現状把握ができていない

人がいないからできない？

　多くの施設では日中の勤務帯として早番、遅番があると思います。うちの施設ではこの早番と遅番の間の勤務として日勤(８:３０～17:３０）があります。しかし、人材不足からこの日勤は配置ができない状態でした。
　ある日、施設長からイベントが少ない、環境整備ができていないと指摘がありました。居室掃除なども現場の介護職員が行うことになっており、利用者のADLが高いうちはできないことはないのですが、介護度が上がるにつれて利用者対応に追われてしまい、環境整備業務がおろそかになってしまいました。
　だから現場職員としては「一生懸命やってるんだ！人が足りないからこんなことになってるんだから人を入れろ！日勤がつくれるようになればやれる！」と怒りにも近い感情があります。
　そんな思いが届きまして非常勤ではありますが、週4日の日勤専門職員を雇用することになりました。メインで環境整備の業務に入ってもらいその他は入浴介助や食事介助の手伝いをしてもらいました。
　その結果、事故は減らない、環境もそれほど綺麗にならない、イベントは開催されないという信じられないものでした。この結果でこれ以降日勤職員を採用してくれることは長い間ありませんでした。

業務内容を把握していなかった

　現場職員は嘘をついたのでしょうか？人が少ないからできないというのも事実ではあると思います。しかし、全部ではなかったのでしょう。もっと言えばある一瞬の一コマがそういう状況であり、それが何度も繰り返されることでそう感じてしまったのだと思います。
　何が間違っていたのでしょうか？自分たちの業務内容やボリューム、手順そういったことが全体として把握できていなかったのでだと思います。
　業務改善をするときには、現在の業務内容を棚卸して無駄な業務がないか、簡略できるものはないか、順番、手順はこのままでいいのかという風に見直しをします。そうすることで、現在できていない環境整備をする時間は本当にないのか？何とか組み込めないかを検討します。
　現状を変えることなく、業務を増やそうとするから無理があるのです。こういった改善作業をしなかったので、人が増えても何も変わらなかったのです。施設長からすれば「楽をするために人を採用した」と映っても仕方がありません。
　しかし、これは施設側も同じです。イベントや環境整備ができていないことを指摘するだけでなく、何故できていないのかを知る必要がありました。現場職員に業務改善能力があったのか、精神的余裕があったのか知ろうとはしませんでした。現場に任せっ切りで判断したから無駄な人材を登用してしまったのです。

現場は他人任せ

　職員が辞めたら採用して増やす。人事はそんな甘いものではありません。採用人事に携わったことがある人でしたらこんなこと言われたら怒りますよね。
　職場環境のせいすることが良くあります。もちろん、福利厚生や給与などは組織として改善努力していくべき部分ではありますし、大きく影響を与える要素です。そこを何とかしろとは言いません。ですが、現場に起因する退職理由はたくさんあると思います。
　人間関係がもっとも多いでしょう。リーダーが頼りない、問題を解決しようとしない、仕事をさぼる職員がいる(放置されている)、仕事で困っていても助けてくれない、いじめがあるなどです。業務改善もそうです。もっと効率的に改善したり、利用者のための活動をしたり、楽しく仕事をしたりしたいけどできない環境も不満の要因です。
　現場のリーダーはこの状況、環境を改善することが責務のはずなのに一般職員と一緒になって施設への不平不満を口にしたり、誰かの悪口を言ったりするだけで、自分たちが改善、改革の先頭に立って取り組むことをしませんでした(おそらくですが、そうすることを知らなかったのだと思います)。責任感の欠如が退職、離職の最大の根本原因でした。

組織的な人事採用戦略が必要

　人事がうまくいかない施設の原因は現場と施設の両方が現状把握と改善を組織的に行っていないことだと思っています。
　責任感の欠如と状況把握能力の欠如は現場の根本原因であると同時に改善能力の無さがありました。施設としても現場の状況把握不足(環境も人材においても)でした。そして、お互いが他人任せの無責任な対応をしていたことがこの結果だったと思います。
　施設は、現場の詳しい状況を現場職員以上には把握、理解はできません。現場は、施設の経営状況や採用に係るコスト、業務内容を把握していません。だから、協力して最良の方法を検討する必要があるのだと思います。そして、なんとなく採用するのではなく、エビデンスをもってどんな人材で、どのくらい働けて、何人いればいいのか、新規採用したら何をやらせ、業務がどう改善するのか戦略的に考える必要があります。

採用人事あれこれシリーズです。私は、正式に採用人事の業務を担当したことはありませんが、携わったことはあります。また、現在職員教育を担当していますし、施設の運営に理事としてかかわった経験があるので、採用人事に関することで思いついたことを今後は、ポツポツとアップできればと思います。