統一フォーマットの議事録でスムーズに情報共有！
こんにちは、angeloです。ゴールデンウィークも過ぎていよいよ初夏の兆しですね。本日は「議事録」についての小さなご提案をしたいと思います。
多くの場合、プロジェクトは複数が別々のメンバーのもとで同時に進行しているものだと思います。しかし急に別プロジェクトと重なってミーティングを欠席せざるを得ないこと、プロジェクトの規模や要件、納期が変わるなどしてメンバー構成を変更しなければならないようなことは日々起こるのではないでしょうか。またプロジェクトが煮詰まってくると当初のストラテジーからかけ離れた方向に進行していないか、見直しをする機会がないでしょうか。
そんな時に、途中まで進行したプロジェクトにいち早くキャッチアップするとか、進行の進捗と方向性を確認するためにミーティング議事録を読むことがあると思います。
議事録は人それぞれ担当した人なりの属人的な法則で書かれていることが多いので、プロジェクトごとに様々な態様となる、そうすると、複数プロジェクトを抱えているときに各々の議事録の法則性を理解するまでに時間をかけなければならなくなる、という問題点を抱えることになります。
そこでangeloでは、議事録にも一定のフォーマットを作ることをお勧めします。必要最小限の項目をあらかじめセットしておく、それに沿った形で議事録を作成する、どのプロジェクトでも同じ体裁で理解までの時間を省いてしまおう、というものです。これは以前別の記事でファイルの名前の付け方に法則性をつけて社内で共有することで、ファイルを探すタイムロスを少なくしようとしたことと本質的には同じです。
それでは具体的に、議事録のパートにはどんなものがあるでしょうか？angeloが議事録を作成する時には以下項目をマストで盛り込むようにしています。
・タイムスタンプ
・参加メンバー
・アジェンダ（各トピック）
・各トピックのまとめ（要約）
・各トピックの詳細
・各トピックの要対応事項とその担当者
・次回予定
注目していただきたいのは「各トピックのまとめ（要約）」です。そのミーティングで様々にでた意見や提案、すり合わせの情報を要約するとどういうことだったか、をつけます。このスタイルは論文形式によくあるものです。
まとめで大筋を理解したら、なぜそのまとめに至ったかを知りたい場合には詳細を見に行きます。議事録をあとで読む人の立場や役割に応じて、場合によってはまとめだけで事足りるのでここでもタイムロスをなくすことができます。
さらに上記をいつも同じ体裁にしておくと、共有する人が多ければ多いほど、プロジェクトの数が多ければ多いほど、効率的なプロジェクト管理を実現することができます。
是非お試しください。