すっきりしたデスクトップを保てるようになったわけ
こんにちは BOKUです。
「平均的なビジネスマンは、平均150時間を探しものに費やしている」
「整理整頓されたオフィスが生産性を上げる」
こんな記事を目にしたことはありませんか？
探しものに費やす時間を減らすことができると、その分本来の仕事に集中できる。
そのために整理整頓が大事ってことは分かっているけれど、なかなか行動に移せない。また気づくとごちゃごちゃな状態になってしまう。そんな悩みの解決のヒントになればとおもい、僕の経験を紹介したいと思います。
きっかけは課長の一言
「デスクトップごちゃごちゃだね」
整理整頓を考えるきっかけになったのは、当時の課長に言われた一言でした。
入庁間もないころの僕は、整理整頓が苦手でした。日々やってくる業務に追われて、新しく書類が提出されるとクリアファイルや紙ファイルにひとまず入れてしまう。そしていつものところに積む。いわゆる自分は場所を知っているけれど、見つかるまで時間がかかる。まして同僚だとその資料を探し出すことを放棄したくなるような状態の資料の保管のやり方。
そして当時はデスクトップ上もカオスな状態。便利だからとあれもこれもショートカットを作成し、ショートカットのアイコンでびっしりと画面が埋め尽くされた状態。
その数、推定１００超え。
画面上に収まりきらなくなって、新規のアイコンを追加するときには全体のアイコンの大きさを一回り小さくして配置していたこともしばしば。
これでよく仕事をしていたな。と思うカオスなデスクトップでした。
この意識を変えたのが、「課長の一言」「タイムマネジメント研修」「「KonMari～人生がときめく片づけの魔法」」でした。
課長は決断や判断が早く、また従来にとらわれず新しい試みも取り入れる考え方の方でした。日常的な残業で遅くまで残ることはなく、さくっと定時退庁する方でした。そんな課長の「デスクトップごちゃごちゃだね」の一言で、現状を変えないといけない気持ちになりました。そして、ちょうど募集のあった人事研修のタイムマネジメント研修を受講するきっかけになりました。（今思えば、普段からカオスなデスクトップを見られていて、研修募集のタイミングで声をかけたのかもしれません。）
タイムマネジメント研修では、「ToDoリスト」や「アイゼンハワーマトリクスの緊急タスクと重要タスクの区別のこと」といった仕事の見える化や優先順位、時間の使い方を学びました。研修テーマの中でも特に、環境を整える内容が僕には刺さりました。冒頭に書いたように、「平均的なビジネスマンは、平均150時間を探しものに費やしている。一日のうち探しものをする時間が想像以上に本来の仕事の時間を奪っている」という時間の認識に関する話が僕には響きました。
さらに「KonMari～人生がときめく片づけの魔法」の本ではときめきの視点で片付けに対する概念を変えるきっかけになりました。ちなみにこの本を紹介してくれたのは妻です。
タイムマネジメント研修の後にまずしたことは、デスク周りの片付けと整理です。平積み、クリアファイルにしまったままの書類の中で、不要な紙類は破棄し、必要な書類はチューブファイルなり、ラベルつけするなど黙々と整理しました。
その次にデスクトップの片付けをしました。まずは、不要なショーットカットを減らす。整理されていないフォルダやファイルを一つずつ確認して整理する。研修後のモチベーションがあがっているうちに行動に移しました。
ぐっとアイコンの数が減ったデスクトップを見て、気持ちがスッキリしました。頭も以前よりクリアになったと思います。
そんなこんなで今では、デスクトップ上のアイコンはゴミ箱を含めて６個のみ。付随してメールの中身もスッキリと整理できるようになっています。
今は、もう過去の状態には戻れません。
今では、同僚のデスクトップがカオスになっている人をみたら、整理したらいいのにと心のなかで思っています。
デスクトップを綺麗に保つコツ
さて、一旦整理整頓をしたとしても、時間がたつとまたごちゃごちゃになってしまう。ショートカットが便利だから、ついついデスクトップにショートカットを作ってしまう悩みをもつ人へ。どうしたらデスクトップ上のアイコンを６個のみ状態をキープできているのか？僕が実践していることを３つ紹介します。
（１）デスクトップ上には６つのアイコンと付箋アプリのみ
（２）デスクトップの壁紙を好きな写真にする
（３）帰宅前には６つのアイコンの状態に戻す
（１）デスクトップ上には６つのアイコンと付箋アプリのみ
デスクトップ上には６つのアイコン（フォルダ）と付箋アプリだけにします。具体的には６つのアイコンは「ごみ箱」「仕事ツール」「課内ショートカット」「通常業務」「重要業務」「優先業務」それと付箋アプリにしています。付箋アプリは仕事のリマインドに役立つのでおすすめです！
６つのアイコンの意図の説明をします。
「ゴミ箱」は言わずもがなゴミ箱です。無いと困ります。
「仕事ツール」のフォルダには業務上のアプリやサイトのショートカットを格納しています。
「課内ショートカット」には、自分の業務以外の関係する共有フォルダのショートカットなりを格納しています。
「通常業務」には普段の自分が行うルーティン業務に関するフォルダのショートを格納しています。
「重要業務」には重要度の高い業務、業務の効率化を図るための業務などのフォルダのショートカットを格納しています。
「優先業務」には通常業務以外の優先して取り組んでいる業務のフォルダのショートカットを格納しています。緊急案件、調査物や提出期限のある事務などを優先業務として分類しています。
このように自分ルールの仕分けフォルダを作って整理整頓しています。
（２）デスクトップの壁紙を好きな写真にする
デスクトップの壁紙が自分の好きな写真だと、モチベーションがあがりませんか？またその好きな壁紙がアイコンで埋め尽くされてしまうと悲しい気持ちになってしまいませんか？
ちょっとしたことかもしれませんが、ちょっとした抑止力になります。
ちなみに僕はデスクトップの壁紙を子どもの写真に設定しています。子煩悩だと思われているかもしれませんが、他人には害はないはずです。自分の周りにときめくものを置くことにも一役買ってくれています。
（３）帰宅前には６つのアイコンの状態に戻す
日中の作業中は一時的に色々なファイルがデスクトップ上に散らばることがありますが、帰宅前には６つのアイコンの状態に戻します。
日々、整理整頓することが大切です。自分の決めた場所・ルールを守ることが大切です。
初めは意識して取り組むと良いです。そのうちに片付いている状態が当たり前になれば、散らかっていることが気持ち悪く感じるようになってきます。こうなれば習慣として身につき、すっきりとしたデスクトップをキープできるマインドになっています。
まとめ
他人の決めた仕分け方法だと、しっくりこないところがあると思うので、自分のルール（フォルダの名前を決めるところ）を実践してみてください。６つで分けられなければ７つでもいいんです。人それぞれの自発的な取り組みこそが継続の秘訣です。
最後まで読んでくれてありがとうございます！
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