食育イベントの運営を通じて、「目印」の重要性に気づいた話

こんにちは BOKUです。
夏休みの始まる前に小学校のPTAの学年委員の学年活動のイベント企画に運営に携わる機会がありました。思いつく範囲で準備したつもりでしたが、当日は完璧！とはいかず、バタバタな対応となり反省点がいくつかあったので、運営の視点から振り返りと改善案をnoteにまとめてみます。

まず企画をざっくりと説明

企画：親子学校給食体験会と食育の講演会
参加者：児童（低学年）と保護者あわせて２００人弱
委員メンバー：７人

食育の講演のあとに子どもと一緒に学校の給食を体験するという企画です。
ほぼ毎年行っているイベントで過年度資料はそこそこありますが、基本的にその年の学年委員メンバーが企画から当日の運営まで全般を行う企画です。僕は司会を任されていました。

事後アンケートから見えたこと

先に事後アンケートの結果を紹介します。
企画の満足度については、９割方の方から、満足！の意見をもらえました。企画内容については合格点をもらえました。
一方で運営面の手際の悪さに対して、もうちょっとと思われた方もいました。
具体的には
・給食の配膳の動きがわからなかった。
・準備や片付けをもっと父母に役割分担や指示されていいのでは？
・全体の動きの流れでわかりにくいところがあった。（手洗い、配膳、片付け）

プロの仕事として見られてはいないものの２００人が集まるイベント。結構な人数のイベントですよね。運営の手際の悪さや、手持ち無沙汰の時間や、何をすればいいか混乱するような部分に対して、イベント自体に魅力はあっても、ちょっとなーと感じさせてしまっていたようです。

実際に始まると想定外が多かった

運営面について振り返ります。
僕は司会の役を任されていたので、当日は、スムーズな運営を心がけました。手伝いしてくれている人や保護者の人たちが、指示がなくて不満を感じないように、保護者の方が次なにをすればいいかわからない、困る場面を避けるために都度マイクでアナウンスすることを意識しました。
（アドリブには自身がないので、想定問答の原稿を用意してました。）
事前の準備段階では、タイムスケジュール決めから担当の役割分担を委員のメンバーで事前に共有、司会の役としては事前に脳内シミュレーションをして当日に臨んだわけですが、思っていた以上に想定外が多く、当日はなんとか乗り切ったという反省点がいくつか残るものでした。

想定外だったことは、
・想像以上に早くから参加者の保護者が会場に来場されたこと。
・委員メンバーでの当日の打ち合わせ時間が取れなかったこと。
・椅子や机の数が足りていなかったこと。
・２００人弱の人の移動は想像以上に時間がかかるものだったこと。
・アナウンスに使える目印が見える位置になかったこと。
・事前の打ち合わせになかった学校からの要望が発生したこと。（片付け協力の要望）など

初っ端から波乱の幕開けです。
というのも、委員メンバーで当日の流れの確認をする打ち合わせの時間すらも取れないほど、早くから保護者がぞくぞくと来場されたのです。
近く駐車場を確保しようとする保護者の心理を甘く見ていました。
そこからは事前に決めた役割分担はあるものの、できる人が対応しながら進めるバタバタな展開になってしまいました。
椅子や机が、少し足りない。受付の備品が少し足りない。ゴミ袋が部屋になかった。など、ちょっとしたことで色々とつまづきます。お手伝いしてくれる父母の方が機転を効かせて動いてくれたこともあり、なんとか形にはなっていったのですが、場当たり感がでました。
そして、一通り準備が整った頃には、講演会が始まる時間となりました。講演会は順調に進んだものの、問題は配膳のタイミングで起こりました。

「スケジュールが押してる」
「あれ？指示の目印となる張り紙が見えない。」
「あ、子どもと保護者が入り混じって、ちょっとカオスだ。」


クラスごとに配膳をする配置ため、配膳テーブルには張り紙をしていたのですが、その肝心の張り紙が見えないことに気づきました。座っている人からしても、指示する僕から見ても肝心の目印になる紙が見えない高さにあるので、他のいい目印も浮かばずにあやふやなアナウンスをするしかありませんでした。参加者を混乱させたのは、アンケートに反映されたのは言わずもがなでしたね。覚悟していた割には皆さん寛容的な反応で救われました。

まとめ

想定外に振り回され大変でしたが、司会者の立場からものを見る視点を新たに得る機会となったことは、今回の一番の収穫でした。そして、アナウンスするときの誰から見てもわかる位置にある目印の重要性にも気づくことができたことは、今後のイベント企画のときの会場づくりに役立てたいと思いました。さらにイベントに限らず、待ち合わせの目印となるもの、お店の看板、標識といったものに対して、視点を共有する点から生活の中（人がいる状態）で目印に注目してみると面白い発見がありそうだと思いました。

イベントの企画や運営、PTA活動をする人にとって、このnoteが少しでも参考になってもらえると嬉しいです。

最後まで読んでくれてありがとうございます！
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