリモート会議の場合
・同時に複数人が話すと聞き取れない（大人数の方が10名超えるとかなり辛い）。話すタイミングを譲り合う、話したい時にいきなり話し始めずに声をかける。
・無反応だと聞こえていないのかな？と思う。表情がつかみにくいので大げさに頷くなど、会話に集中する。
・マイクの近くのビニール音や紙の音、タイピング音を、声よりも拾ってしまう。（これは機材で解決するかもしれません）
・会議室＋数人がリモートの場合、ホワイトボードなどが見えない。現場だけで話を進めず、LINEのビデオ通話なども駆使して、画像が見えるように工夫する。

まとめ

「複数拠点運営からの必然的な仕組み」「オフサイトミーティングでボトムアップで提案があった」というきっかけもあり、仕組みに対してのメンバーの納得度が高いことが、継続して運営されている源かと思います。
もちろん不便もあるけど、その不便を改善点としてそれぞれが発信していくことで、それがコミュニケーションで解決するのか、機材や仕組みで解決するのか、切り分けながらアップデートしている段階です。

・社員全員がデメリットも含めて認識してからスタートする。（一人が取り入れたら、他全員も自動的に巻き込まれることになるので）
・不可逆な仕組みではなく、「いったんやってみてから考える」のスタンスで取り入れる。

この2点が特にポイントかな、と思います。

機材面に関しても試行錯誤した経緯があるので、またまとめます！

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