紙での契約書管理の課題～システム編～

前回は紙での契約書管理の課題につきまして、ご紹介させていただきました。

課題を感じているなら、紙での契約書管理を止めてシステム化してみてはいかがでしょうか。
今回はそんな契約書管理のシステム化につきまして、ご紹介いたします。

前回の振り返り

紙での契約書管理は下記のような課題がありましたよね。

【課題】

・情報共有が困難
・セキュリティ面
・更新期日の確認が手間

システム化することで、上記の課題が解決できるだけではなく様々なメリットがあります。以下で詳しくご紹介いたします。

2.契約書システム化のメリット

2-1. 情報共有が簡単に

契約書をクラウド化すると、データの保管場所はクラウド上になります。
そのため、システムにログインすれば、いつでもどこでも、どのデバイスからでも契約書の確認が可能となります。営業活動の空き時間やテレワーク中でも、必要な契約書を確認、登録出来るのです！

2-2. リスクマネジメントにつながる

契約書管理をシステム化することで、閲覧者を限定することやパスワードを設定したりできます。製品によって、資料をダウンロードや印刷・ファイル出力を出来ないようにする機能が付いているものもあります。あらかじめ機能を制限することで、社員が情報を濫用することも防げます。

2-3. コストカットできる

契約書管理をシステム化することで、紙で契約書を取り交わす必要がなくなります。そのため、紙や印刷のインク、切手代などの費用が必要なくなります。契約数が増えれば増えるほど、紙での契約と電子契約ではコストの差が大きくなるでしょう。

また、紙での契約書だと保管場所が必要になると思いますが、社内で保管する場所がない場合、社外にレンタルスペースを借りる方もいると思います。
契約書管理システムを導入すれば、こうした費用は全て不要です！

2-4.業務効率の向上

バラバラの場所に契約書が保管されている場合、他部署に行って契約書の確認の許可をしたり、特定のファイルが見たい時には、どこにそのファイルがあるのかを探したり、利便性に欠けますよね。契約書管理をシステム化することで、いつでも必要なときに内容確認が可能となり、検索機能を使えば特定のファイルも楽々探すことができます。

上記のようなメリットがあるので、是非この機会にシステム化の検討をしてみては？
今なら電子帳簿保存法に対応したシステムとかがいいですね。
次回はおすすめのシステムについてご紹介いたします。