紙での契約書管理の課題～おすすめツール編～

前回は契約書管理のシステム化につきまして、ご紹介させていただきました。

そこで今回はおすすめの契約書管理のシステム化につきまして、ご紹介いたします。

前回の振り返り

紙での契約書管理は下記のようなメリットがありましたよね。

【メリット】

・情報共有が簡単に
・コストカットできる
・リスクマネジメントにつながる
・業務効率の向上

2024年1月1日から電子帳簿保存法が適用されることからも、紙での管理はやめてシステム化していきましょう！以下で電子帳簿保存法に適応できるツールをご紹介いたします。

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、
国税関係の帳簿類や契約書や納品書等の証憑書類のデータを全部、
または一部を保存することを認めた法律です。

従来は紙での保存が基本でしたが、手間の削減による業務効率化、書類を管理する人の負担の軽減、保存場所の確保と紙や印刷にかかるコストの軽減などを目的として定められました。

電子帳簿保存法は現代のニーズや社会情勢の動きに合わせた形で変化していきます。社会の流れに適用していくためにもペーパーレス化していきましょう！

★Canbus.でできること～請求書の作成業務をCanbus.で電子化！～

紙で作成・管理している請求書をCanbus.に置き換えられます！
Canbus.で契約書管理をすることで、コストや保管するスペースの削減、
契約書の修正や差し戻しの時間短縮等の業務効率化にもつながります。
では、どのようにCanbus.を活用すれば良いかをご紹介します。

■請求書のフォーマットを作成しよう

まずは請求書に必要な項目を洗い出してみましょう。

・請求書番号
・請求者の会社名・電話番号・住所
・合計請求額
・振り込み先　　etc…

このように請求書を作るためには、情報や数字、金額を入力するためのあらゆる項目が必要です。

Canbus. では、このような請求書フォーマットをノーコードで簡単に作成できます。[文字列]、[数値]、[日付]など、フォーマット作成に必要な項目はあらかじめ備わっています。

これをイメージ通りに組み合わせて配置するだけで簡単に自社にピッタリの請求書ができあがります。

■請求書業務をワークフローにしてみよう

請求書を電子化すると、ワークフローも付けることができます。
一般的な請求書作成業務の流れは以下の通りです。

①取引先リストから、対象の見積書をピックアップ
②各社ごとに見積書から請求額を算出・入力する
③責任者の承認を得る
④請求書の印刷
⑤郵送の手配

この作業の流れをワークフローでステータスごとに管理することで、
作業の抜け漏れがなくなったり、請求書の進捗状況がわかりやすくなります。
Canbus.なら専門的な知識はいらず、複雑なワークフローも
ドラッグ＆ドロップの直感的操作で作成することができます。
請求書のペーパーレス化はもちろん、業務のスピードアップを行うことにより生産性の向上を達成することにも役立ちます。

■印影機能を効果的に使おう！

Canbus. の印影機能を活用すれば、承認者名や日付・処理内容を印影として明示的に残すことができ、視認性を上げることが可能となります。

最後に

今回は電子帳簿保存法にも対応できる弊社Canbus.での契約書管理についてご紹介いたしました。
「Canbus.」を活用し 、ペーパーレス化に一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。
『Canbus.』では、手厚いサポートに加え、貴社の業務に合うようなアプリを作成したりカスタマイズすることもできます。

気になる方は是非、下記の「お問い合わせフォーム」より、ご相談をお待ちしております。

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