打合せが時間通りに終わらない…その原因と解決策

以前、私が担当していたプロジェクトで、打ち合わせやレビューが毎回予定よりも長引くという問題に直面しました。特にメンバーのアウトプットのレビューに予想以上の時間がかかり、その結果、他の業務にも影響が出てしまうことが頻繁に起きていました。

特に印象に残っているのは、ある大規模プロジェクトで、重要なプレゼンテーションの準備が佳境に入っていた時期です。毎回のレビューで、メンバーが作成した資料をその場で初めて確認し、どこに重点を置くべきかを彼らの説明を最後まで聞くまで分からなかったため、議論が散漫になりがちでした。

さらに、アウトプットの品質が安定しておらず、レビューにどれだけ時間を割くべきかが説明をすべて聞き終わるまで判断できないことが多く、結果としてレビューに予定以上の時間がかかり、全体のスケジュールがどんどん狂っていくという状況でした。

この経験を通じて、「限られた時間内で物事を終わらせるためには、事前準備が不可欠だ」ということに気づきました。

時間は限られているので、どのトピックをどれだけ深掘りするかをあらかじめ見積もっておく必要があります。そこで、メンバーに事前にアウトプットを共有してもらい、レビューの際にはすでに論点が整理されている状態を作るようにしました。

これにより、レビューの焦点を事前に絞り込むことができ、どの論点を深掘りし、どの論点は省略するかを事前に決めることで、時間内にレビューを完了させることができました。

もちろん、全てのレビューで事前にアウトプットを確認できるわけではありません。そのため、その場でアウトプットを確認する際の進め方も変更しました。

それまでは、話を聞きながら気になる箇所で議論を止めていましたが、まず全体を通して聞き、必要な論点を洗い出すようにしました。そして、全体を把握した上で、設定した時間内でどの論点を優先し、どれだけの時間をかけるかを決めるようにしました。

これまで、全ての論点を議論していたため、どれだけ時間がかかるかが分からないまま進めていたのですが、これを逆にして、時間を先に設定し、その範囲内で議論すべき論点を絞るという方法に切り替えたのです。

このアプローチを導入した結果、打ち合わせで時間を大幅に超過することが減り、1日のタスクを予定通り消化できるようになりました。

すべてを完璧にやろうとするのではなく、重要なことに集中し、7割の成果をしっかりと達成することが大切だということを学びました。