業務改善を始めるには…。
いざ業務改善を始めようとしても、何から始めれば
いいの？どの業務をどう改善すべきか？
採算は取れるだろうか？と悩みは尽きません。
改善すべき対象を把握するために多くの会社が
現状調査を行うのですが、問題は見えない・・・。
では現場の実務担当者に直接話を聞けば問題が
分かるということでヒアリング調査をします。
そこで出てくるのは・・・愚痴の嵐。
「課長の指示の仕方が悪いんだよ」
「取引先の担当者の話し方に腹が立つ」
「隣の部署の声がうるさい」
などなど。
業務改善の対象となりそうな話はなかなか聞けそう
もありません。
実は、業務の実務担当者は必ずしも具体的な問題を
意識して仕事をしているわけではないのです。
ですが、それは「問題がない」ということではあり
ません。
問題が潜んでいる業務を、問題とは認識せずに
行っている場合がほとんどです。
よく見かけるのが、伝票を手で起票して、それを
入力するような業務。
「どうして直接入力しないでわざわざ起票している
のですか？」と聞けば、
「そのように引き継いだから」と返ってきます。
あとで調べたら、その伝票はシステムが導入される
前の業務の名残で、特に何の証憑（エビデンス）
にもなっていませんでした。
このように、本来必要のない業務を、なんの疑問も
抱かずに習慣としてやり続けているケースが数多く
あります。
会社の中には、改善されるべき業務がたくさんある
のです。
業務改善の必要が無い、という会社は有り得ません。
なぜならば、仮に完璧に業務改善を行ったとしても、
改善された状態を維持し続けることは非常に困難
だからです。
組織変更や人事異動などの内部事情の変化、取引先
の増加や取引条件の変更といった外部事情の変化
など、さまざまな理由によってビジネスは変化します。
そうしたビジネスの変化への対応の中で、
業務プロセスが非効率化したり煩雑化したりします。
業務は変わり続けるため、業務改善も常に必要となる
のです。
しかし実務担当者に問題意識がなければ、ヒアリング
したとしてもこうした業務上の問題は出てきません。
そもそもヒアリングに対してネガティブなイメージを
持たれているケースもあります。
根掘り葉掘り聞かれて、結果的に仕事を取られてしま
うのではないか。
それこそ犯人の取り調べみたいで雰囲気が悪いまま
進むこともあります。
そのようなヒアリングでは尚更、問題を把握すること
は難しくなってしまいます。
#業務改善 #生産性向上 #業務の効率化
#経営マネージメント #簡素化 #ムダの排除
最後までお読みいただきありがとうございました。
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